Corona-criza, un test extrem de adaptabilitate, reacție rapidă la schimbări, colaborare și comunicare în echipă

Criza sanitară prin care trece România a obligat organizațiile să ia decizii importante. Nicio companie nu a fost pregătită să îi facă față, intrarea în carantină însemnând pentru toate schimbări fundamentale în modul de funcționare și în procesele de business, pentru a putea gestiona eficient această situație plină de provocări pe toate planurile.

Nici Philip Morris România nu a fost pregătită, dar, cum siguranța angajaților a reprezentat prioritatea numărul 1, prima acțiune a fost implementarea măsurilor necesare pentru protejarea lor, de la lucrul acasă pentru unii, la asigurarea unor condiții suplimentare pentru cei care au continuat să-și desfășoare activitatea în fabrica din Otopeni. Despre toate aceste măsuri, dar și despre cum a reușit compania să trecă peste cele două luni dificile de criză sanitară, am aflat de la Luminița Florea, Director People & Culture, Philip Morris România.

Care considerați că au fost cele mai mari provocări și cele mai importante decizii pe care le-ați luat în perioada de criză?

Toate deciziile pe care le-am luat în comitetul pentru situații speciale, creat încă de la începutul lunii martie, atunci când anticipam criza care va urma, au gravitat în jurul sănătății și siguranței angajaților, și, în același timp, ne-am concentrat atenția și asupra modului în care le vom recunoaște eforturile făcute în această perioadă.

Ceea ce am dorit să facem a fost să le arătăm că suntem o companie puternică și rezistentă, în primul rând datorită lor, și că nimic nu contează mai mult decât să continuăm să-i susținem pe ei și comunitățile în care trăiesc și în care compania își desfășoară activitatea.

De asemenea, prioritari au fost și consumatorii, astfel că ne-am continuat activitatea, pe cât posibil, în parametri normali și ne-am asigurat că putem continua să furnizăm produsele noastre la aceleași standarde de calitate și siguranță ca și până acum. Și aici ne-am confruntat cu provocări, de la mutarea infrastructurii de distribuție, comerț și de suport în mediul online, la adaptarea interacțiunii și comunicării cu utilizatorii adulți. Consumatorii trebuie să știe că, în ciuda distanței, le suntem alături, gata să îi ajutăm în orice moment.

Cum v-ați adaptat la lucrul în condițiile de criză sanitară?

Începând din 13 martie, după ce am făcut un stress-test pentru a verifica cum rezistă sistemele interne în condițiile accesării de la distanță de către un număr mare de utilizatori, colegii din sediul central au început să lucreze de acasă. Clădirea a rămas deschisă doar pentru câțiva colegi (aproximativ 4-5) a căror prezență fizică este absolut necesară în desfășurarea activității.

În cazul fabricii din Otopeni, pentru a continua furnizarea produselor noastre către consumatori, am implementat o serie de măsuri prin care să asigurăm un regim normal de producție și continuarea livrării produselor către aceștia. Așa cum știți, ne adresăm doar consumatorilor adulți.

Deocamdată, fabrica își continuă activitatea în regim normal, însă am implementat măsuri suplimentare de igienă, dezinfecție și sprijin medical pentru angajați: acces permanent la servicii medicale în cadrul cabinetului medical din fabrică, ce este deschis non-stop, monitorizarea regulată a temperaturii prin intermediul unui sistem electronic integrat, igienizarea suplimentară a microbuzelor care asigură transportul angajaților către fabrică.

De asemenea, am redus interacțiunile fizice dintre angajați, atât în microbuzele care îi transportă, prin reducerea numărului de persoane transportate, dar și în fabrică, prin crearea unor trasee separate și reorganizarea cantinei. În ceea ce privește furnizorii externi, am redus și interacțiunile și activitățile cu aceștia și controlăm atent fluxurile de materii prime și de materiale care provin din afara fabricii.

În cazul colegilor din teren, am încercat să mutăm și activitatea lor în mediul online, pentru a le limita munca în teren și interacțiunile cu partenerii din retail. Pentru platforma destinată interacțiunii cu aceștia, în care sunt înrolați peste zece mii de membri activi, am dezvoltat noi funcționalități care să le permită să preia comenzi sau să facă verificări ale execuției din magazine. În plus, ei încearcă să ajute retailerii cu materiale care să îi protejeze, de exemplu, ecrane de plexiglas amplasate la casa de marcat sau kit-uri de protecție suplimentară (măști, dezinfectanți).

Ce s-a schimbat după 15 mai?

