Remedierea controalelor interne: Aveţi controale interne optime?

Un element esenţial din cadrul guvernanţei corporative îl reprezintă necesitatea responsabilizării personalului companiei. Procesele contabile şi financiare trebuie să fie eficiente şi exacte pentru a putea oferi o imagine completă şi clară asupra afacerii în orice moment. Totuşi, uneori este necesar să se introducă unele controale suplimentare sau să crească gradul de rigurozitate al controalelor deja existente pentru a creşte eficienţa, acurateţea şi oportunitatea informaţiilor utilizate de management, şi, în plus, trebuie analizate şi rezolvate punctele slabe şi deficienţele din sistemul de raportare.

Rolul auditorilor independenţi este deosebit de important în acest proces, întrucât contribuie efectiv la creşterea credibilităţii managementului în executarea responsabilităţilor faţă de orice parte interesată de companie. Astfel, managementul trebuie să demonstreze că a implementat controale interne eficiente şi că procesele de pregătire şi prezentare a situaţiilor financiare au un nivel ridicat de acurateţe şi integritate.

Există însă o multitudine de piedici, externe sau interne companiei, care pot impiedica managementul unei companii să aibă succes în această direcţie:

• Există presiuni pentru a reduce costurile de administraţie
• Se face resimţită lipsa personalului cu experienţă datorată concedierilor din ultimii ani, în condiţiile în care economia a început din nou să crească uşor
• Reducerea cheltuielilor de capital reprezintă o povară pentru procesele manuale
• Reglementările şi standardele contabile sunt din ce în ce mai exigente şi se află într-o continuă schimbare
• Există o nevoie continuă de inovare a produselor pentru a satisface consumatorul care se aşteaptă la o gamă cât mai variată din care să aleagă, la standarde înalte ale serviciilor şi la obţinerea de avantaje cât mai mari.

Ca rezultat, remedierea eşecurilor controalelor şi remedierea erorilor poate fi o luptă continuă pentru multe companii.

Evident, pentru a se pregăti să facă faţă acestor probleme dificile, companiile pot opta între două tipuri de actiuni: proactive şi reactive.

Pregătiţi-vă din timp …

Uneori companiile preferă să fie proactive şi să se pregătească în avans pentru un audit independent (să ţinem însă cont de faptul că auditul nu este obligatoriu pentru toate companiile). Poate că managementul vrea să se asigure că are implementate controale corespunzătoare pentru a se putea baza pe procesele şi procedurile interne şi să se poată concentra pe strategia companiei şi pe imaginea de ansamblu sau poate că societatea (sau grupul din care face parte aceasta) este supusă unor reglementări speciale, astfel fiind obligată să aibă formalizate şi să aplice toate controalele corespunzătoare.

Pentru departamentul financiar-contabil, există mai multe aspecte care ar trebui luate în considerare:

Îmbunătăţirea proceselor contabile

Închiderea eficientă a contabilităţii este un proces care necesită planificare şi executare cu precizie şi corectitudine. Revizuirea sistemelor contabile, a proceselor şi a controalelor este necesară pentru a se putea identifica abordările alternative pentru optimizarea şi îmbunătăţirea proceselor de închidere. În urma revizuirii, procesele pot fi chiar reproiectate pentru ca dumnenvoastră să puteţi efectua închiderea perioadei.

Întocmirea unui manual de politici contabile specific companiei

Manualul de politici contabile este un instrument indispensabil pentru directorii financiari în gestionarea şi supravegherea funcţiei contabile şi pentru monitorizarea aplicării eficiente a politicilor contabile în cadrul companiei (sau în cadrul grupului). Cu toate acestea, multe companii nu au un manual de politici contabile. Timpul implicat, cunoştinţele tehnice, necesitatea de a avea o imagine asupra întregii funcţii contabile, nevoia unei înţelegeri globale a regulilor, proceselor, procedurilor, a modului de organizare şi a sistemelor informatice, sunt adesea peste capacitatea resurselor disponibile intern şi, astfel, manualul de politici contabile este plasat pe ultimele poziţii în lista de priorităţi.

