Dacă munceşti până la epuizare, e timpul să stabileşti nişte limite

Numai că nu se întâmplă aşa. Şi te afli la strâmtoare, între faptul că nu reuşeşti să faci tot ce ţi-ai propus şi sentimentul că s-ar putea ca problema să nu fie situaţia în sine, ci tu însuţi. Te simţi vinovat când vezi că toţi ceilalţi par să ducă până la capăt toate lucrurile pe care şi le-au propus, dar tu nu reuşeşti. Te îngrijorezi la gândul că, dacă ai cere ajutor sau ai spune „nu” când primeşti o sarcină suplimentară, toată lumea ar descoperi că eşti un impostor care nu adaugă suficientă valoare.

Este de înţeles să ai asemenea temeri, dar nu sunt neapărat justificate. Fiind specializată, ca Time Coach, în managementul timpului, am aflat că una dintre cele mai bune căi prin care poţi începe să obţii un echilibru între viaţa ta profesională şi cea personală este cea prin care începi să evaluezi aspectele programului tău de lucru într-un mod obiectiv şi pe baza unor fapte concrete, în loc să laşi ca deciziile tale să fie declanşate de un sentiment vag de frică. Indiferent cât de valoros ai fi ca membru al echipei, nimeni nu poate „îndesa” 100 de ore de lucru într-un program de 40 sau 60 de ore pe săptămână. Poţi începe să faci schimbări odată ce ai ajuns la concluzia clară şi fermă că aşteptările existente faţă de tine sunt într-adevăr nerezonabile şi că poţi stabili nişte limite într-un mod respectuos şi constructiv.

Iată cei cinci paşi pe care ai nevoie să îi urmezi ca să capeţi acea încredere de sine şi pe care poţi să îi aplici la nivel individual sau la nivel de grup – dacă ai responsabilitatea de a gestiona aşteptările oamenilor din echipa ta:

Pasul 1: Creează-ţi un buget de timp

Oamenii care îşi gestionează bine situaţia financiară urmează consecvent câteva principii. Pentru început, ei cheltuiesc numai atâţia bani câţi au, aşa că evită să intre inutil în datorii şi să suporte stresul şi cheltuielile inerente îndatorării. Ei se asigură, de asemenea, că îşi repartizează corect banii, astfel încât să aibă fonduri suficiente pentru tot ceea ce au nevoie să cumpere. În sfârşit, taie din cheltuieli acolo unde pot, având grijă ca această reducere să nu aibă vreun impact negativ semnificativ, şi se asigură că îşi plasează banii în investiţii care au o probabilitate ridicată de a aduce un câştig.

Aceleaşi principii sunt valabile şi pentru investirea eficientă a timpului. Ca să ai o imagine clară a volumului de muncă căruia îi poţi face faţă în mod rezonabil, ar trebui să începi calculând câte ore trebuie să „cheltuieşti” în fiecare săptămână. Dacă eşti înclinat să-ţi aloci timpul în mod exagerat în favoarea serviciului, poţi să faci calculele „de la coadă la cap”. De exemplu: scazi din cele 24 de ore ale unei zile numărul de ore de somn, drumul până la serviciu şi înapoi, angajamentele personale, exerciţiile fizice, îngrijirea personală.

Prin „angajamente personale”, mă refer la evenimente din orarul tău care sunt esenţiale pentru ca tu să te simţi o persoană împlinită. Acestea diferă de la o persoană la alta, dar în această categorie pot intra timpul petrecut cu familia, responsabilităţile pe care ţi le-ai asumat când te-ai oferit să ajuţi ca voluntar, activităţile sociale sau pasiunile personale, cum ar fi cântatul la pian. În categoria „îngrijire personală” intră perioadele de timp în care mănânci, faci duş şi te pregăteşti să pleci la serviciu sau în altă parte. Odată ce îţi dai seama care este bugetul tău zilnic de timp, poţi să-ţi calculezi bugetul săptămânal de timp, adunând totalurile la care ai ajuns în cazul fiecărei zile din săptămână. Pentru unii, fiecare zi va arăta la fel cu celelalte. În cazul altora, angajamentele lor personale creează variaţii mari ale bugetului de timp alocat de la o zi la alta.

