Assistant to General Manager

In multe companii, numele de "asistent" este similar cu cel de secretara, diferind doar gradul in care ocupantul postului este implicat in proiecte care presupun responsabilitati crescute. Exista insa situatii in care postul de executive assistant este ultima treapta pana la postul de manager, dar acest tip de post nu il vom analiza aici, fiind foarte rar intalnit in mediul economic romanesc.

In general, postul este menit sa degreveze managerul de anumite responsabilitati administrative, care ii pot ocupa mult timp din programul si il pot impiedica sa isi orienteze atentia catre subordonati, colegi, clienti, pentru supervizarea bunului mers al activitatii, si mai ales catre luarea de decizii importante pentru afacere. In aceasta situatie, o persoana organizata, care sa completeze detaliile formale ale deciziilor, sa comunice mai departe sarcinile de indeplinit, sa filtreze informatiile adresate managerului, sa ia masuri pentru a-i furniza acestuia informatiile necesare, este o parghie importanta pentru bunul mers al afacerii. Este un alt post care nu se remarca atunci cand toate lucrurile merg bine, dar a carui utilitate iese in evidenta imediat ce ocupantul postului nu isi indeplineste corect sarcinile.

Denumirea postului poate fi de executive assistant, administrative assistant, administrative secretary, assistant manager (pentru manageri din departamente diferite sau director general), office manager. Teoretic, exista mari diferente intre aceste posturi, ceea ce justifica denumirile diferite, dar in practica sunt folosite de fiecare companie dupa reguli proprii. De exemplu, denumirea de "executive assistant" poate defini un post in care se afla o persoana cu experienta in domeniu si care se pregateste sa preia cu timpul toate responsabilitatile managerului direct, pentru a deveni la randului ei manager al acelui departament/ acelei firme sau a putea inlocui cu succes managerul in lipsa acestuia (in cazul in care responsabilitatile managerului implica multe calatorii). Denumirea de office manager presupune responsabilitati administrative care servesc in general departamentele/afacerea, fara a exista o colaborare stransa cu un manager direct. Practic, postul apartine nivelului de middle management, pentru ca are capacitate de decizie asupra unor activitati si poate avea oameni in subordine. Vom descrie pe scurt cateva dintre responsabilitatile si cerintele generale pentru assistant manager, pastrand aceasta rezerva vizavi de utilizarea variata a acestor denumiri.

Obiectivul:

Ofera suport managerului direct in probleme legate de administrarea zilnica a afacerii/departamentului.

Responsabilitati:

• preia, transmite si indosariaza corespondenta din partea diferitelor entitati (parteneri, clienti, angajati) si redacteaza corespondenta catre acestia;
• pastreaza programul de intalniri al departamentului, stabileste intalniri la cererea managerului direct, redacteaza documentele necesare bunei desfasurari a intalnirilor;
• pregateste calatoriile de afaceri ale membrilor departamentului, inclusiv stabilirea itinerariului, achizitionarea biletelor de avion, rezervarea cazarii si inchirierea autoturismelor, dupa caz;
• mentine relatiile cu furnizorii de servicii/produse necesare pentru administrare, actualizeaza informatiile cu privire la acestia;
• asigura conditii optime pentru desfasurarea activitatii in locatia respectiva;
• rezolva in timp problemele administrative neprevazute;
• comunica managerului direct problemele aparute ce depasesc nivelul decizional;
• selecteaza informatiile necesare si redacteaza rapoarte pe subiectul solicitat de catre managerul direct, in legatura cu activitatea departamentului;
• efectueaza traduceri ale documentelor uzuale, atunci cand este necesar;
• propune modalitati de imbunatatire a activitatii administrative si implementeaza schimbarile aprobate de managerul direct.

Experienta necesara:

• studii superioare (management, limbi straine – constituie un avantaj);
• training-uri in domeniul administrativ;
• experienta in domeniu (in cazul unui post intr-o companie mare sau al subordonarii catre o pozitie de conducere in companie);
• experienta in domeniul financiar, marketing etc., pentru posturi in departamente specifice;
• cunostinte IT (MSOffice, MSOutlook) de nivel ridicat;
• cunostinte de dactilografiere;
• cunoasterea unor limbi straine (limba engleza prioritar).

Profil:

• abilitati de comunicare de nivel ridicat, scris si verbal;
• capacitate de organizare a activitatii si ordonare a locului de munca;
• capacitatea de a se concentra pe realizarea mai multor sarcini in acelasi timp;
• orientare catre eficienta, initiativa;
• abilitati dezvoltate de relationare inter-umana;

Pachet salarial:

Pentru acest post, salariul poate varia de la 150 de euro la peste 500 de euro, pentru un post foarte solicitant, unde experienta, capacitatea de organizare si rapiditatea realizarii sarcinilor este foarte importanta pentru bunul mers al afacerii. Este important la aceasta pozitie ca motivarea sa nu constea doar in salariu, ci si in adaptarea continutului muncii la personalitatea si capacitatile persoanei. De asemenea, automotivarea persoanei este importanta, pentru a putea identifica ariile de dezvoltare in domeniul cel mai potrivit. Deoarece este in mare parte un post rutinier, ocupantul obisnuit isi poate dori peste o perioada de timp sa se specializeze pe un anumit domeniu, pentru a avea satisfactia muncii. In acest caz, este de dorit implicarea persoanei in diferite proiecte unde sa poata avea un grad de responsabilitate mai mare si unde poate vedea direct rezultatele muncii sale si evolutia sa in cariera.