În condiţia în care normele contabile şi reglementările sunt într-o continuă schimbare, este necesar un manual de politici contabile al companiei (sau al grupului) care să le permită membrilor echipei să lucreze consistent şi pentru a-i ajuta să identifice anumite probleme care pot influenţa afacerea.

Eficientizarea contabilităţii de gestiune

Întelegerea costurilor reale este esenţială pentru gestionarea efectivă a afacerii. Managementul trebuie să analizeze sistemele contabile existente, să proiecteze şi să implementeze procese de contabilitate de gestiune (controlling) şi controale care să furnizeze o imagine clară şi concretă asupra costului de exploatare.

Contabilitatea contractelor

Încheierea unui contract pe termen lung creează evenimente contabile pe toată perioada contractului, necesitând cunosţinte specifice şi experienţă pentru o gestionare corectă. În implementarea controalelor trebuie să luaţi în considerare şi astfel de situaţii specifice, pentru a vă asigura că aveţi în funcţiune sisteme, procese, controale şi documentaţia necesară pentru a asigura monitorizarea evenimentelor contabile rezultate din contract.

…sau rezolvaţi problemele pe masură ce le identificaţi

Există multe motive pentru care compania poate face obiectul unui audit sau unei revizuiri de către o parte externă şi independentă, de exemplu, un investitor poate fi interesat de companie, un finanţator poate să ceară opinia unui auditor independent sau compania depăşeste criteriile de mărime şi are o obligaţie legală de a avea situaţiile financiare auditate. Deşi nu intră direct în scopul auditului, auditorii iau în considerare controalele interne relevante la întocmirea situaţiilor financiare şi îşi planifică procedurile de audit în funcţie de eficienţa controalelor. Din experienţa noastră, există un număr minim de puncte de remedieri de audit pe care companiile trebuie să le ia în considerare (şi care sunt identificate formal în timpul auditului financiar). Aceste probleme trebuie luate în considerare intern sau cu ajutorul unui consultant extern specializat pe probleme specifice de contabilitate. Aceste puncte de remedieri includ adeseori reconcilierea soldurilor din tranzacţiile din cadrul grupului, reconcilierea conturilor suspensive sau ale conturilor extrabilantiere, precum şi investigarea, corectarea şi remedierea erorilor sistematice de procesare sau defectelor sistemului, incluzând alocarea disponibilităţilor asupra conturilor de terţi.

Scenariile tipice de remedieri includ reconcilieri între registrul jurnal şi jurnalul de cumpărări/vânzări (incluzând reconcilierea tranzacţiilor din cadrul grupului), reconcilierea contului de profit şi pierdere, remedierea lipsei de control asupra proceselor contabile sau investigarea şi rectificarea defectelor de control operaţionale cu impact negativ asupra companiei sau clienţilor.

Desigur, rezolvarea erorilor sau a punctelor slabe din situaţiile financiare necesită acţionare rapidă şi precisă. Trebuie luată în considerare remedierea proceselor sau a politicilor care au dus la apariţia erorilor pentru a asigura implementarea durabilă a proceselor interne pentru a le preveni reapariţia. Cu alte cuvinte, toate măsurile preventive se pot transforma în acţiuni reactive, ulterioare auditului. Oricum, mai devreme sau mai târziu, este vital pentru managementul oricărei organizaţii stabile să definească procesele de exploatare pentru a genera situaţii financiare riguroase şi pentru a asigura funcţionarea corespunzătoare a controalelor interne. Scopul final este să vă concentraţi pe gestionarea afacerii şi organizarea internă este cu siguranţă un aspect cheie pentru a primi informaţii corecte, în timp util, pentru a lua decizii financiare şi operaţionale.

Anamaria Acristini, Senior Manager

Departamentul de Consultanţă în domeniul Contabilităţii Financiare

Ernst & Young România