Diferența dintre „urgent” și „important”

„Ocupă-te ACUM de asta! E urgent!”

De câte ori ai auzit asta la job? De câte ori șeful ți-a dat impresia că TREBUIE să lași tot și să rezolvi sarcina pe care tocmai ți-a pus-o în brațe?

Dar de câte ori ai simțit că, de fapt, lucrul respectiv nu era o URGENȚĂ? De câte ori ți-ai spus că, de fapt, ”nu moare nimeni” dacă nu te ocupi fix în momentul acela? Și de câte ori i-ai explicat șefului că, de fapt, nu e o urgență, în adevăratul sens al cuvântului?

Și apropo de sensul cuvântului, haideți să vedem definiția din DEX:

URGÉNT, -Ă, urgenți, -te, adj. (Adesea adverbial) Care necesită o rezolvare imediată, care nu poate fi amânat; grabnic.

Deci definiția din dicționar ne arată că ”urgența” se referă la ceva ce trebuie rezolvat imediat. Doar că există o nuanță: catalogarea unei urgențe trebuie făcută într-un mod obiectiv. În puține medii, cum ar fi cel medical, sau situații, cum ar fi catastrofele naturale, triajul se face după aceste criterii obiective.

În general, la job, urgența e decisă de superiorul ierarhic. Adesea nu e stabilită de cel însărcinat să se ocupe de treaba respectivă și nici măcar nu e un efort de echipă. Și tocmai de aici rezultă acea repulsie la auzul cuvântului URGENT.

Motivul stă într-o explicație simplă:

• URGENT este ce contează pentru celălalt
• IMPORTANT este ce contează pentru tine

Explicația simplă și eficientă mi-a fost oferită de Andrew Mellen. Supranumit ”cel mai organizat om din America” și autor al cărții Unstuff your life!, munca lui constă în a-i ajuta pe oameni să scape de lucrurile inutile din casă, viață și muncă.

În timpul interviului, mi-a atras atenția această distincție între termeni, așa că l-am întrebat cum reacționezi când șeful îți spune că trebuie să te ocupi urgent de o sarcină, cu toate că tu ai multe altele pe cap.

Iar una dintre metodele care mi-au rămas în cap este să îi arăți câte lucruri ai de făcut și să aleagă șeful (singur sau împreună cu tine) la ce să renunți pentru a te putea ocupa de respectiva sarcină. În acest fel, urgența șefului se transformă într-un lucru care contează pentru tine. În plus, scapi de senzația de copleșire, pe care o ai atunci când îți mai vine o sarcină în plus față de ce ai deja de făcut.

(Voi vorbi mai multe despre cum să-i spui ”NU” superiorului ierarhic într-un articol viitor.)

Andrew folosește principiul ONE IN = ONE OUT, care ne ajută să ne organizăm mai bine, inclusiv la muncă. E ca la dulapul de haine: câte lucruri îți cumperi, tot atâtea de același fel arunci sau donezi.

Dar cum prioritizezi lucrurile importante?

Aceasta este întrebarea. În momentul în care ai mai multe lucruri importante de făcut, cum le prioritizezi?

Ei bine, încearcă asta: cum toate sunt importante, contează cel mai mult ce trebuie să faci mai întâi.

Cu alte cuvinte, recomandarea este să-ți stabilești baza; să găsești acel lucru care, odată făcut, le generează, le susține și le determină pe (multe dintre) celelalte.

Așa că întrebarea pe care trebuie să ți-o pui la început este: WHICH ONE COMES FIRST?

Așa ne-a învățat Matthew K. Cross, scriitor titrat internațional, strateg de talie mondială, fondator și CEO al Leadership Alliance – o firmă de consultanță personalizată care lucrează cu organizațiile Fortune 100 și cu alte instituţii de elită, cum ar fi Universitatea Stanford.

El ne-a și arătat un proces (simplu de implementat și foarte util), foarte de ajutor în astfel de situații, în cadrul LEADership Masterclass, organizat de Revista CARIERE pe 23 mai.

Procesul promovat de Matthew K. Cross se numește Noshin North Star, care îți aliniază busola interioară cu steaua călăuzitoare. Pe scurt, acesta are următoarele beneficii:

• îți aliniază acțiunile la steaua ta călăuzitoare;
• îți îmbunătățește procesul de luare a deciziilor;
• îți clarifică traseul pentru descoperirea potențialului;
• te angrenează într-o planificare strategică a dezvoltării personale;
• te ajută să faci o schița a planului de acțiuni;
• îți creează un cadru pentru a face lucrurile mai inteligent și mai eficient;
• te ajută să îți prioritizezi acțiunile în ordinea corectă pentru a ajunge la scopul final.

Pe scurt, acest proces te ajută să își îmbunătățești calitatea vieții în toate aspectele. Detaliile și instrumentele de lucru se regăsesc în cartea The Hoshin North Star Process.