Digitalizarea firmelor, grăbită de pandemie

Foto: Adrian Floarea

Se vorbește de ani buni despre digitalizarea afacerilor, dar pandemia a grăbit puțin lucrurile și a obligat companiile să își regândească politicile, mai ales în contextul în care tot mai mulți angajați lucrează de acasă. Astfel, ceea ce era “nice to have” până acum câteva săptămâni, a devenit obligatoriu acum. Mai exact, soluţiile de digitalizare au devenit esenţiale pentru asigurarea continuităţii businessului.

În acest context, au crescut solicitările de certificate digitale calificate de semnătură digitală, dar și cele de soluții de arhivare electronică, după cum explică Adrian Floarea, Director General certSIGN.

Ei au pregătit un checklist cu tipurile de soluții care pot fi folosite în această perioadă și care răspund nevoilor clienților de continuitate a activității, de luare a deciziilor importante fără sincope, de menținere a proceselor, a volumului de vânzări și a randamentului la parametri normali. Astfel, certSIGN oferă aceste soluții fie din propriul portofoliu – certificate digitale pentru semnătură electronică, certificate digitale pentru autentificare prin VPN și certificate calificate SSL pentru securizarea site-urilor, fie prin parteneriatele pe care le au cu alți furnizori de tehnologie.

Mai în siguranță de acasă…

Pentru a putea oferi aceste servicii, compania a fost nevoită să își regândească propriul program și modalitatea de lucru a angajaților. Prima schimbare în cadrul certSIGN a avut loc pe 26 februarie, odată cu revenirea în țară a unei echipe de specialiști certSIGN din Elveția, unde primul caz de infectare cu coronavirus a fost confirmat pe 25 februarie. Preventiv, toți colegii care au efectuat călătoria au intrat într-o perioadă de lucru de acasă.

În plus, managementul companiei a început să se gândească serios la contextul creat de coronavirus și, cu mult înainte de a fi înregistrate primele cazuri în România, aveau deja un plan de continuitate a afacerii, pentru a facilita tranziția către lucrul de acasă, pentru a proteja echipa, dar și pentru a asigura derularea activităților uzuale ale companiei și prestarea serviciilor pentru clienți. Prin urmare, din 2 martie au demarat un sistem de lucru de acasă extins în vederea limitării riscurilor asociate COVID-19.

Astfel, toți angajații au efectuat prin rotație, munca de la domiciliu, timp de 2 săptămâni, recomandându-se limitarea ieșirilor și a contactului cu alte persoane. În același timp, Departamentul Resurse Umane al companiei a monitorizat gradul de expunere a angajaților. Toți angajații care s-au întors din călătorii (personale sau în interes de business) din țări cu risc de infectare au rămas în auto-izolare pentru o perioadă de 14 zile, iar deplasările de afaceri au fost mai întâi limitate, apoi suspendate.

Și de la birou

„În prezent, mare parte din procesele de suport se desfășoară la distanță, în condiții normale de conectivitate și de securitate cibernetică. Avem un sistem eficient de lucru la distanță, bazat, în principal, pe propriile soluții de optimizare a proceselor de lucru și de securitate cibernetică: certificate digitale pentru semnătură electronică, certificate digitale pentru autentificare prin VPN și certificate calificate SSL pentru securizarea site-urilor, iar pentru asigurarea comunicării și colaborării eficiente între colegi, folosim o platformă de lucru colaborativ, în cloud”, spune Adrian Floarea.

Pentru cei care lucrează încă de la birou, au fost luat măsurile profilactice și de igienă pentru a preveni infectarea. S-a intensificat igienizarea tuturor spațiilor de lucru, cu o atenție sporită la zonele care implică interacțiunea directă cu clienții sau a zonelor cu expunere mai mare (spațiile de arhivare).

În ce măsură sunt afectați, cu toate aceste măsuri?

Activitatea certSIGN, în special cea de comercializarea a certificatelor digitale calificate de semnătură electronică, este human-intensive, în sensul în care clienții completează online pe site-ul certsign.ro datele necesare pentru emiterea certificatelor, dar mai urmează un pas, cel de confirmare a identității persoanei care face solicitarea, acțiune care trebuie făcută de un operator. Acest lucru se face față în față cu cel care solicită certificatul, ceea ce în actualul context e un risc. Însă, compania a luat toate măsurile recomandate de autorități pentru a proteja echipa, de la măsuri stricte de igienă și dezinfectare personală și a spațiilor de lucru, la instructajul zilnic al personalului și verificarea parametrilor de sănătate minimali, plus un program flexibil de lucru.

Deși au implementat soluțiile digitale presați de actuala criză din sănătate, este foarte probabil că firmele vor conștientiza efectul pozitiv al soluțiilor implementate, își vor da seama că pot răspunde mai rapid nevoilor clienților, în timp ce propriul business va deveni mai eficient și mai ușor de urmărit, după cum crede Adrian Floarea.

„Însă, purtați de mirajul eficienței, nu trebuie să uităm de realitatea siguranței datelor. Este obligatoriu ca o companie care face pasul către digitalizare să investească în securizarea echipamentelor și a rețelelor de comunicare. Știm că în ultima perioadă a crescut numărul incidentelor de securitate, prin campanii de phishing prin mailuri care conțin cuvinte precum COVID-19, coronavirus și nu doar asta. Așadar e important să fim vigilenți și să nu permitem furtul de date personale sau ale companiei pentru care lucrăm”, mai spune el.

Directorul General al certSIGN speră ca și interacțiunile cu instituțiile de stat din România să poate fi mutate în online. Spre exemplu, având ghișeele închise, ONRC permite transmiterea documentelor prin mijloace digitale, acțiune pentru care este necesar ca o companie care depune documentele să aibă un certificat digital calificat de semnătură electronică. Un alt exemplu de actualitate este certificatul de stare de urgenţă pe care companiile a căror activitate este afectată direct de măsurile luate în această perioadă îl pot obține doar dacă au la dispoziţie o semnătură electronică.

„Așadar, noi avem soluțiile tehnologice, know-how-ul și specialiștii. Ar mai fi nevoie de respectarea și aplicarea cadrului legislativ în domeniul reglementării furnizării serviciilor de certificare, așa cum este acesta definit de Regulamentul European 910/2014 (regulamentul eIDAS), în vigoare în toate statele membre UE, care reglementează interacțiunea în mediul electronic, mai simplă și mai eficientă pentru toate părțile implicate.”