Cum să delegi atribuțiile astfel încât să obții rezultatele dorite
Delegarea devine floare la ureche imediat după ce înveţi să o faci aşa cum trebuie. Rezultatele sunt spectaculoase şi te întrebi – nu cred că există cineva care să nu fi făcut asta – de ce naiba nu am avut curajul să deleg mai devreme? Chiar şi după ce am învăţat cum se face „ca la carte” există riscul să ne întoarcem, măcar din când în când, la ceea ce se întâmpla înainte.
Iată câteva idei care să vă uşureze lucrul cu cei cărora le delegaţi anumite sarcini:
- Sub nicio formă nu cădeţi în capcana lui „eu ştiu să fac mai bine decât oricine”. Nu despre asta este vorba în delegare. Şi nici în management!
- Să ştiţi ce anume vreţi. Aveţi foarte clar în minte task-ul respectiv, chiar vizualizaţi cum ar arăta „produsul finit”. Vă va fi mult mai uşor să cereţi şi mult mai uşor pentru colegul vostru să înţeleagă ce anume doriţi.
- Scrieţi ce anume vreţi, chiar dacă faceţi acest lucru doar pentru voi. Cu puţină practică în acest sens vă va fi mult mai uşor pe viitor să expuneţi foarte clar ceea ce vă doriţi şi să treceţi cât de curând peste acest pas intermediar.
- Realizaţi task-ul respectiv mental, vizualizând punctele cheie, astfel încât să vă fie mai uşor să explicaţi ce anume vă doriţi.
- Rugaţi-l pe cel căruia îi delegaţi să vă dea un feedback în legătură cu cât de bine îi daţi instrucţiuni şi îi explicaţi task-ul respectiv.
- Rugaţi-l, de asemenea, să scrie instrucţiunile pe care i le daţi pentru a vă asigura că totul este foarte clar şi că nu va uita ceea ce aţi discutat. Este important să scrie el, şi nu dumneavoastră, pentru a-i fi mai uşor de „descifrat” atunci când va rămâne singur şi se va apuca de task-ul respectiv.
- Neapărat agreaţi un deadline cât mai specific, chiar şi „joi după amiază”, decât până la sfârşitul săptămânii. Riscaţi să vi-l aducă cu 10 minute înainte de terminarea programului, vineri, şi nu veţi mai avea timp să analizaţi şi să folosiți rezultatul în timp util. Dacă este nevoie de mai mult timp, specificaţi în ce condiţii se poate negocia un nou termen. Este extrem de important să se ştie aceste lucruri încă de la început.
- Agreaţi împreună, dacă este nevoie, datele următoarelor verificări sau ale follow-up-urilor. Întrebaţi mai degrabă „cum merge?”, decât „de ce nu ai terminat încă?”. Întrebând în acest fel, arătaţi că vă pasă de cum anume rezolvă persoana respectivă task-ul şi că sunteţi dispus să oferiţi suport. În celălalt caz, nu veţi face decât să îl puneţi într-o postură defensivă.
- Lăsaţi-l pe celălalt să îşi aleagă metoda de rezolvare, fiţi atenţi numai la rezultat. Arătaţi-i încredere, lăsaţi-l să fie creativ şi felicitaţi-l pentru rezultatul bun, dar şi pentru modalităţi inedite de rezolvare a acelui task.
- Fiţi un bun team player: lucraţi în sensul îmbunatăţirii activităţii, dar nu uitaţi niciodată să felicitaţi pentru efortul depus.
Iar mai important decât orice, din experienţa mea şi a tuturor managerilor cu care am lucrat, mi s-a părut că e bine să delegăm ţinând cont de înclinaţiile celui căruia îi vom delega. Dacă va face acea muncă cu plăcere suntem de două ori mai câştigaţi! Sau chiar de trei: şi el, şi noi, şi compania!
Dana Burghel – Work–Life Balance Coach
Oblio Learning – authentically different