Spune-mi cine ești și îți spun cât să plătești! Cresc costurile digitalizării pentru firme

Implementarea soluțiilor digitale în domeniul financiar-contabil a devenit o necesitate în România. Firmele se confruntă cu costuri semnificative când vine vorba de conformarea la reglementările impuse de autoritățile fiscale. De la software de contabilitate la soluții avansate de automatizare, costurile și investițiile variază în funcție de dimensiunea companiei și complexitatea activităților. Specialiștii TPA Romania, companie specializată în contabilitate, fiscalitate, audit financiar și consultanță juridică, subliniază că, deși digitalizarea poate aduce economii pe termen lung, costurile inițiale sunt considerabile.

Costurile inițiale pentru companiile mici și mari

Pentru o companie mică, digitalizarea proceselor contabile poate începe cu un buget modest. Investițiile inițiale pentru software de contabilitate și instruirea angajaților pot ajunge la aproximativ 1.000-2.000 de euro. Totuși, companiile care au volume mari de date și procese complexe, trebuie să aloce sume mult mai ridicate. În cazul acestora, costurile pentru implementarea unor sisteme integrate și personalizate pot depăși zeci de mii de euro.

Aceste investiții sunt necesare pentru asigurarea conformității cu reglementările fiscale tot mai stricte. Raportarea SAF-T și e-Factura, de exemplu, impun transmiterea fișierelor într-un format standardizat. Firmele trebuie să adopte soluții digitale avansate. Acest lucru presupune atât achiziționarea de software, cât și integrarea acestora în sistemele existente.

„Introducerea e-Factura a accelerat procesul de digitalizare, obligând companiile să adopte soluții digitale pentru emiterea și gestionarea facturilor. Aceasta măsură a fost esențială pentru creșterea transparenței fiscale și reducerea evaziunii, dar a reprezentat o provocare pentru firmele de dimensiune mai redusă, care au fost nevoite să investească rapid în tehnologie, adaptându-și bugetele din mers. În prezent, funcționarea unei companii fără digitalizarea proceselor contabile devine din ce în ce mai dificilă, afectând competitivitatea și eficiența operațională, dar, mai presus de toate, presupune costuri suplimentare în a răspunde cerințelor de clarificare venite din partea autorităților sau poate implica amenzi generate de calitatea datelor raportate”, explică Maria Junghiatu, partener în cadrul TPA Romania.

Provocările costurilor pentru companiile mici

Pentru firmele mici și mijlocii, digitalizarea nu reprezintă doar o oportunitate de a economisi resurse. Este un factor de eficiență. Totuși, provocările financiare sunt semnificative, în special din cauza costurilor de implementare și a necesității de a instrui personalul. Mulți angajatori se confruntă cu o rezistență la schimbare din partea angajaților. Aceștia din urmă nu sunt obișnuiți cu noile tehnologii. În plus, înlocuirea sistemelor vechi cu cele noi poate genera costuri suplimentare.

Companiile mici trebuie să planifice cu atenție aceste investiții și să aleagă soluții scalabile care să le permită să crească treptat. De asemenea, suportul tehnic și consultanța externă sunt esențiale pentru minimizarea riscurilor de neconformitate și pentru evitarea costurilor suplimentare generate de erori.

Impactul costurilor în raportarea fiscală

Un alt aspect important al costurilor pentru firme îl reprezintă raportarea fiscală. În România, cerințele privind raportarea SAF-T sunt mai detaliate și mai complexe decât în alte țări, ceea ce crește costurile pentru companiile cu filiale internaționale. Acestea trebuie să se conformeze reglementărilor fiscale locale și să implementeze soluții de raportare digitală care să răspundă cerințelor autorităților române.

Pentru a reduce aceste costuri, companiile pot opta pentru automatizarea proceselor, prin soluții precum RPA (Robotic Process Automation), care ajută la reconcilierea conturilor și la generarea rapoartelor. Totuși, aceste tehnologii avansate necesită investiții semnificative și integrare cu sistemele existente.

Digitalizarea ca factor cheie al succesului operațional

În pofida costurilor inițiale, digitalizarea proceselor financiar-contabile poate aduce economii pe termen lung. Automatismele eliminate costurile manuale, iar viteza de procesare se îmbunătățește considerabil. Implementarea tehnologiilor emergente, precum inteligența artificială și blockchain, poate contribui la reducerea erorilor și la creșterea eficienței operaționale. De asemenea, soluțiile de automatizare avansată asigură conformitatea fiscală și protejează firmele de riscurile de sancțiuni.

CITEȘTE ȘI: Digitalizarea mediului de afaceri din România în 2025

Pe termen lung, investițiile în digitalizare se vor dovedi esențiale pentru competitivitatea firmelor. În acest context, costurile inițiale vor fi recuperate pe măsură ce procesele devin mai eficiente și mai sigure.

Foto: ID 113307908 © Maren Winter | Dreamstime.com