Şedinţele: discuţii valoroase vs ritualuri

Mai ţineţi minte, înainte de 1990, cum arătau ziarele? Cel de astăzi arăta identic cu cel de ieri şi, cu siguranţă, identic cu cel de peste două luni. Subiectele erau aceleaşi… singura diferenţă fiind punerea în pagină.

Aşadar, în timpul şedinţelor, unii sunt prompţi, atenţi, comunicativi şi constructivi. Alţii… problematici. Ce face diferenţa între o şedinţă de succes şi una gen ritual? Iată câteva sugestii:

Statuile. Poate nu este neapărată nevoie, de fiecare dată, ca toţi să participe într-un mod extrem de activ la întâlnire, însă dacă cineva nu participă defel, ci doar îşi „spune poezia“şi gata, atunci e nevoie de oarece intervenţii. Nu puneţi reflectoarele pe el şi nu îl obligaţi să vorbească pentru că în acest fel aveţi puţine şanse să îşi schimbe comportamentul (o poate face, însă numai pe termen scurt). Contactul vizual mai frecvent şi arătarea interesului sincer faţă de părerile lui sunt bine-venite şi vor avea efect pe termen lung. Totodată, orice intervenţie din proprie iniţiativă în afara „poeziei“ar fi bine să fie punctată pozitiv în timpul şedinţei, astfel încât să înţeleagă că este un membru valoros al echipei şi că părerile lui contează.

Gura-mare. Cel care intervine şi vorbeşte continuu, are mereu câte o părere despre orice şi chiar pare-se că le ştie pe toate, este „o pacoste“pentru orice meeting. Rolul dumneavoastră ca moderatori este acela de a-l întrerupe, la un moment dat, de a-i mulţumi pentru intervenţie şi de a-i arăta cât de necesare sunt, într-o echipă, părerilor tuturor, nu numai ale câtorva persoane. O bună metodă de a-l transforma din vorbitor în ascultător este aceea de a-l pune, mai des decât pe ceilalţi, să ţină minuta întâlnirii.

Şoptitorul. Îl recunoaşteţi, cu siguranţă, pe cel care de fiecare dată are câte ceva de şoptit colegului de alături. Câteodată în legătură cu subiectul discuţiei, alteori în legătură cu… vremea de afară. Metodele de folosit în timpul meeting-urilor sunt, în ordine: atenţionarea din ochi, o pauză în prezentare până se potoleşte din şoptit sau chiar invitaţia de a lua cuvântul. Cine ştie ce idee strălucită are, totuşi! Dacă însă, şoaptele lui nu au legătură cu subiectul discutat, poate ar trebui revizuite subiectele pentru data viitoare, ce credeţi?

Întârziatul. Dacă există astfel de persoane, găsiţi subiecte inedite şi extrem de atrăgătoare cu care să începeţi întâlnirea, astfel încât cei care întârzie să afle că au ratat ceva foarte interesant. Dacă însă situaţia se repetă, poate că ar fi cazul ca cei vizaţi să înţeleagă că respectul pe care (nu) îl arată celorlalţi, întârziind continuu, este de fapt lipsă de respect faţă de ei înşişi…

Evident însă că toate cele de mai sus au valoare dacă şedinţele sunt construite pe subiecte de valoare. Atâta vreme cât există şansa să se transforme în simple ritualuri, este necesar să se schimbe/ îmbunătăţească subiectele de luat în discuţie şi modul de expunere a acestora şi mai apoi intervenit asupra celorlalţi, pentru că „Let's change! You go first!“nu va funcţiona niciodată!

_______________________________________________________________

Dana Burgheleste Executive and Team Coach la 'Oblio Learning'