Cu atentie marita

Ce inseamna back office? Care este diferenta dintre back office si front office?

In front office ajung documentele de la clientela si tot aici se lucreaza pe aceste documente. De exemplu, ordine de plata, cecuri, bilete la ordin etc. Noi, in back office, avizam ceea ce lucreaza colegii nostri din front office. Semnaturi, stampile, toate aceste amanunte, dar care sunt importante. Este un fel de verificare. Noi suntem, ca sa spun asa, o a doua pereche de ochi. Prima pereche este cea din front office, care verifica si introduce datele, iar noi, cei din back office avizam si mai verificam o data. Acest lucru inseamna un control si o siguranta mai mare, pentru ca verificam aceleasi lucruri. Aceasta norma, cu verificarea si avizarea, a fost data de BNR tocmai pentru a nu mai exista scapari si dupa ce actele si documentele trec prin back office. La noi se strang toate aceste documente, nu ne ocupam doar de anumiti clienti, spre deosebire de colegii din front office. Dupa ce verificam toate actele, le stampilam si le ducem in compartimentul de Compensare. De exemplu, ordinele de plata pentru trezorerie trebuie sa ajunga acolo pana la ora 13.30. Colegii nostri din Compensare fac un centralizator cu toate sucursalele si apoi agentul de compensare se prezinta la sedinta de compensare din BNR. Dupa aceea, pana la ora 15.00, sunt de incasat cecurile si biletele la ordin. La fel, si acestea ajung la Compensare. Deci este un intreg circuit.

Cum se desfasoara practic aceasta activitate?

Suntem doua colege si ne impartim activitatea. Programul de calculator folosit nu ne lasa sa si verificam si sa si avizam. Colegele din front office verifica, semneaza si inregistreaza documentele primite de la clienti. Aceste documente sunt preluate de catre back office, adica de mine si de colega mea. Deci noi verificam corectitudinea inregistrarilor efectuate pe baza de documente de catre front office. In cazul in care noi sesizam o anumita neconcordanta intre inregistrarea din calculator si cea din document, rejectam documentul respectiv catre front office, pentru corectarea acestuia. In plus, pana incepe programul cu clientii, noi, cele care lucram in back office, sortam, aranjam si punem la mapele clientilor toate documentele care s-au derulat prin intermediul bancii in ziua precedenta, impreuna cu extrasele.

Difera pe undeva activitatea unui ofiter de cont din front office de cea a unui account officer din back office?

Sigur ca da. De exemplu, colegii din front office mai fac cumparari si vanzari de valuta, precum si plati externe, ceea ce noi nu facem. In plus, ei au intalniri cu clientii si e foarte stresant, din acest punct de vedere: suna telefonul, au un client in fata, trebuie sa gestionezi ambele lucruri in acelasi timp, trebuie sa fii foarte atent ce introduci in calculator, mai verifici si actele… E o munca mult mai stresanta.

In momentul in care verificati documentele unui client, ce anume urmariti?

De pilda, s-a introdus codul IBAN, care are 24 de caractere. Acest cod trebuie sa fie introdus corect. Alt lucru: mai nou, ordinele de plata de trezorerie se platesc on-line, fapt ce presupune introducerea a inca unui element – codul platii (ANAF). Si acesta este format tot din 24 de caractere. Ei bine, aceste 24 de caractere trebuie verificate. Daca in loc de cifra 0, pui cifra 1, nu merge. Nici macar nu-l recunoaste programul pe care il folosim. Daca aceste coduri vin gresite, iau legatura cu clientul respectiv si corectam greseala. Altfel nu ii pleaca ordinul de plata. Cu unele conturi lucrez atat de mult, incat am invatat condurile IBAN pe dinafara.

Ati avut situatii dificile?

Exista, de pilda, un cec de remis, in original, si mai exista si borderoul. S-a intamplat ca suma inscrisa in cec sa nu coincida cu cea din borderou. Cecul era de remis in favoarea bancii. M-am dus la colegii mei de la departamentul Credite, ei au luat legatura cu clientul si s-a refacut borderoul. In momentul in care sumele nu corespund, in teorie se spune ca trebuie sa iei in calcul suma scrisa in litere, nu cea in cifre. Si am intalnit si cazuri in care suma in litere nu corespundea cu cea scrisa in cifre. In aceste situatii, se ia legatura cu clientul si se reface ceea ce se poate reface. De exemplu, un client persoana juridica venise cu un bilet la ordin pe care era stampila altei firme. Am sesizat greseala si s-a reparat imediat .

Ce gen de greseli mai pot trece de dv.?

S-a intamplat sa inversam cifrele, dar au sesizat lucrul acesta colegii din Compensare. Daca se intampla (foarte rar) sa treaca de noi anumite greseli, de compartimentul Compensare nu trec. La sfarsitul fiecarei zile, ei verifica soldul contului BNR, conform extrasului.

Difera in vreun fel verificarea documentelor persoanelor fizice de cea a documentelor persoanelor juridice?

Nu. La noi ajung toate documentele. Diferenta este ca pe documentele de la persoanele juridice trebuie sa mai existe, pe langa semnatura, si stampila firmei. E mult mai complicat de verificat documentul unei persoane juridice, decat cel al unei persoane fizice. Verificarea documentelor unei persoane fizice ia cam 2-3 minute. In ceea ce priveste numarul de documente, inceputul lunii nu este chiar atat de aglomerat, dar, dupa aceea, lucram uneori la foc automat, fara sa ne ridicam de pe scaun. A doua jumatate a lunii este mai aglomerata pentru ca incep sa se plateasca darile la stat: CAS, trezoreriile etc. Pana pe 25 ale lunii platesc firmele. Vin cu un teanc de acte si trebuie sa le iei pe toate la verificat. Iar cifrele sunt inselatoare. Se mai intampla si greseli, dar se descopera in acceasi zi. La sfarsitul fiecarei zile se face jurnalul, pe baza caruia verificam actele. Acest jurnal este un fel de raport al operatiunilor realizate in ziua respectiva si este scos de calculator, in mod automat. Toate informatiile din acest jurnal sunt clasificate pe domenii: bilete la ordin, ordine de plata etc. La incheierea programului, comparam actele pe care le avem noi cu informatiile ce apar in jurnal. Cand una dintre operatiuni nu se regaseste in jurnal, verificam in calculator, vorbim cu colegii de la Compensare.

Ce calitati trebuie sa ai pentru a face aceasta meserie?

Calm, atentie, vigilenta. Iti formezi ochiul pentru a descoperi orice greseala. Trebuie sa fii o persoana ordonata si meticuloasa.