Referitor la perioada de după 15 mai, „noua normalitate” – în continuare, i-am încurajat pe colegii noștri să lucreze de acasă, acolo unde este fezabil pentru business, în funcție de specificul funcției lor. Această recomandare a rămas obligatorie pentru categoriile vulnerabile – angajații care prezintă un risc mai mare de infecție severă cu COVID-19, cei cu o condiție medicală preexistentă, cu un sistem de imunitate scăzut sau angajatele care așteaptă un copil.

Abordarea noastră rămâne prudentă și după această dată, în principal din dorința de a nu ne expune colegii și de a contribui la obiectivul general al societății: evitarea unui al doilea val al pandemiei în țara noastră. Revenirea la birou se va face gradual și controlat – un număr mic de colegi care au nevoie să vină la birou, pentru început, și vom continua, încet-încet, cu un grup mai mare. Cei care se întorc la birou trebuie să urmeze reguli foarte stricte de protecție sanitară, în special menite să continue să asigure distanțarea socială. Dacă situația se va schimb, probabil vom fi nevoiți să reintroducem restricții. Pe de altă parte, dacă lucrurile se vor îmbunătăți, vom relaxa măsurile restrictive.

Oamenii reprezintă cea mai importantă resursă a unei companii. Ce măsuri a luat compania dvs. pentru protejarea financiară și emoțională a angajaților?

Credem că astfel de crize sunt momentele în care o companie puternică trebuie să-și asume un set de principii solide în legătură cu protejarea angajaților săi. Esența acestor principii este legată de stabilitate – stabilitatea locului de muncă, stabilitatea financiară și, în plus, recunoașterea eforturilor angajaților care continuă să-și desfășoare activitatea la locul de muncă. Așadar, nu s-au făcut concedieri din motive legate de criză și niciun angajat nu a fost trimis în șomaj tehnic.

În cazul angajaților din categoria celor vulnerabili, care nu puteau lucra de acasă, am luat decizia, încă de la începutul crizei, să le acordăm concediu plătit 100% de companie până când va trece această perioadă dificilă. De asemenea, angajații a căror prezență a fost și continuă să fie necesară în fabrica din Otopeni au beneficiat de o recunoaștere specială – în funcție de zilele efectiv lucrate pe durata stării de urgență, aproximativ 750 de angajați vor primi prime al căror cuantum brut va ajunge până la 500 de dolari per angajat.

În ceea ce privește securitatea psihic-emoțională, am încercat să le fim alături colegilor noștri, să le arătăm că înțelegem cu ce se confruntă și să îi ajutăm să treacă mai ușor peste această perioadă dificilă printr-o serie de inițiative menite să le acorde suportul necesar în astfel de momente.

În primul rând, îi informăm permanent despre evoluția pandemiei și despre măsurile pe care le pot lua pentru a se proteja pe ei și pe cei dragi.

În al doilea rând, întrucât încercăm să fim cât mai mult în contact ei, și să le dăm și vești bune, am creat un newsletter cu titlul „Bine de Știut”, care conține, pe de o parte, informații utile despre pandemie și diverse statistici actuale și, pe de altă parte, recomandări pentru timpul liber petrecut în casă, sfaturi despre cum se pot adapta acestei perioade, cum pot depăși momentele mai dificile cât mai eficient cu putință.

În al treilea rând, am construit o serie de „Learning Pills”, destinate tuturor angajaților, prin care le oferim sprijin și resurse ca să se adapteze la noua rutină, le punem la dispoziție platforme pentru dezvoltarea profesională și personală, inclusiv învățarea unor limbi străine sau dezvoltarea aptitudinilor digitale.

Mai mult, în cadrul acestei inițiative am inclus și comunicări exclusiv pentru angajații noștri care sunt părinți, dar și resurse ce gravitează în jurul conceptului de wellbeing, întrucât credem că este foarte important, mai mult ca niciodată, să existe un echilibru între viața personală și cea profesională.

Cei care sunt părinți au posibilitatea de a-și lua concediu dacă lucrul de acasă nu este o soluție – am luat această decizie chiar înainte de adoptarea legii care îi privește. Cu ajutorul partenerilor noștri furnizori de servicii medicale, toți angajații, atât cei din sediul central, cât și cei din fabrică, au la dispoziție o linie de consiliere psihologică 12 ore/zi, precum și o platformă de controale medicale online.

Încercăm să fim aproape de oameni, atât la nivel de management cât și la nivelul fiecărei echipe în parte. Interacțiunile online variază de la videoconferințele regulate cu directorul general al Philip Morris România, Branislav Bibic, în care acesta răspunde întrebărilor întregii organizații comerciale, la traininguri online, cafeaua zilnică online sau sesiuni de gaming în echipă.

