Acest articol îți poate fi de folos: Programează-ți sarcinile în calendar

Dacă există un subiect care mi-a acaparat atenția, acesta este studierea productivității. Fie că este vorba de studierea productivității individuale fie a modului în care organizațiile susțin creșterea productivității, o măsoară sau o recompensează, prin tot ceea ce fac, fie că este vorba de articole, evenimente, sesiuni de consultanță sau cercetarea subiectului prin activitatea mea de lector universitar, îmi dedic o mare parte din timp productivității. Însă, tocmai această nevoie de a mă ocupa mai concentrat de acest subiect, m-a făcut să analizez cum pot realiza sarcinile pe care mi le-am propus. Sunt adeptul realizării unei liste de sarcini, acel to-do care poate fi notat într-o agendă sau aplicație. Cunosc o serie de persoane care de fiecare dată când le spun că folosesc aplicația Todoist, care mă ajută să-mi organizez nu doar proiectele dar și rolurile și obiectivele, spun că preferă să țină minte sarcinile pe care le au de realizat. Însă, tocmai această situație le fac să se concentreze mai greu pe sarcina imediat de realizat, întrucât mintea urmărește următoarea sarcină, sau de ce nu, rămâne într-un mod de alertă cu privire la a nu întârzia la următoarea întâlnire. Implicit, aceste persoane jonglează între sarcini, fără să le privească în profunzime.

De ceva timp, mi-am dat seama că nu este suficient să-mi notez sarcinile. Cu toate că foloseam o aplicație, aceasta era un simplu instrument pentru a avea o evidență cu ce am de făcut. De multe ori erau amânate sau chiar uitate. Astfel, am regândit strategia cu privire la lista de sarcini, și de fiecare dată când adăugam o nouă sarcină, automat o planificam în Google Calendar. Acum aveam nu doar o modalitate de a ține evidența sarcinilor, dar și un moment clar când mă voi ocupa de ea. Notificările de la Google Calendar erau ca un declanșator cu privire la sarcina și mai mult, faptul că ora sau ziua respectivă era blocată pentru sarcina respectivă, duceau la realizarea lor.

De foarte multe ori lista noastră include un număr mult prea mare de sarcini, pe care dacă începem să-l planificăm în calendar, ne poate conduce la înțelegerea efortului necesar. Vor exista sarcini pe care le vom elimina complet, tocmai pentru că vom realiza nevoia unei durate mai mari pentru cele ce vor avea un impact mai ridicat asupra activității noastre. Vom trece de la partea cantitativă a sarcinilor la partea calitativă a acestora. Atunci când lista ta se va transpune și în calendarul tău, va fi mai simplu să refuzi anumite proiecte tocmai că vei conștientiza durata sarcinilor viitoare.

Cum poți transpune sfatul meu în practică?

1. Unde îți notezi sarcinile în prezent?
Este modul curent de notare a sarcinilor corelat cu complexitatea sarcinilor tale. Dacă agenda nu te face să te organizezi mai bine, ai putea să începi să folosești o aplicație. Îți recomand Todoist, Wunderlist sau Asana.

2. Care sunt proiectele și sarcinile tale?
Organizează-ți sarcinile pe proiecte astfel încât să ai în permanență o viziune a locului unde te afli dar și a termenelor.

3. Adaugă-ți în calendar sarcinile pentru această zi, săptămână sau luna.
Începe cu cele mai importante sarcini și nu subestima timpul necesar. Dacă va dura mai mult să lucrezi la o sarcină sau programul zilnic s-a finalizat și nu mai ai timp de acestea, reprogramează-le. Iartă-te pentru că nu ai reușit să faci mai mult. Privește experiența ca un mod de a învăța cum poți să programezi mai realist pe viitor.

De multe ori ne notăm sarcinile pe care le avem de făcut, dar uităm să închidem cercul sarcinilor amânate prin analizarea listei de sarcini realizate. Dacă la începutul zilei vei avea un To-do list cu foarte multe sarcini, prin conceperea unui “Done” list vizibil cel puțin în agenda ta, vei putea să te ocupi mai bine de sarcinile tale importante.

Costin Ciora este Consultant în Productivitate și lector universitar doctor la ASE București. Este autorul cărții „Analiza performanței prin creare de valoare” și co-autor la numeroase articole de profil academic pe subiectul analizei economico-financiare. După mai bine de 7 ani de cercetare în mediul academic și 6 ani de antreprenoriat, Costin se concentrează în prezent pe studierea productivității individuale, intrucât după spusele sale, nivelul de productivitate al angajaților determină performanța organizațională. Este Digital Certified Coach și prin intermediul programelor sale de productivitate, contribuie la identificarea tiparelor care conduc la scăderea productivității, precum și la soluții pentru transformare. Află mai multe despre Costin Ciora pe site, pe pagina de Facebook sau pe Profilul de LinkedIn.