Arta de a negocia stiintific

Conferinta Internationala
de Negociere

In data de 4 mai 2005 va avea loc conferinta cu tema “Negocierea – instrument determinant in dezvoltarea afacerii”. Radu Ionescu, consultant negociator la RDI, este organizatorul acestui eveniment.

In aceasta calitate, i-am solicitat sa ne explice ratiunea pentru care abia acum are loc o conferinta internationala pe tema negocierii in Romania si ce obiective si-a propus sa atinga: “In Romania, acum incepe sa fie constientizata nevoia de negociere profesionala. Societatea romaneasca a parcurs un drum de tranzitie de la dictatura – unde totul era dinainte stabilit si, cel putin teoretic, nimic nu se negocia – la o economie de piata in care coordonarea tuturor activitatilor depinde de modul in care oamenii inter-relationeaza. Negocierea transcede mediul de afaceri si tinde sa devina un instrument de reglare sociala. Am simtit ca acesta este momentul in care negocierea e bine sa fie prezentata din perspectiva unor specialisti de talie internationala pentru ca cei interesati sa inteleaga mai bine conceptele si posibilitatile pe care un proces de negociere corect le poate oferi.”

“Negocierea este o arta,” continua Radu Ionescu. “Dar, ca orice arta, contine si tehnica. Daca talentul este nativ, tehnica se deprinde prin educatie si exercitiu. Buna cunoastere a unui domeniu de activitate ajuta la cresterea performantei in negociere, dar nu este suficient”. Asadar, competentele unui bun specialist si buna cunoastere a industriei nu pot suplini lipsa abilitatilor de negociere.

Reteta? Informatie,
atitudine si competenta

Daca asimilam negocierea cu o disputa eleganta intre doi sau mai multi parteneri, trebuie sa avem in vedere si un arsenal adecvat. As pune informatia despre partener pe primul loc in lista pregatirilor. Radu Ionescu imi confirma supozitia: “Informatia despre partenerul de negociere este unul dintre elementele necesare pentru a avea o pozitie avantajoasa in negociere. Dar un numai! Atunci cand ne pregatim pentru o negociere de fapt asta facem. Incercam sa identificam sursele din care putem extrage avantaje. Piata, in general, ne ofera multe posibilitati, atitudinea cu care abordam negocierea, competenta noastra in domeniu si multe altele sunt intotdeauna elemente care ne ajuta.”
Comportamentul economic transparent nu este tocmai caracteristic mediului de afaceri romanesc. Specialistul in negociere nu vede in asta o particularitate romaneasca. Obstacolele, daca exista, constau mai degraba in nefunctionarea pietei libere in parametrii normali si in lipsa unei educatii de afaceri. Ambele motive sunt considerate normale pentru o societate in tranzitie si vor disparea intr-un timp relativ scurt.

Trebuie sa recunoastem cinstit ca nu intotdeauna marcam puncte castigatoare in finalul negocierii. Oamenii din vanzari ar putea cel mai bine depune marturie despre asta sau despre gustul amar cu care raman uneori, la finalul unei tranzactii esuate. “Gust amar inseamna insatisfactie”, confirma si Radu Ionescu. “Insatisfactia este un sentiment. A fi om presupune a avea sentimente. Din aceasta perspectiva, si eu am avut insatisfactii. Pe de alta parte, a fi profesionist in ceea ce faci presupune a nu te lasa influentat de sentimente. Presupune sa gasesti intotdeauna calea de a-ti mentine atitudinea pe care ti-o propui, fara ca procesul de negociere sa te influenteze.”

Capcanele negocierii

Prin urmare, se tinde catre profesionalizarea negocierii. Facem apel la managerul RDI sa ne dezvaluie cateva dintre secretele care deosebesc maestrii negocierii de cei care o fac intuitiv. “Pe cat de inventiva este mintea omeneasca, pe atat de variate pot fi modurile de a fi atras in capcana. Insa orice forma ar avea capcanele, atunci cand reusesc sa-si atinga scopul, toate au in comun un element: disponibilitatea noastra de a ne lasa prinsi. Majoritatea capcanelor se bazeaza – dupa cum stim si de la vanatoare – pe momeli. Am vrea sa sau ne-ar placea sa si ne dorim atat de mult, incat ajungem sa vedem realitatea modelata de aceste dorinte. Acesta este momentul in care momeala isi face efectul. Cea mai mare capcana in negociere este in mintea noastra.”

Nu ajunge sa stii tot sau cat mai mult despre partenerii de afaceri. Procesul negocierii presupune si o doza semnificativa de calitati de psiholog. As indrazni chiar sa afirm ca adesea, la finalul unei tranzactii, realizam ca am fost manipulati.