Odată ce îţi dai seama care este dimensiunea reală a bugetului tău de timp, poţi să începi să evaluezi cât timp „te costă” diferitele acţiuni pe care le întreprinzi la serviciu în decursul unei zile de lucru. De exemplu, ai activităţi „de întreţinere”, cum ar fi să răspunzi la e-mailuri şi să îţi faci planuri, activităţi „de execuţie”, precum participarea la şedinţe şi realizarea unui raport, şi activităţi „de dezvoltare”, precum activităţile prin care interacţionezi cu ceilalţi şi îţi consolidezi relaţiile cu ei sau activităţile de marketing.

Eu îţi recomand să faci o listă cu toate activităţile zilei tale de lucru, apoi să îţi notezi pentru fiecare dintre ele o estimare iniţială a duratei sau un procentaj. De exemplu, 20 de procente din ziua mea de lucru sunt ocupate cu citirea e-mailurilor şi scrierea răspunsurilor la e-mailuri, 50 de procente sunt dedicate muncii pe care o depun pentru proiectele mele, iar 30 de procente se duc pe activităţi de dezvoltare.

Asigură-te că iei în considerare nu doar costul direct al unei anumite activităţi, ci şi costurile asociate. De exemplu, o şedinţă de o oră ar putea veni împreună cu cheltuielile de timp legate de şedinţă: 15 minute aferente timpului necesar zilnic pentru deplasare, 30 minute de pregătire şi 15 minute pentru activitatea de follow-up. Asta înseamnă că, de fapt, cheltuiala de timp se ridică la un total 2.25 ore. Aşa că, dacă lucrezi câte nouă ore pe zi şi nu vrei să îţi petreci în şedinţe mai mult de 50% din timpul tău, atunci lucrul acesta te limitează la o medie de două şedinţe pe zi şi zece şedinţe pe săptămână.

Pasul 2: Taie din „cheltuielile” de timp acolo unde poţi

De obicei, după ce ţi-ai creat un buget de timp, îţi dai seama că, într-adevăr, te-ai fi aşteptat că vei face mai mult decât ar fi încăput în totalul orelor pe care le ai la dispoziţie în fiecare zi. Dar asta nu înseamnă că a venit vremea să te duci în grabă la managerul tău. Mai întâi trebuie să te uiţi cu mare atenţie la modul în care îţi cheltuieşti timpul şi să tai din cheltuieli acolo unde poţi.

Una dintre persoanele care mi-au citit cartea a luat sfatul acesta în serios atunci când a intrat într-o mare criză de timp la serviciu. Iată cum a descris experienţa prin care a trecut:

„Mă confruntam (iarăşi) cu mult prea multe proiecte care concurau unul cu celălalt pentru timpul meu şi aveau acelaşi deadline şi mai încercam să jonglez şi cu alte proiecte continue sau pe termen lung, iar toate acestea îmi produceau foarte mult stres! Aşa că m-am întrebat ce anume îmi cauzează acel stres şi am încercat să mă ocup de lucrurile asupra cărora aveam control, fără să mai decid automat că voi lucra multe ore suplimentare ca să le pot face pe toate. De exemplu, l-am contactat pe unul dintre project managerii care se ocupau de proiectul pe termen lung, ca să aflu dacă este posibil să fac o pauză de două săptămâni în efortul pe care-l depuneam pentru a contribui la proiectul lui, iar el a fost de acord, după ce am negociat asupra câtorva lucruri. Deci am economisit circa 24 de ore, pe care le-am «eliberat» pentru următoarele două săptămâni. Apoi am atacat alte câteva aspecte ale problemei mele, în diverse moduri: recrutând un ajutor «part-time» suplimentar de la alt departament, ajustând sfera de acţiune a unuia dintre proiecte, câştigând o extindere a termenului de finalizare a altui proiect etc. În loc să mă simt copleşită şi să mă simt o victimă a circumstanţelor, m-am simţit ATÂT de puternică!”

S-ar putea să fii nevoit să iei asemenea măsuri extreme atunci când treci printr-o criză la serviciu sau s-ar putea să iei măsuri mai subtile, cum ar fi să nu mai participi la şedinţe care nu sunt esenţiale, să îi rogi pe colegii tăi să treacă în revistă toate lucrurile pe care vor să le discute cu tine în timpul unei întâlniri faţă în faţă, în loc să îţi trimită 50 de e-mailuri în decursul unei săptămâni, să te retragi dintr-un comitet, să îţi setezi pe „off” alertele pe care le primeşti automat când primeşti e-mailuri sau să petreci mai puţin timp ocupându-te de lucruri care nu trebuie să iasă perfect. Pune-ţi sub semnul întrebării presupunerile sau convingerile privitoare la ceea ce ar trebui să faci sau cât timp ar trebui să te dedici diferitelor activităţi. Nu te angaja să pui sarcini pe „lista ta cu lucruri de făcut” săptămânală dacă nu le mai poţi face loc în programul tău.

