Cum să alegi eficient managerul de proiect
Iar pentru asta, managerul de proiect joacă un rol decisiv. El este cel care aplică metodologia de project management, îi implică pe ceilalți, alocă responsabilitățile, ghidează procesul de rezolvare a problemelor. Cu alte cuvinte, el este cel care are responsabilitatea și autoritatea de a livra rezultatele proiectului.
Succesul recrutării unui manager de proiect reprezintă, în bună măsură, și succesul întregului proiect.
Iată câteva idei care te-ar putea ajuta să faci alegerea cea mai bună şi mai echilibrată pentru conducerea proiectului.
Indiferent de tipul și complexitatea proiectului, este necesar ca persoana care îl coordonează:
- să cunoască conţinutul proiectului. Fără să înţeleagă proiectul pe care-l coordonează, va fi dificil să ia cele mai bune decizii. Cu toate acestea, poate fi numit ca manager de proiect cineva care nu este expert în domeniul respectiv; în acest caz există, în principiu, două mari posibilități: ori managerul de proiect va implica un expert, ori (şi mai bine!) va învăța. Ceea ce recomand, de fapt, în această situație, este o combinaţie a celor două variante: să implice un expert de la care să învețe.
- să cunoască o metodologie de project management. Este aproape imposibil să obții, cu aceleaşi costuri, rezultatele dorite într-un proiect fără a respecta un proces de management al proiectelor. O metodologie care are la bază o însumare de “best practices” în managementul proiectelor, validată de studii de piaţă la nivel internaţional, nu poate decât să eficientizeze munca managerului de proiect, arătându-i calea deja probată. Se evită astfel cheltuielile intuile şi riscurile necontrolate; bineînţeles, dacă metodologia respectivă este aplicată corect de către managerul de proiect.
- să aibă abilităţi de management al resurselor umane. Project managerul nu este doar o persoană care cunoaște un proces și îl aplică, el este totodată și cel care obține implicarea celorlalți în proiect, care reunește cele mai potrivite competențe din organizație sau din afara ei pentru a obține performanța dorită. Pentru asta, este necesar ca managerul de proiect să stabilească o bună relație cu toți cei implicați, să fie un foarte bun comunicator, să știe să aloce responsabilitățile, să știe cum să mențină motivația oamenilor cu care lucrează, să știe cum și când să dea un feedback pentru a obține rezultatele dorite.
- să aibă timp suficient pe care să-l dedice proiectului. Am observat că se întâmpl tot mai rar în ziua de azi să aloci un om 100% pe un singur proiect, însă nu trebuie uitat că, de cele mai multe ori, rezultatele obținute sunt direct proporționale cu timpul alocat proiectului de către coordonatorul acestuia. Dacă îl vrei pe Ionescu manager pe acest proiect pentru că are competențele cele mai bune, asigura-te că nu este responsabil de încă 5 proiecte în același timp. Încărcarea prea mare nu face casă bună cu performanța.
- să fie dedicat succesului proiectului. Implicarea unui om ca manager de proiect nu se face printr-o numire seacă pe email. Încearcă să obții implicarea lui reală, susținută de motivație intrinsecă. Ce-l mână pe el în luptă? Care sunt beneficiile lui reale dacă va prelua acest proiect? O astfel de motivație, care vine din interior, va fi necesară pentru a obține rezultate pe termen lung, dar și pentru a-i implica, la rândul lui, pe ceilalți. Dacă el nu crede cu adevărat în succesul proiectului, cum ar putea să susțină motivația echipei implicate?
- să aibă sprijinul managementului. Fără nicio îndoială, acesta este unul dintre cei mai importanți factori pentru atingerea obiectivelor proiectului. Proiectele ajung, deseori, în momente critice, în blocaje financiare sau birocratice. Managerul de proiect este cel care cunoaște cel mai bine dificultățile cu care se confruntă, riscurile pe care și le asumă, dar și gradul de atingere a obiectivelor. Este important ca top managementul să asigure sprijinul managerului de proiect pe întreaga durată de implementare a proiectului.
Atunci când selectezi managerul de proiect, ia în considerare o gamă cât mai largă de candidaţi. Înainte de a lua o decizie, fă o analiză a riscurilor pentru cei mai buni candidaţi; estimează cât te va costa în cazul în care alegerea se va dovedi nepotrivită și ce beneficii vei avea tu și compania dacă l-ai ales pe cel mai bun. Nu uita, managerul de proiect joacă un rol hotărâtor pentru succesul proiectului.
Gabriel Chitu este Senior Trainer cu o experienta de 14 ani, specializat si certificat in Project Management, Sales, Negotiation, Account Management si Train the Trainers.