“Din perspectiva negocierii, business-ul se poate traduce prin fenomen tranzactional. Oamenii sunt pusi in situatia fie de a lua, fie de a da. Business-ul este asociat cu notiunea de profit. Orice am face si oricum ne-am comporta, la sfarsitul zilei trebuie sa vedem profitul. Asta inseamna ca, instinctiv, avem tendinta de a lua cat mai mult si a de a da cat mai putin. Negocierea insa presupune si acordul celeilalte parti. Cum il facem sa accepte sa ne dea cat mai mult si sa ne ia cat mai putin? Cu alte cuvinte: cum il influentam sa accepte varianta noastra? Solutii sunt multiple, insa toate se leaga de psihologie. Intr-un proces de negociere as zice ca totul este business si totul este psihologie. Se intrepatrund. Manipularea are o conotatie negativa. Este atunci cand influentam pe cineva sa faca ceva impotriva intereselor lui. In negociere, manipularea poate fi o metoda de a-ti atinge obiectivele. Asta atunci cand printre obiective nu se regaseste si relatia. Pentru ca manipularea are un imens potential de destabilizare a unei relatii. Business-ul modern se bazeaza pe consolidarea relatiilor in timp. In societatile civilizate, manipularea este folosita din ce in ce mai putin”.

Se pune problema cum se desfasoara negocierea atunci cand cei doi actori sunt sensibil inegali. “Solutia pentru demontarea pozitiei de forta a unuia dintre eroii unei negocieri sta in inventivitate”, spune Radu Ionescu. “Cea mai indicata solutie intr-o astfel de situatie este amanarea sau evitarea negocierii, din partea celui mai slab. Dupa care trebuie cautate sau inventate solutii de reechilibrare a pozitiilor. Pentru ca, in ultima instanta, cel puternic este cel mai inteligent”.

Ce loc ocupa negocierea in
activitatea dv. si cat a contat experienta practica?

Experienta practica a avut probabil o importanta critica. Acumulasem ceva experienta din perioada in care m-am ocupat de relatia cu sindicatele, iar programul de doi ani (1970-1972) de cercetare pe teren, derulat la Shell, a inclus observarea negocierilor din domeniul productivitatii si al salariilor dintre angajatii si managerii marii companii petroliere. Au urmat patru ani de cercetare la o berarie scotiana, in domeniul muncii si al negocierilor inter-departamentale si comerciale.

Astfel, expertiza mea s-a construit pe baze practice, niciodata pe teorie. In anii care au urmat, pe langa traininguri si lucrari scrise despre negociere, mi-am dedicat timp si pentru consiliere in domeniul negocierii, formularea de strategii si dirijarea de negocieri ale transferurilor, pentru organizatiile din sectorul public, dar mai ales pentru companiile comerciale. Aceste experiente practice formeaza o mare parte din programele de training pe care le sustin si promovez.

Care este necesitatea
unei structuri in procesul
de negociere?

Structura inerenta, comuna tuturor negocierilor (pe parcursul celor patru faze) este agenda negocierilor, experienta participantilor, nivelul cultural sau al dezvoltarii socio-economice ale momentului in care se desfasoara negocierile. Negocierea – ca proces – este universala.

Ordinea in care apar cele patru faze – Pregatire, Dezbatere, Propunere si Aranjament propriu-zisa – nu este in mod obligatoriu lineara. Fazele se pot desfasura si se pot repeta in orice ordine. Continuturile comportamentale ale fiecarei faze sunt usor de identificat si se impart in comportamente care sprijina progresul negocierii si comportamente care impiedica traiectoria progresului catre solutionare. Trainingul poate reduce incidenta comportamentelor care impiedica negocierea si dezvoltarea celor care o sprijina.
Intelegerea rolului pe care il are fiecare faza si aplicarea lor in lumea reala determina o mai mare incredere si negocieri mai eficiente, de obicei pentru ambele parti.

Nu ai nimic de oferit. Dar ai nevoie de ceva de la partenerul tau. Ce optiuni ai?

Negocierea este definita ca “procesul prin care obtinem ceea ce vrem de la cineva care vrea ceva de la noi”. Se bazeaza pe schimbul intre ceea ce avem noi si vor ei si ceea ce au ei si vrem noi. Negocierea se invarte in jurul termenilor acestor schimburi. Daca se intampla sa nu detineti nimic din ceea ce vrea partenerul dv., inseamna ca negocierea nu este modalitatea potrivita prin care sa obtineti ce va doriti. In cazul acesta, fie negociati fara sa obtina ceea ce doriti, fie gasiti un alt partener care sa vrea ceva din ceea ce aveti. Desigur, se poate sa fie nevoie sa va petreceti ceva mai mult timp pentru a descoperi ce vrea partenerul. Daca esuati, puteti incerca sa-l convingeti, sa-l determinati sau sa-l constrangeti sa va dea ceea ce doriti, dar nici una dintre aceste metode nu inseamna negociere.

Negocierea, placerea sau durerea
de cap a fiecaruia

Desi am fi tentati sa gandim negocierea doar intr-un cadru comercial, sunt tot mai numeroase vocile care largesc domeniul sau la aproape toate aspectele vietii noastre. Sorina Bradea – Managing Partner la firma de training si consultanta in management Romarketing si la SLG Roplus Thomas International, distribuitor exclusiv in Romania al sistemului de evaluare comportamentala Thomas – releva cele mai semnificative extensii ale negocierii.

Cadrul de desfasurare.

Cand negociem?

