Cum să gestionezi managementul schimbării în șapte pași/ etape
Imaginați-vă o organizație care a trecut recent printr-un proces de fuziune cu o altă companie, în care CEO-ul comunică doar o parte dintre informații angajaților cărora le-a dat cel mai important proiect din luna respectivă, iar aceștia, la rândul lor, anulează sau amână pe ultima sută de metri întâlnirea cu cel mai mare client. Nu pare să fie o rețetă care îi va asigura un loc în topul celor mai profitabile companii din industria respectivă, nu-i așa?Gestionarea rapidă și eficientă a tranzițiilor prin care trec organizațiile a devenit o competență de top necesară pentru succesul afacerilor, dar nu de puține ori astfel de transformări nu merg în direcția dorită.
„Ambiguitate, anulare, incertitudine, amânare” – acestea sunt cuvintele cu care asociază schimbarea o parte dintre angajații care participă la cursurile pe tema managementului schimbării. Pentru aceștia, perioada de tranziție pe care o traversează atunci când, de exemplu, angajatorul lor a fuzionat cu o companie cu un alt tip de cultură poate deveni un coșmar de care nu se pot desprinde.
La polul opus sunt angajații care văd beneficiile unei tranziții. Pentru ei, schimbarea înseamnă „oportunitate, redefinire, optimizare”, iar momentul în care în companie se instalează noi proceduri, sisteme sau organigrame, aceștia vor fi primii care vor veni cu sugestii de îmbunătățire. Iar această implicare îi va ajuta să acceadă și spre o treaptă superioară în ierarhia companiei. Pentru ca ponderea angajaților care văd „partea plină a paharului” dintr-un proces de tranziție să crească, este necesar ca managerii să își amintească de cele șapte etape ale managementului schimbării pentru a putea alege o direcție de acțiune și când au dificultăți:
1. Comunică, clarifică și încearcă să înțelegi!
În toate fazele schimbării, din momentul conștientizării ei până în etapele finale ale acesteia, schimbul de informații dintre oamenii interesați sau afectați de situație este un catalizator. Acesta ajută prin obținerea și clarificarea informațiilor despre starea prezentă şi cea dorită. Scoate la suprafață reacțiile emoționale și raționale ale celor implicați. Oferă oportunitatea de a empatiza și de a elibera de tensiuni.
În majoritatea covârșitoare a cazurilor, schimbarea este însoțită de emoții negative. Având această așteptare, dacă deții informații, transmite-le alegând unghiuri optimiste, referitoare la oportunități și perspective care se nasc odată cu schimbarea.
Gossip is good. Dacă folosești zvonurile constructiv, vor oferi o alternativă de dezbătut la scenariile negative, încurajate de lipsa unor informații clare.
Comunică simplu și direct motivele schimbării. Chiar dacă nu își doresc schimbarea, oamenii vor putea opera dacă au informații clare. Ambiguitatea este ca indiferența. Macină și naște monștri.
2. Planifică atât viitorul, cât și despărțirea de trecut!
Spre ce te îndrepți? Cum va arăta noua stare de echilibru după schimbare? Acestea sunt subiectele unui plan provocator. Și mai provocator poate fi modul în care îi determini pe oameni să părăsească starea anterioară. Zona de confort, teama de necunoscut și de eșec vor lucra împotrivă.
Concentrează-te să pui capăt rapid modului inițial de a face lucrurile. Amânarea este cel mai mare pericol.
Ipotezele și axiomele care sunt depășite în noua situație trebuie înlocuite rapid cu perspective și modele noi.
Analiza lor este o etapă anterioară deciziei de schimbare. Identifică ce se schimbă și ce nu în noua situație. Partea stabilă îți va da siguranța psihologică necesară adaptării la schimbare. Nu te mai raporta la trecut. Acesta poate fi o lecție pentru viitor, dar și o piedică pentru avansul în direcția dorită.
3. Implică-i pe oameni și solicită sprijin celor care îți sunt aliați!
Printre cei afectați de schimbare se află și oameni care sunt încântați de ea și de oportunitățile pe care le întrezăresc. Identifică-i, comunică în permanență cu ei și folosește energia lor pozitivă pentru a-i contamina și pe alții. Cei care îi vor vedea încrezători și optimiști făcând progrese vor căpăta încredere în tine și în schimbarea pe care o promovezi.
Atunci când conduci schimbarea, bazează-te mai degrabă pe încrederea celorlalți decât pe autoritatea formală. Alinierea cu direcția schimbării și loialitatea implică emoții și sentimente. Ele nu pot fi impuse.
4. Revizuiește frecvent tactica și progresul!
Odată demarat procesul schimbării este necesară urmărirea evoluției lui, tratând situațiile cu determinare, dar și cu flexibilitate. E posibil să fie necesare adaptări și ajustări pe parcurs. Cei implicați trebuie să simtă focusul celui care conduce schimbarea. Viteza este esențială.
5. Experimentează, riscă și inovează!
Un mediu în schimbare este o mare oportunitate de a reașeza lucrurile într-o altă ordine. Una care poate să însemne resetarea totală a obiceiurilor, redesenarea proceselor, reorganizarea elementelor. Experimentarea unor soluții inedite în contextul ambiguității poate duce la redefinirea unor noi standarde.
Ascultă-ți (și) instinctul. El este cel care, de multe ori, îți arată calea spre acțiunea imediată. Rațiunea poate să îl anihileze dacă e dublată de perfecționism.
6. Recunoaște public avansul în direcția dorită!
Oamenii tind să accepte mai greu schimbarea, dar se schimbă destul de ușor, mai ales dacă vor constata că au succes pe drumul cel nou. Orice pas făcut în sensul stării dorite merită remarcat, și persoana încurajată. Atunci oamenii vor continua pe drumul dorit de tine, iar ceilalți vor urma exemplul. Recunoașterea este hrana campionilor schimbării!
7. Sărbătorește atingerea reperelor intermediare și finale!
Dacă tranziția e lungă, e posibil ca oamenii să își piardă concentrarea și răbdarea până la încheierea procesului. De aceea, principalele succese trebuie marcate la dimensiunea lor reală, fără exagerări sau diminuări ale importanței lor. Sărbătorirea este o motivare pentru a continua. Chiar dacă mai rămân detalii de reglat, alege un moment final, pentru a-l marca! Dacă aștepți în mod perfecționist ca totul să fie pus la punct, e posibil să nu închei niciodată tranziția. Marchează, sărbătorește, continuă!
Până la urmă, „Πάντα ῥεῖ – Panta rei” – totul curge, nimic nu rămâne neschimbat. Heraclit din Efes este la originea acestei sinteze filosofice, cu adepți și adversari din secolul al V-lea î.Hr. până în prezent. În ultimii ani, organizațiile s-au confruntat cu așa-numitul „vortex VUCA” (Volatilitate, Incertitudine, Complexitate, Ambiguitate), iar modificările accelerate la care sunt supuse le determină să caute soluții pentru a parcurge mai ușor, mai eficient și mai rapid aceste procese.
(Acest material a apărut în numărul 230 al Revistei CARIERE, aferent lunii septembrie.)