Cum au răspuns angajații la deciziile/măsurile luate?

Răspunsul colegilor a fost unul extrem de pozitiv, aceștia au înțeles gravitatea situației și necesitatea măsurilor luate, cu toate că nu le este ușor să facă față tuturor acestor schimbări. Însă, au dat dovadă de agilitate și adaptabilitate în aceste momente de cumpănă, dar și de sprijin reciproc și dorință de a ajuta. Ei sunt cei care ne inspiră și ne bucurăm că apreciază, cu fiecare ocazie, ceea ce facem. Sunt extrem de implicați, dau feedback permanent față de inițiativele noastre, dar și sugestii referitoare la ce am putea face atât în interiorul companiei, cât și pentru comunitate. Le mulțumesc pentru toate acestea și mă bucur să fac parte alături de ei din marea familie Philip Morris România.

Se spune că în fiecare criză există și oportunități, doar să le identifici. Pentru organizația dvs, ce situații sau circumstanțe favorabile ați reușit să identificați?

Deși Philip Morris România, ca parte a Philip Morris International, era deja angajată într-un proces de transformare și era lider al acestei transformări în cadrul industriei, odată cu această criză unele transformări au fost accelerate și aici mă refer în special la mutarea unor procese în mediul online și adaptarea interacțiunii cu consumatorii la noile condiții. Sunt convinsă că tot ceea ce a funcționat și a dat rezultate favorabile va fi păstrat și pe viitor.

În ceea ce îi privește pe colegii noștri, perioada aceasta a reprezentat o oportunitate de a ne apropia, în ciuda măsurilor de distanțare socială, de a le arăta că sunt importanți pentru noi și că noi, în calitate de companie, vrem să fim a doua lor familie, dar, cel mai important, în această perioadă am dat dovadă de solidaritate și responsabilitate. Din nou, am convingerea că vom păstra aceste noi atribute și le vom integra în ADN-ul nostru pe viitor.

Criza a scos la iveală trăsături și comportamente nobile. Ce a făcut concret compania dvs în acest sens? Cum a ajutat în efortul comun de combatere a pandemiei?

Am vrut să contribuim direct pentru a ajuta societatea românească să depășească această criză. Philip Morris România s-a alăturat inițiativelor de combatere a efectelor pandemiei de COVID-19 și a sponsorizat cu suma de 1 milion de dolari Societatea Națională de Cruce Roșie din România. Fondurile furnizate au fost folosite pentru achiziționarea de echipamente și aparatură necesare consolidării capacității sistemului medical de a trata pacienții infectați cu noul coronavirus. Cantina fabricii noastre pregătește zilnic 100 de porții de mâncare pentru familiile dezavantajate din Otopeni. Am donat măști de protecție mai multor organizații care se află în prima linie și ale căror stocuri erau insuficiente.

Am mobilizat și comunitatea de utilizatori IQOS după ce ne-am alăturat proiectului „Masa Bunătății”, o inițiativă HORA, Organizația Patronală a Hotelurilor și Restaurantelor din România. „Masa Bunătății” este un proiect care își propune să creeze un lanț al faptelor bune: companiile donează fonduri care sunt direcționate de către HORA restaurantelor partenere care pregătesc și livrează mese calde cadrelor medicale de la mai multe spitale din București, Deva, Brașov și Drobeta-Turnu Severin, precum și persoanelor fără adăpost din Sectorul 3. Utilizatorii IQOS pot dona puncte acumulate pe platforma IQOS Club, iar noi triplăm această donație și o transformăm în fonduri pe care HORA și restaurantele implicate le transformă în mese calde.

Am făcut toate lucrurile acestea pentru că am simțit că trebuie să le facem, că datorăm asta comunității din care facem parte. Sunt mândră că am făcut acest lucru, cu toții suntem mândri că am putut contribui.

Care sunt cele mai importante lecții de învățat din Testul COVID 19?

Sunt o serie de lecții de învățat, atât la nivel personal, cât și profesional – fiecare oportunitate reprezintă un prilej de învățare.

La nivel personal, am învățat încă o dată să ne testăm limitele. Cum să obținem un echilibru între viața personală și cea profesională, în mijlocul unei situații de criză reale, este una din lecțiile importante.

La nivel profesional, cred că este un test extrem de adaptabilitate, reacție rapidă la schimbări, ajustări permanente, colaborare și comunicare în echipă. În plus, suntem într-o etapă accelerată de acceptare a diversității și simt că, în ceea ce privește echipele cu care lucrez în mod obișnuit, ne-am apropiat chiar mai mult decât înainte de criză.