“Suntem din ce in ce mai constienti de faptul ca negocierea nu este doar abilitatea vanzatorului de a-si vinde produsele. Oriunde exista oameni, va exista si negociere. Daca definitia din DEX a termenului negociere este discutie cu scopul de a identifica termenii unui acord, opinia generala este ca un bun negociator este cel care reuseste sa obtina un targ bun!”, spune Sorina Bradea.

Negocierea in interiorul organizatiei este din ce in ce mai necesara. Si nu vorbim aici numai despre negocierea cu sindicatele. “Este vorba despre negocierea care are loc intre manager si subordonat – agrearea obiectivelor se face, in multe organizatii, tot pe baza negocierii; intre middle-management si managementul de top – negocierea bugetelor; intre membrii aceleiasi echipe – negocierea unor resurse limitate alocate departamentului. O alta zona de negociere este cea a resurselor umane – incepand de la pachetul de beneficii la intrarea in organizatie si pana la planul de cariera sau la cel de dezvoltare a angajatului. Negocierea apare in procesul de restructurare al unei firme, intre organizatia care este restructurata (se negociaza pachetele compensatorii) si firma care realizeaza outplacement-ul – se negociaza posibilitatea de a obtine posturi cat mai bune. Exista anumite profesii care, prin continutul lor, presupun un mare volum de negociere. Uneori este vorba despre negociere de contracte, alteori, despre negociere de resurse de orice tip. Astfel de profesii sunt cele din domeniul vanzari, logistica, marketing, achizitii, juridic, dar si posturi, cum ar fi: responsabil relatii industriale, ofiter de credite sau manager relatii cu clientii”. In general, gradul de implicare in negociere este legat mai mult de postul ocupat, decat de profesia aleasa. Ceea ce inseamna ca multi dintre cei care ajung in postura de negociator, invata cum sa negocieze. O ocupatie mai recenta, chiar daca nu o putem inca denumi profesie, este cea de mediator, care, printre alte abilitati, presupune si negocierea. In functie de domeniul in care se deruleaza procesul de negociere, tacticile pot fi total diferite, iar competentele necesare pot diferi si ele. Negociatorul care evolueaza de la etapa de “novice” la cea de “negociator complet”, trecand prin “negociator competent”, va ajunge sa gestioneze situatiile si problemele in functie de complexitatea lor, de cei implicati, etc.

Extensia negocierii
in viata privata

Nu putem limita discutia despre negociere la cadrul exclusiv al unei organizatii. “Din momentul in care copilul incepe sa inteleaga ce se petrece in jurul lui, incepe sa negocieze! Mai intai prin limbajul non-verbal, continuand apoi cu limbajul articulat. Va negocia cu parintii, cu tovarasii de joaca, cu colegii si cu profesorii, ajungand in cele din urma, ca adult, sa negocieze de cate ori doreste sa-si atinga obiectivele profesionale sau personale”, arata Sorina Bradea.

Este interesant de observat ce se intampla cu acei copii care se obisnuiesc din familie cu negocierea. “Acolo unde parintii nu spun pur si simplu nu, refuzand orice discutie, ci accepta sa asculte si opinia copilului si incearca sa-i inteleaga nevoile. Ca urmare a unor cercetari, s-a constatat ca acolo unde negocierea cu copiii a fost refuzata in permanenta, acei copii au avut manifestari rebele, agresive, incercand intotdeauna sa-si impuna punctul de vedere fara a tine seama de asteptarile celorlalti. In familiile in care parintii si copiii negociaza planurile de vacanta, actiunile comune, atitudinea copiilor este cea de disponibilitate. Ei invata de la parinti ca emotiile se pot controla, pentru a nu transforma o problema intr-un conflict, ca ascultarea conduce la intelegere, ca totul se poate rezolva impreuna”. Totusi, exista si lucruri care nu pot fi negociate. “Sanatatea, problemele de siguranta ale copiilor, valorile morale. Poate ar trebui sa transferam aceste exemple si in relatiile de afaceri!”

Putem fi intotdeauna castigatorii
unui proces de negociere?

“Depinde ce asteptam ca rezultat al negocierii!”, nuanteaza Sorina Bradea. Negocierea presupune fie “castig-pierdere”, fie “castig-castig”. In cazul unei negocieri de tip “castig-castig”, va exista cu siguranta un compromis. Pentru a ajunge la un rezultat pe placul celor doua sau mai multe parti aflate in negociere, fiecare va trebui sa tina seama si de nevoile si asteptarile celorlalti. Este locul in care apare compromisul in negociere. Fie ca este vorba despre negocierea unei afaceri, despre negocierea unui post, despre negocierea unui contract pre-nuptial sau despre negocierea in familie. Negocierea de tip “castig-castig” are cu adevarat rezultatul scontat atunci cand cele doua parti pleaca cu o atitudine pozitiva de la negociere. Detasarea de emotiile proprii pe parcursul negocierii, pentru a aduce gradul de obiectivism necesar, este unul dintre ingredientele de baza ale negocierii. Se poate realiza? Da, printr-o foarte buna cunoastere a propriei persoane, conditie indeplinita de negociatorii de succes.