Comunicarea internă în organizații: Cât este de importantă?

Comunicarea este esențială în orice fel de relație, personală sau profesională. Deși comunicarea este considerată o valoare esențială în viață și în toate companiile și promovată în toate materialele (website, intranet, broșuri, prezentări, pagini social media etc.), netranspusă în comportamente și acțiuni la nivel individual și la nivel de companie ea rămâne doar la nivel verbal.

Corina Neagu, fondator al DARE Development Advice & REsources, Trainer şi HR Consultant este de părere că cel mai problematic concept este chiar acela de comunicare, în condiţiile în care, urmându-l pe Franck E.X. Dance, îi putem asocia cel puţin 15 înţelesuri:

1. Schimb verbal de gânduri sau idei;
2. Proces prin care noi îi înţelegem pe alţii şi, alternativ, ne străduim să fim înţeleşi de ei;
3. interacţiune (chiar la nivel biologic);
4. Proces care ia naştere din nevoia de a reduce incertitudinea, de a acţiona efectiv şi de a apăra sau întări eul;
5. Proces de transmitere a informaţiilor, ideilor, emoţiilor sau priceperilor, prin folosirea simbolurilor (cuvinte, imagini, figuri, diagrame etc.);
6. Transfer, schimb, transmitere sau împărtăşire;
7. Proces care uneşte părţile discontinue ale lumii vii;
8. Proces care face comun mai multora ceea ce este monopol al unuia sau al unora;
9. Totalitate a mijloacelor de transmitere a mesajelor militare, a ordinelor etc. (telefon, telegraf, radio, curieri);
10. Proces de îndreptare a atenţiei către o altă persoană în scopul reproducerii ideilor;
11. Răspuns discriminatoriu (sau constant) al unui organism la un stimul;
12. Transmitere a informaţiei (care constă din stimuli constanţi) de la o sursă la un receptor;
13. Proces prin care o sursă transmite un mesaj către un receptor cu intenţia de a-i influenţa comportamentele ulterioare;
14. Proces de tranziţie de la o situaţie structurată în general la o altă situaţie, aflată într-o formă preferată;
15. Mecanism prin care este exercitată puterea.

Cum “arată” o comunicare bună

Unde duce o comunicare bună, unde duce o comunicare proastă într-o organizație?

În primul rând este necesar să stabilim ce înseamnă comunicare bună și ce înseamnă comunicare defectuoasă.

“O comunicare bună înseamnă o bună cunoaștere de sine și o comunicare eficientă – cea care transmite un mesaj bine conturat în cuvinte bine alese, însoțite de un ansamblu de comportamente non-verbale sincronizate cu mesajul verbal, întărindu-l. Comunicarea eficientă este cea care se bazează pe ascultarea atentă, empatică, eliberată de propriile judecați și opinii, care surprinde nevoile celuilalt, așteptările de la tine,  ca partener de dialog”, explică Corina Neagu.

Unde duce comunicarea defectuasă

O comunicare defectuoasă se manifestă prin:

• Lipsa constantă de claritate în jurul proiectelor;
• Roluri și responsabilități lipsite de sens și structură pentru angajați;
• Angajații primesc mesaje diferite de la persoane diferite;
• Comunicare pasiv-agresivă;
• Nimeni nu ascultă pe nimeni;
• Comunicare constantă în afara orelor de program;
• Lipsa feedbackului;
• Limbaj agresiv, insulte, bătăi, lovituri și alte agresiuni, denigrările eliberate la adresa celorlalți, critică sistematică, atitudini despotice sau umorul sarcastic.

“Lipsa de comunicare sau comunicarea defectuoasă afectează atât la nivel individual, cât și organizațional, creează confuzie și un climat de muncă toxic și demotivant.

Comunicarea eficientă ajută la crearea unor relații echilibrate și în congruență cu valorile, principiile și gândurile noastre, pe când comunicarea defectuoasă contribuie major la conflicte și relații disfuncționale”, adaugă specialistul în resurse umane.

Cine este responsabil de felul în care se comunică într-o companie

Fiecare dintre noi este responsabil de felul în care comunică și de alegerile pe care le face în relațiile cu cei din jur.

Oficial, la nivel organizațional, existe persoane care se ocupă de comunicarea internă (HR, departament sau persoană dedicată, managerii de departament etc.).

Comunicarea internă se referă la schimbul de mesaje ce se realizează în interiorul organizaţiei, atât pe verticală cât şi pe orizontală. Comunicarea este formală atunci când mesajele sunt transmise pe canale prestabilite. Atunci când informaţiile circulă prin canale ce nu înscriu în sfera relaţiilor de subordonare, este vorba de comunicare informală.

Comunicarea este o stradă cu două sensuri, crede Corina Neagu, și pentru ca această să fie cât mai eficientă este necesar:

• Să fim prezenți în discuție și atenți;
• Să ascultăm cu răbdare;
• Să exprimăm clar și transparent gândurile noastre;
• Să fim atenți la limbajul corpului;
• Să ne clarificăm nouă în primul rând ceea ce vrem să transmitem;
• Să fim atenție la cuvintele folosite, deoarece cuvintele cu conotație negativă și/sau agresivă pot avea un impact foarte mare, și indicat ar fi să ne concentrăm asupra cuvintelor cu conotație pozitivă;
• Să nu răspundem la primul impuls dacă suntem atacați verbal;
• Să ne ajustăm limbajul în funcție de audiență;
• Să ne asigurăm că audiența a înțeles corect mesajul transmis.

Misiunea comunicării interne la nivel organizațional constă în:

• asigurarea ca angajaţii înţeleg şi sprijină schimbările care au loc în organizaţie;

• formarea şi influenţarea culturii organizaţionale în procesul de adaptare la schimbările ce au loc în mediu;

• influenţarea în mod pozitiv a atitudinii şi comportamentului angajaţilor.

“O astfel de strategie de comunicare poate fi realizată numai prin intermediul unui proces managerial de tip participativ.

Un management autoritar, care nu încurajează feedback-ul şi participarea, care promovează relaţii relativ rigide între palierele şi departamentele organizaţiei, nu are suficiente resurse pentru schimbarea mentalităţilor și comportamentelor, schimbări absolut esenţiale pentru construirea unei culturi organizaţionale sănătoase”, adaugă Corina Neagu.