Ce trebuie să știi pentru a organiza un eveniment de succes

De cele mai multe ori, aceștia pică în capcana de a acoperi doar nevoile principale din toate detaliile unui eveniment: unde fac evenimentul și ce conținut transmit participanților. Dintre întrebările Cine/ Cand/ Unde, majoritatea uită să răspundă la CUM?

Noi credem că importantă este experiența pe care o oferim oamenilor care ne trec pragul, așa că pe lângă spatiul creativ, inspirațional, ne privim partenerii ca pe niște prieteni, alături de care trecem peste toate provocările și găsim cele mai bune soluții.
Câteva elemente de care putem ține cont atunci când organizăm un eveniment sunt:

Proximitatea
Este preferabil să alegem un spațiu de evenimente care să fie accesibil cu o varietate de mijloace de transport (cât de apropiată este stația de metrou/ autobuz, unde se poate parca și unde îmi las bicicleta?). Căutăm să oferim cât mai multe posibilități participanților încât să ajungă ușor și bine dispuși la evenimentul nostru.

Design-ul spațiului
Conținutul evenimentului trebuie să corespundă cu mesajul pe care îl transmite spațiul. Vrem să organizăm o întâlnire formală, importantă sau ne dorim un spațiu alternativ, colorat și diferit pentru eveniment? Felul în care arată spațiul setează atmosfera zilei.

Caracteristicile spațiului:

• Capacitatea în diverse tipuri de set-up, dar și forma sălii reprezintă un factor important. Pentru un eveniment de tip târg, de exemplu, este nevoie de un spațiu amplu, deschis, cât mai puțin compartimentat. O sală lungă și îngustă ar putea fi o alegere nefericită.
• Lumina naturală este și ea importantă pentru un training de o zi, pe când o prezentare în care este importantă informația proiectată este de preferat să aibă loc într-o sală unde se poate acoperi feresterele cu draperii sau jaluzele blackout.
• Mobilierul poate face și el diferența în experiența participanților. Dacă organizăm un eveniment ce durează toată ziua, vrem să ne asigurăm că scaunele sunt confortabile. Dacă organizăm o activitate ce presupune lucru în grup, ne interesează dimensiunile meselor pe care le folosim încât să fie potrivite pentru acel număr de persoane.

Logistica

• Nevoile logistice pot varia mult în funcție de eveniment. Pentru un workshop, cu siguranță vom avea nevoie mai degrabă de flipchart, mese de lucru și suficientă papetarie pentru a satisface un proces creativ complex. Este util de știut dacă există în spațiu pixuri, markere sau dacă există posibilitatea de a printa/copia diverse materiale.
• Pentru o conferință, nu trebuie să lipsească proiectorul, sistemul de sunet și microfoanele. Dacă vrem să promovăm evenimentul în diverse medii, ne vom gândi inclusiv la a contracta un fotograf sau cameraman care să surprindă cele mai importante momente.
• Muzica poate fi și ea un factor important în crearea unei experiențe frumoase pentru participanți, deci o să ne asigurăm că avem un playlist inspirat și un sistem de sunet potrivit atât în sală, cât și în zona dedicată pauzelor.

Catering-ul

În funcție de cât durează evenimentul, ne putem gândi să oferim participanților noștri inclusiv mâncare/gustări și băuturi. Avem tot timpul în minte tipologia evenimentului, așa că pentru un training vom prefera un meniu cu mâncare consistentă (gătită) care să le ofere energie pentru toată ziua, însă pentru evenimentul de networking vom merge pe o variantă de finger food.

Nevoile speciale ale participanților

Există câteva întrebări pe care ar trebui să ni le punem, astfel încât să fim pregătiți pentru orice situație, cum ar fi:

• Cât de ușor este accesul în clădire pentru persoanele cu handicap sau pentru mămicile cu cărucioare?
• Există un loc dedicat fumătorilor?
• Avem un meniu potrivit și pentru vegetarieni/ vegani/ persoane alergice la anumite alimente?

Înainte de a alege un spațiu pentru evenimentul tău te sfătuiesc să îl vizitezi. Dacă ai timp, participă la un alt eveniment care are loc acolo. În acest fel, o să îți dai seama cât de repede ajungi, cum arată în realitate sala, cât de simpatic este staff-ul și dacă este bună cafeaua.

Irina Simulescu
Irina face parte din echipa Impact Hub Bucharest din iulie 2015, iar în prezent ocupă rolul de Event Manager. Pe parcursul celor 3 ani, Irina a organizat mai multe conferințe, traininguri, lansări de produs, târguri și prezentări.