Succesul în afaceri: cum să ai o comunicare eficientă

Conţinutul comunicării în afaceri, în general, este dat de contextul particular în care acesta se desfăşoară. De aici provin anumite trăsături specifice. Coordonatele de bază ale contextului de afaceri sunt: – existenţa unei organizaţii formale; – legătura comunicării cu sarcinile şi rolurile oamenilor în cadrul derulării unor afaceri.

Succesul comunicării. Eficacitate şi eficienţă

Caracterul predominant pragmatic al comunicării în afaceri ridică problema necesităţii evaluării efectelor acesteia. Principalul criteriu de măsurare a efectelor este succesului comunicării adică, măsura în care comunicatorul îşi îndeplineşte scopul propus. Dacă şi-a atins obiectivul propus putem spune că comunicarea a avut succes, dacă nu putem spune că comunicarea s-a soldat cu un eşec. Calitatea comunicării de a realiza obiectivele pe care şi le-a propus comunicatorul este desemnată prin termenul de eficacitate. Aceasta se bazează pe capacitatea persoanei de a şti cum trebuie acţionat şi ce trebuie făcut pentru a realiza prin comunicare ceea ce îşi propune. Eficienţa comunicării se referă la posibilitatea omului de afaceri de a transmite mesaje cu un consum minim de resurse.Uneori nu se poate găsi o cale de a realiza simultan eficacitatea şi eficienţa iar cel ce realizează comunicarea trebuie să decidă de cele mai multe ori care din cele două aspecte poate să fie într–o anumită măsură sacrificat.

Primele studii asupra problemei comunicării în cadrul organizaţiei au fost iniţiate în S.U.A. Elton Mayo a întreprins experimente la compania Western Electric din Chicago care au pus în evidenţă faptul că există o legătură directă între productivitata comunicării şi grija manifestată de conducere faţă de această comunicare. În anii '50 preocupările specialiştilor s-au orientat mai ales asupra mijloacelor de comunicare orală şi scrisă. Din anii '60 comunicarea în organizaţii a devenit un obiect de studiu interdisciplinar la care îşi aduc contribuţia şi discipline ca sociologia şi psihologia. Problema comunicării ocupă astăzi un loc important în preocupările actuale ale managerilor. O motivaţie bună vine şi din constrângerile lumii de afaceri actuale, aflate sub semnul schimbării generale, ale turbulenţei şi incertitudinii. Cultura organizaţională poate fi definită drept totalitatea standardelor, normelor, regulilor, tradiţiilor şi valorilor împărtăşite de membrii organizaţiei în procesul muncii lor. Organizaţiile au culturi specifice la fel cum oamenii au personalităţi individuale. Cultura organizaţională se regăseşte în manifestări concrete cum sunt: stilul dominant de management, modul în care sunt motivaţi angajaţii, relaţiile de muncă, cerinţele legate de un anumit comportament sau aspect vestimentar sau disciplina în muncă.

1. Spune adevărul

La un moment dat angajatorul ar putea avea nevoie să emită o declarație privind o concediere masivă neașteptată sau să raporteze un prejudiciu grav la locul de muncă din punct de vedere al administrării sănătății sau securității ocupaționale. Veste proastă va isca furie din partea angajatilor. Dar, angajatorii ar trebui să lase frica de reacții negative și să înfrunte adevărul. Dacă spui adevărul nu pui, ca angajator, în pericol credibilitatea ta ci câștigi încrederea angajaților, ceea ce înseamnă mult pentru un lider.

Evident, întreprinderile care comercializează și vând produsele sau serviciile prin publicitate sunt, de asemenea, mandatate prin lege să spună adevărul. Comisia Federală de Comerț penalizează companiile care ascund în mod intenționat sau exagerează cu privire la produsele lor sau capacitățile serviciilor sau emit declarații false sau incorecte despre concurenți.

2. Verifică-ți gramatica

Datorită tehnologiei, comunicarea în prescurtare nu este numai acceptabilă, dar de așteptat. Cuvintele folosite în comunicare au proprietatea de a conferi o valoare anume persoanei, acțiunii, ideii despre care vorbim. Acest lucru ne obligă să ne alegem cu grijă cuvintele pentr a nu determina o reacție contrară celei dorite. Regulile gramaticale, ortografia, punctuația și utilizarea cuvintelor noi sunt încă foarte importante în comunicarea formală folosită în mediul de afaceri.

De ținut conte este faptul că oamenii de afaceri țin cont foarte mult de timp așa că mesajele scurte și succinte sunt printre preferatele lor. Brad Hoover, CEO Grammarly, a spus pentru Harvard Business Review că, deși limba este mai informală în aceste zile în care folosim e-mail-uri, mesaje text sau tweeting, folosirea corectă a gramaticii este esențială pentru exprimarea idilor în mod clar, precis și profesional.

3. Oferă claritate

Nu băga în ceață cititorul. Transmite mesajul tău clar și răspicat. Mesajele vagi, contradictorii, distorsionate sau confuze nu fac decât să inducă în eroare cititorul și, mai ales, să nu aibă încredere. De asemenea, evitați cuvintele întotocheate care nu fac parte din limbajul industriei la care faceți referire. Fiecare profesie are propria sa limbă, cu cuvintele și expresiile înțelese de toți participanții.

Încearcă să faci mesajul să înceapă cu motivarea sa apoi să răspundă la întrebările de ce, cum și când, exact în această ordine.