Pasul 3: Compară-ţi aşteptările cu realitatea

Odată ce te-ai obişnuit cu gândul că timpul tău este limitat şi ai profitat de câştigurile de timp obţinute rapid, va trebui să îţi rafinezi şi mai mult estimările, comparându-ţi aşteptările privind durata activităţilor cu timpul alocat şi cheltuit efectiv. De exemplu, poate că te-ai gândit că verificarea e-mailurilor şi trimiterea răspunsurilor ar trebui să dureze doar o oră din ziua ta de lucru. Numai că, atunci când vezi cât timp petreci în realitate cu e-mailurile, afli că de fiecare dată durează două ore, nu una. (Orice metodă de urmărire şi cronometrare este bună, dar, dacă vrei să fii precis, există instrumente precum RescueTime, care te pot ajuta să afli exact cum anume îţi petreci timpul în care lucrezi la computerul tău). Atunci când eşti pus faţă în faţă cu realitatea situaţiei şi o accepţi aşa cum este, va trebui să vezi dacă poţi lua măsuri pentru reducerea timpului dedicat unor activităţi, cum ar fi să scrii nişte răspunsuri mai succinte, să foloseşti instrumente precum TypeIt4Me sau să soliciţi, la serviciu, aplicarea unor strategii diferite cu privire la comunicarea prin e-mail. Dacă niciuna dintre aceste măsuri nu reduce timpul alocat acelor activităţi, atunci, în loc să te lupţi inutil cu realitatea, va trebui să îţi majorezi bugetul de timp alocat acelui domeniu.

Dacă foloseşti regula bazată pe proporţiile 80/20, metoda aceasta te poate ajuta să găseşti loc pentru toate în bugetul tău de timp. Numai că, pentru a o aplica, va trebui să accepţi pe deplin faptul că nu le poţi face pe toate şi că nu poţi să mulţumeşti pe toată lumea. De exemplu, când începi să te uiţi la valoarea diferitelor tale activităţi, s-ar putea să afli că trebuie să lipseşti de la şedinţele care te împiedică să te ocupi de sarcinile care au cea mai înaltă prioritate pentru tine.

Sau s-ar putea să descoperi că trebuie să cheltuieşti mai puţin timp decât te-ai aşteptat ca să obţii un impact de o dimensiune corectă şi cu adevărat necesară. De exemplu, dacă participi la evenimentul intern „Happy Hour” din compania ta şi stai doar 30-45 de minute, s-ar putea să obţii un impact aproape la fel de mare pe cât ai avea dacă ai sta două ore. Dacă pleci mai devreme, îţi rămâne timp să exersezi sau să finalizezi argumentarea unei propuneri, ceea ce îţi va aduce un câştig spectaculos raportat la investiţia de timp pe care ai făcut-o. Deşi s-ar putea ca unele dintre aceste alegeri să îi facă pe oameni să nu se simtă în largul lor – şi în special pe tine –, disconfortul pe termen scurt cauzat de schimbarea reacţiei tale naturale automate îţi va aduce o mare răsplată pe termen lung.

Pasul 4: Cere îndrumări

Dacă ai urmat paşii precedenţi şi tot nu îţi este clar ce mai poţi să faci, e vremea să îţi aduni curajul şi să ceri ajutor. Poţi să o faci într-un mod clar şi obiectiv, aşa cum este schiţat mai jos. Dar, înainte de aceasta, sporeşte-ţi încrederea în tine uitându-te încă o dată peste datele din bugetul tău de timp, amintindu-ţi că nu ai niciun motiv pentru care să te simţi vinovat sau ca şi cum ai fi înregistrat un eşec. Nimeni nu poate face imposibilul, aşa că simplul fapt că ţi-ai depăşit bugetul de timp nu este o judecată critică la adresa ta, ci un semnal că trebuie să faci ajustări în mediul tău.

