Cât economisești cu dosarul electronic al angajatului?
Dosarul electronic al angajaților reduce mult timpul de procesare a diverselor acte pe care angajații și conducerea unei companii trebuie să le semneze. Acest sistem a fost implementat în 2015 de către certSIGN, iar în 2016 au semnat electronic primul contract individual de muncă.
Ideea dosarului electronic al angajatului a apărut în anul 2015, într-un context în care compania trebuia să implementeze o modificare în contractul de muncă pentru toți angajații, lucru care presupunea semnarea de acte adiționale de către aceștia. Trebuiau gestionate mai multe probleme, cu atât mai mult cu cât firma avea angajați în peste 40 de orașe din România: cum se pot semna actele eficient de către conducere și angajați, cum se pot transmite și primi în timp util documentele semnate și cât costă?
Acesta a fost momentul în care a apărut ideea trecerii de la dosarul fizic al angajatului la cel electronic. În 2016 a fost implementat procesul intern și a fost semnat electronic primul contract individual de muncă din România. Întregul proces, de la planificare la implementare, a fost gândit de către certSIGN.
„Am încercat să avem o abordare care să ne permită să identificăm o soluție ușor de utilizat și cu rezultate imediate în ceea ce privește procesul, fluxul și timpul alocat pentru semnare, precum și modalitatea de arhivare a documentelor“, explică Ana Teodorescu, Manager Resurse Umane certSIGN. Astfel, a rezultat o schimbare de paradigmă în administrarea resurselor umane: trecerea de la modalitatea clasică, fizică, uzitată de toți angajatorii – dosarul fizic de angajare – la o soluție modernă: dosarul electronic de angajare.
Ce presupune acesta?
În primul rând presupune că nu se schimbă fluxurile de lucru, iar în al doilea – e evident că user experience-ul a fost îmbunătățit. Semnarea electronică a documentelor de angajare, precum și a restului de documente survenite în desfășurarea relațiilor de muncă, presupune ca atât angajatul, cât și angajatorul să dețină o semnătură electronică calificată ce are valoare legală. Astfel, procesul de semnare cu valoare legală pe hârtie este replicat tot cu valoare legală în mediul digital.
Pregătirea documentelor de angajare se poate face de către Inspectorul HR atât prin modalitatea clasică de completare a unui document Word, cât și utilizând aplicația certSIGN care extrage informațiile din documentul de identitate și le introduce în modelele de documente specificate de Inspectorul HR.
Pasul următor este semnarea documentului de către părțile implicate, indiferent unde se află acestea. Accesând platforma de document management a companiei (dacă există) sau un link primit pe e-mail, utilizatorul vizualizează documentul, introduce codul PIn pe care doar el îl cunoaște, iar documentul este semnat electronic având aceeași valoare în instanță ca varianta acestuia semnată olograf, eventual pe fiecare pagină.
Care sunt avantajele?
În primul rând există avantajul timpului. În câteva minute, atât angajatul, cât și angajatorul pot semna documentele, indiferent de locul în care se află. Se elimină condiția ca angajatul să se deplaseze la HR pentru a semna documentele sau ca angajatorul să trimită documentele în punctele de lucru. Rezultă de aici și avantajul financiar, deoarece se elimină costurile cu transportul documentelor.
Un alt aspect important este spațiul de depozitare: având toate documentele în format electronic, va dispărea în timp arhiva fizică a dosarelor de personal, fiind înlocuită de o arhivă electronică. Și nu vorbim aici de cópii scanate. Există chiar documentele în original, lucru important în era tehnologiei. În plus, trebuie menționată și ușurința accesării documentelor, fiind mult mai ușor să cauți un document electronic într-o arhivă electronică decât un document fizic într-o arhivă fizică. Nu de puține ori se întâmplă ca documentele aferente dosarului angajatului să fie scanate pentru a le avea tot timpul în format electronic. De ce să nu păstrăm documentele în format electronic de la început?
Depășind barierele de distanță și accelerând foarte mult timpii, procesul semnării electronice a actelor aferente dosarului angajatului devine astfel unul facil, rapid, eficient, de încredere și cu costuri reduse.
„Nu putem spune că în forma clasică a documentelor pe hârtie nu exista organizare, însă ne costa foarte mult. În primul rând trebuia să avem grijă să le semnăm în timp util pentru a respecta termenul legal de intrare în vigoare a noilor reglementări, să fim atenți la fiecare dosar și biblioraft, la modul și condițiile în care le depozităm pentru a fi cât mai ușor de regăsit un document în eventualitatea unui control”, spune Ana Teodorescu. Ea crede că prin decizia certSIGN de a implementa dosarul electronic al angajatului, compania a redus drastic costurile asociate cu activitățile de administrare a personalului, iar timpul câștigat îl alocă pentru alte activități aferente performanței departamentului HR.
Câți au beneficiat
În certSIGN sunt peste 400 de angajați care utilizează semnătura electronică atât pentru semnarea documentelor HR, cât și a celor interne sau în relația cu clienții sau partenerii. Având în vedere că deții încă de la angajare un astfel de instrument, îți dai seama că nu doar zona de HR este un „consumator“ și identifici în mod natural alte procese pe care poți să le optimizezi. Se pot semna contracte cu clienții, partenerii, precum și documente interne, cum ar fi cereri de concediu, deconturi, formulare sau declarații GDPR etc.
„O parte dintre clienți ne-a spus că am făcut acest proiect fiindu-ne la îndemână din poziția de furnizori de servicii de certificare. Noi le spunem că a fost obligatoriu să îl facem dacă vrem ca ulterior să propunem pieței un model eficient, de succes și în conformitate cu legislația în vigoare“, completează Ana Teodorescu.
În prezent, certSIGN are clienți din mai multe industrii: retail, banking, producție, utilități, care au avut deschidere și au înțeles că se poate și altfel, mult mai eficient, mai economic, printr-o abordare orientată pe rezultate imediate.
Alte soluții de digitalizare
Desigur, există și alte soluții de digitalizare, unele chiar mature. În foarte multe companii se pot găsi platforme de DMS sau ERP, iar angajații sunt deja obișnuiți să lucreze cu acestea. S-a creat deja un ecosistem în care poți avea un document validat și aprobat în câteva minute. Însă aprobarea nu echivalează semnarea. „Noi ne-am propus să nu îi scoatem din zona lor de confort, să nu le schimbăm user experience-ul, ci să adăugăm partea care lipsea: asumarea documentului prin semnarea acestuia electronic, cu aceeași valoare legală ca a semnăturii olografe”, mai spune Ana Teodorescu.
Tocmai de aceea, serviciile certSIGN pot fi integrate cu sisteme deja existente la clienți, schimbând astfel și ideea conform căreia multe persoane nu dețin o semnătură electronică sau că aceasta este prea scumpă. Ei bine, într-un proces de HR emiterea unei semnături electronice pentru semnarea documentelor la angajare atrage un cost final pentru companie de câțiva zeci de cenți. Să facem un exercițiu și să ne imaginăm care este costul real al angajatorului cu semnarea și păstrarea unui contract de muncă, încheiat pe hârtie și semnat olograf, pentru întreaga perioadă prevăzută de legislația în vigoare.
Articol preluat din numărul 257/mai 2019 al Revistei CARIERE. Pentru detalii legate de abonare, click aici.