REGES-ONLINE. Regele a murit. Trăiască Regele! | Revista HR Manager

După aproape două decenii de activitate, aplicația REVISAL se pregătește să iasă la pensie, lăsând locul unei noi soluții digitale: REGES-ONLINE – Registrul General de Evidență a Salariaților în format online.

Această tranziție, reglementată prin Hotărârea de Guvern nr. 295/2025, a intrat în vigoare la 31 martie 2025, oferind angajatorilor un termen de șase luni, adică până pe 30 septembrie 2025, pentru a se înregistra în noul sistem și a actualiza datele existente. În această perioadă, organizațiile își pot alege momentul optim pentru migrare, în funcție de propriile procese interne.

De ce REGES-ONLINE este mai mult decât un upgrade

Înlocuirea REVISAL cu REGES-Online nu este doar o schimbare de interfață, ci o transformare profundă a modului în care angajatorii și specialiștii în resurse umane gestionează relațiile de muncă. Noul sistem, dezvoltat printr-un proiect finanțat din PNRR și implementat de Vodafone România, cu Maguay Computers ca subcontractor, promite mai multă eficiență, transparență și securitate.

Funcționalitățile platformei REGES-Online:

– Platformă complet online – elimină nevoia de instalări locale și permite accesul de oriunde din țară sau din lume, prin browser, cu condiția ca internetul să funcționeze.

– Actualizare în timp real – orice modificare contractuală este salvată direct în sistem, fără generare de fișiere sau pași intermediari.

– Gestionarea mai multor companii dintr-un singur cont – o funcționalitate crucială pentru consultanți, experți contabili și specialiști HR care administrează mai multe entități.

– Acces pentru angajați – fiecare salariat va putea accesa direct, în mod securizat, propriul istoric contractual, incluzând informații precum data angajării, tipul contractului, eventualele modificări sau suspendări și momentul încetării raportului de muncă.

Această funcționalitate contribuie la o transparență crescută în relația angajat-angajator, oferind angajaților vizibilitate și control asupra propriilor date și sporind încrederea în corectitudinea proceselor interne. În plus, reduce semnificativ numărul de solicitări administrative către departamentul HR, optimizând timpul și resursele de ambele părți.

– Securitate și trasabilitate sporite – platforma este găzduită pe infrastructura STS, cu audit complet al activităților din sistem.

– Notificări automate și alerte de conformare – sistemul poate avertiza utilizatorii asupra unor obligații legale sau termene-limită.

– Interfață modernă și intuitivă – adaptată nevoilor actuale, reduce curba de învățare și riscul de erori umane.

– Actualizare automată a COR – REGES-Online este conectat la versiunea oficială și actualizată a Clasificării Ocupațiilor din România, ceea ce în seamnă că utilizatorii lucrează mereu cu cea mai recentă listă de ocupații și coduri.

Tipuri de contracte înregistrate în REGES-ONLINE

REGES-ONLINE centralizează date esențiale despre contractele individuale de muncă, inclusiv:

• Contracte pe durată nedeterminată și determinată

• Contracte de muncă la domiciliu

• Contracte cu clauză de telemuncă

• Contracte pentru ucenicia la locul de muncă

• Contracte de muncă temporară

• Contracte pentru tineri dezavantajați

• Contracte în regim de plată cu ora

Ce NU se transmite în REGES-ONLINE

Este important de menționat că anumite tipuri de contracte, precum cele de activitate sportivă (care sunt convenții civile), contractele de prestări servicii, cele de drepturi de autor sau de voluntariat nu trebuie transmise în REGES-ONLINE.

Când să faci tranziția: mai devreme sau mai târziu?

Tranziția către noua platformă trebuie realizată, ea fiind obligatorie. Întrebarea este: când este cel mai bine să o faci? Cât mai devreme posibil sau aproape de 30 septembrie?

Recomandarea este clară: migrează către REGES-ONLINE cât mai devreme, nu în ultimele săptămâni. Iată de ce:

Avantaje ale migrării timpurii la REGES-ONLINE:

1. Testare și adaptare fără presiune:

• Ai timp să te familiarizezi cu interfața și funcționalitățile noului sistem.

•  Poți corecta erori sau ajusta procese interne fără stres.

2. Suport tehnic mai accesibil:

• Înainte de termenul-limită, serviciul IT de la Inspecția Muncii este mai puțin solicitat.

• Sunt evitate blocajele și timpii mari de răspuns care apar spre finalul perioadei.

3. Reduci riscul de penalități:

• Problemele tehnice apărute aproape de termenul-limită pot duce la amenzi.

• Migrând devreme, eviți aceste riscuri.

4. Integrare treptată cu software-ul de HR/Payroll:

• Poți testa integrarea cu aplicațiile interne (ex. Revisal bridge tools).

• Ai timp să lucrezi cu furnizorii pentru actualizări necesare.

5. Mai puțin stres administrativ:

• Eviți aglomerația de la finalul perioadei.

• Ai mai mult control și o tranziție lină.

Ce se poate întâmpla dacă aștepți până aproape de termen:

– Sistemul poate avea sincope din cauza supra-solicitării.

– Angajații pot fi nepregătiți pentru noile proceduri.

– Pot apărea neconcordanțe în date, greu de corectat în timp util.

– Furnizorii IT pot fi deja suprasolicitați.

Ideal este să planifici trecerea la REGES-ONLINE cu cel puțin 1-2 luni înainte de termenul-limită.

Checklist: cum migrezi corect către REGES-ONLINE

1. Planificare și decizie internă

– Stabilește o echipă responsabilă (HR, IT, Legal).

– Consultă ghidul

– Programează tranziția cu 1-2 luni înainte de termen.

2. Creare cont și validare acces

– Înregistrează compania în REGES-ONLINE
(cu CUI).

– Nominalizează administratorul de cont.

– Trimite documentele de validare la ITM.

– Confirmă primirea acreditării.

3. Audit al datelor din REVISAL

– Exportă datele actuale (.rvs).

– Verifică completitudinea și corectitudinea acestora.

– Corectează eventualele erori.

– Salvează copii de siguranță.

4. Migrare și testare

– Importă fișierul .rvs (dacă e permis).

– Testează introducerea unui contract fictiv.

– Verifică funcționalitățile principale.

– Testează rapoartele generate.

5. Integrare cu software propriu de HR (HRIS)

– Contactează furnizorul propriului software de HR.

– Testează exportul/importul de date.

– Verifică parametrizarea salariilor și contractelor.

6. Instruirea personalului

– Organizează sesiuni interne de training

– Creează ghiduri/proceduri de lucru

– Asigură suport IT în primele săptămâni

7. Tranziție oficială și notificare

– Lucrează în paralel cu ambele sisteme 2–4 săptămâni.

– Oprește lucrul în REVISAL doar după confirmare.

– Informează angajații despre schimbare.

8. Monitorizare & conformitate

– Verifică lunar datele transmise.

– Păstrează backupuri periodice, pentru o și mai mare siguranță.

– Urmărește actualizările de la ITM.

CITEȘTE ȘI: Comunicare fără bariere: Cum creează PCM punți între generații

Foto: ID 88375648 © Pogorelova | Dreamstime.com