Iată cum poţi să abordezi negocierile asupra bugetului tău de timp pe care le vei purta cu managerul tău sau cu oricine altcineva vrea să mai adauge câteva „lucruri de făcut” în programul tău:

– Adună-ţi toate datele: Asigură-te că ai o listă concisă cu proiectele de care te ocupi şi cu o estimare brută a duratei de timp necesare pentru a te ocupa de diversele sarcini şi a le duce la bun sfârşit. (Dacă ai trecut prin primii trei paşi, o să ai deja lista făcută).

– Creează o ilustrare vizuală: Această ilustrare ar putea fi la fel de simplă ca o pagină printată a calendarului tău săptămânal – cu şedinţe şi cu durata de timp necesară diverselor sarcini incluse în calendar – sau la fel de complexă precum un plan de proiect redactat „la scară completă”. Forma contează mai puţin decât atingerea scopului urmărit: acela de a arăta incongruenţa dintre timpul disponibil şi activităţile cerute.

– Prezintă informaţiile şi negociază, nu te lupta cu ceilalţi: În loc să vezi aceste negocieri ca şi cum ar fi o bătălie pe care o duci cu oamenii care vor ceva de la tine, abordează-le ca şi cum ar fi nişte sesiuni strategice în care lucraţi împreună pentru a maximiza valoarea pe care o poţi aduce prin contribuţia ta. Se poate întâmpla ca o sarcină să poată fi „retrogradată” pe lista de priorităţi, delegată altcuiva sau simplificată, astfel încât să ai mai mult timp ca să te poţi concentra cum trebuie pe sarcinile care sunt de înaltă prioritate. Atunci când procedezi în această manieră, faptul că soliciţi îndrumări în privinţa stabilirii priorităţilor nu va părea un gest lipsit de respect sau de nesupunere, ci s-ar putea să fie văzut drept un efort comun depus pentru a vă asigura că tu munceşti ţinând cont de realitatea limitărilor impuse de timpul pe care-l ai la dispoziţie.

Pasul 5: Continuă să reechilibrezi mereu

Din cauza naturii dinamice a vieţii şi a muncii tale, nu poţi să îţi stabileşti pur şi simplu programul şi apoi să îl laşi aşa cum este în următorii 10 ani. Va trebui să îţi echilibrezi şi să-ţi reechilibrezi programul în fiecare zi, în fiecare săptămână sau în fiecare lună. Asta înseamnă că, dacă într-o săptămână ai alocat greşit timpul necesar pentru o anumită activitate, va trebui ca în săptămâna următoare să revii asupra ei şi să îi reevaluezi durata. S-ar putea ca într-o săptămână să fii nevoit să te concentrezi complet pe pregătirea unei prezentări, aşa că săptămâna următoare o să îţi faci o prioritate din a te pune la curent cu lucrurile decise în şedinţele la care nu ai putut să participi sau a participa la şedinţele pe care le-ai reprogramat în săptămâna curentă.

La final, îţi ofer câteva cuvinte de încurajare: dacă exersezi ceea ce am conturat în acest articol, această practică te va face să devii nu doar mai sănătos şi mai fericit, ci şi mai împăcat. Atunci când începi să îţi accepţi limitele, va trebui să admiţi că nu eşti perfect şi că nu le poţi face pe toate, mai ales nu pe toate odată. Dacă ai fost cunoscut întotdeauna în echipă drept „perfecţionistul la care te poţi duce oricând, ştiind cu siguranţă că face orice”, s-ar putea ca această ajustare a comportamentului tău să îţi dea un sentiment de nesiguranţă cu privire la identitatea ta. Va trebui să redefineşti cine eşti, de exemplu să te consideri a fi „persoana care rămâne calmă şi face o treabă de înaltă calitate, pe care o termină la timp”, în loc de „colegul stresat care respectă nişte deadline-uri ridicol de scurte şi nu spune niciodată «nu»”. Această tranziţie va dura ceva timp, dar în cele din urmă îţi va da puterea de care ai nevoie ca „să te bucuri de călătorie” şi să le faci şi celor din jurul tău viaţa mai plăcută.

Elizabeth Grace Saunders este time coach şi fondatoarea firmei Real Life E Time Coaching & Training. Cartea ei cea mai recentă este „The 3 secrets to effective time investment: How to achieve more success with less stress”.