Amintiri profitabile: Cum ajută lecțiile trecutului în modelarea viitorului organizației
”Avem o echipă nouă de manageri străini, care vin cu idei pe care noi le-am propus și le-am testat acum 6-7 ani. Strategiile respective au fost implementate, testate și am constatat că poate ar fi mai bine să le abandonăm, pentru că nu aveam rezultatele la care ne așteptam. Nu înțeleg de ce nu le spune nimeni că proiectele propuse de ei au mai fost încercate și s-a dovedit că nu aduc rezultatele așteptate”, am auzit, recent, de la un specialist IT care lucrează în aceeași organizație de peste 12 ani.
Doar unul dintre cinci lideri din organizațiile din România (mai exact 21%) susține că, atunci când încheie un proiect, discută cu colegii despre lecțiile învățate, arată rezultatele celei de-a treia ediții a studiului de piață ”Agile la puterea RO”, realizat de compania de training și consultanță Ascendis.
Deși majoritatea liderilor din companii cunosc importanța așa-numitei ”memorii instituționale” și a faptului că lecțiile trecutului pot aduce îmbunătățiri majore în viitor, alocarea de timp și de efort pentru a schimba sau îmbunătăți aspecte care nu funcționează în companie rămâne un aspect deficitar în surprinzător de multe organizații din cele mai diverse domenii de activitate.
Ca organizație ce vrea să construiască produse și servicii pentru viitor, să te uiți în urmă cu un ochi critic și cât mai obiectiv cu putință este esențial pentru a putea adopta schimbările și îmbunătățirile care te fac mai performant și mai competitiv, mai cu seamă în contextul în care realitatea economică este într-o permanentă dinamică.
Cu toate acestea, unii lideri nu văd rostul ”pierderii de timp” cu discutarea proiectelor încheiate (cu succes sau nu) și poate că nici consultanții pe care i-au avut la dispoziție nu au știut cum să explice mai simplu importanța retrospectivei ca instrument. La sugestia unei colege care s-a preocupat în ultima vreme de înțelegerea conceptului Agile, unde retrospectiva reprezintă un instrument esențial, am întrebat ChatGPT cum ar exemplifica retrospectiva unui copil de 10 ani, iar rezultatul cred că poate fi un bun model și pentru liderii din business:
”Să ne imaginăm că ai un mic magazin de jucării. Ești foarte pasionat de jucării și vrei să ți le vinzi pe toate. Dar uneori apar situații în care nu reușești să vinzi toate jucăriile sau poate unele jucării nu sunt atât de populare pe cât te-ai așteptat. Aici intervine retrospectiva. După o anumită perioadă de timp, poate o lună sau o săptămână, te oprești și începi să te gândești la cum a mers afacerea ta în acea perioadă. Și faci acest lucru împreună cu restul echipei tale.
În prima etapă, începi prin a te gândi la lucrurile bune pe care le-ai realizat în timpul acelei perioade. De exemplu, poate ai vândut multe mașini de jucărie sau ai avut clienți fericiți care s-au bucurat de produsele tale.
Apoi, treci la partea distractivă – găsești o metodă amuzantă de a discuta despre lucrurile care nu au mers atât de bine. Poți face o listă de «ce ar fi putut merge mai bine» sau poți desena fiecare problemă într-o schiță haioasă. Este important să nu te simți vinovat pentru aceste lucruri, ci să le vezi ca pe o oportunitate de a învăța și de a crește.
După ce ai identificat lucrurile pe care ai vrea să le îmbunătățești, vine partea cea mai importantă – găsești soluții! De exemplu, dacă nu ai vândut multe păpuși în ultima lună, poți veni cu idei noi despre cum să le faci mai interesante sau să le promovezi într-un mod mai atractiv.
Și acum vine partea distractivă și constructivă. Cu ajutorul echipei tale, puneți în practică ideile pe care le-ați dezvoltat. Puteți face schimbări mici sau mari în modul în care vă desfășurați afacerea și vă adaptați în funcție de nevoile clienților.
Și astfel, o retrospectivă de business te ajută să înveți din experiență și să te dezvolți. Nu trebuie să te superi pe lucrurile care nu au mers bine, ci să cauți mereu moduri de a face lucrurile mai bune și mai distractive în viitor” – exemplu generat de ChatGPT.
Asemenea copilului din exemplul de mai sus, care nu trebuie să se supere pentru că vânzarea de jucării nu a mers conform planului, nici liderul din organizație nu trebuie să mai ascundă sub preș problemele pe care le-au întâmpinat echipele în proiectele din trecut. Iar discuțiile în acest caz sunt o investiție, nu o pierdere de timp.
Și, poate chiar mai important decât lecțiile învățate la final de proiect, retrospectivele pot genera corecții extrem de utile chiar și în timpul derulării sale. Organizate în mod recurent, la intervale de timp preferabil egale, retrospectivele pot deveni ocazii perfecte pentru a discuta despre livrabilele proiectului, dar și despre îmbunătățirile posibile aduse modului de colaborare al echipei de proiect: planificarea activităților, estimarea efortului necesar, competențele suplimentare necesare, productivitatea instrumentelor utilizate sau rezolvarea dependențelor și blocajelor.
Retrospectiva este un instrument esențial în cadrul oricărei organizații, deoarece permite o analiză și evaluare a activităților anterioare. Aceasta oferă oportunitatea de a învăța din greșeli, de a îmbunătăți procesele și de a recunoaște eforturile individuale și de echipă. Prin crearea unui mediu sigur și deschis, retrospectiva promovează o cultură a învățării și îmbunătățirii continue, contribuind astfel la succesul pe termen lung al organizației. Practica retrospectivei insuflă treptat în cultura organizațională principiul care afirmă că greșeala este inerentă oricărei activități și de aceea nu trebuie ascunsă sau pedepsită, dar repetarea aceleiași greșeli este o dovadă de netăgăduit a lipsei de progres.
În ediția din acest an a studiului ”Agile la puterea Ro”, distribuită cu Revista CARIERE, veți putea citi mai multe despre importanța retrospectivei ca instrument de business. Cercetarea, realizată pe un eșantion de peste 250 de lideri din companiile din România în perioada decembrie 2022 – martie 2023, aduce noutăți și despre cele mai noi tendințe întâlnite în companiile din România în materie de practici Agile.
Acest articol este preluat din ediția print a Revistei CARIERE nr. 284
Pentru abonare, click aici
