Tehnologia poate ajuta la integrarea veritabilă a noilor angajaţi

Ia în considerare următoarele statistici, care reprezintă nişte date generale, valabile la întreg nivelul Statelor Unite:

• Aproape 33% dintre noii angajaţi îşi caută un alt job în primele şase luni pe care le petrec în noul job. (Printre cei ce fac parte din Generaţia Mileniului, acest procentaj este chiar mai ridicat).
• Circa 23% dintre noii angajaţi pleacă din companie înainte de a ajunge să aniverseze primul an de când lucrează acolo.
• Costurile fluctuaţiei de personal sunt estimate a se întinde între 100% şi 300% din salariul angajatului înlocuit.
• Durează, în mod tipic, 8 luni până când un nou angajat ajunge la nivelul productivităţii depline.

Problema este că vieţile managerilor sunt mai aglomerate decât au fost vreodată, aşa că nu îţi este uşor, ca manager, să facă ceea ce este necesar pentru a te asigura că în primele luni pe care le petrece un nou angajat la compania el se simte cât mai binevenit este posibil, iar experienţele prin care trece sunt cât mai stimulative şi mai productive este posibil. Kristin Yetto, Senior Vice President of Human Resources la compania de e-commerce eBay – care intermediază prin site-ul său vânzările online între persoane fizice, precum şi între companii şi persoane fizice – arată că „atunci când angajaţii au un start prost într-o corporaţie, acest lucru poate avea nişte implicaţii majore asupra integrării [lor] pe termen lung”. Şi realitatea este că majoritatea companiilor – după cum recunosc proprii lor lideri – nu-i acordă o atenţie prea mare, sau chiar nu-i dau nici o atenţie, procesului prin care noii angajaţi sunt integraţi în companie, cunoscut sub denumirea de „onboarding”.

Şi totuşi, nişte studii recente sugerează că s-ar putea ca onboarding-ul să fie perioada cea mai critică din experienţa prin care trece un angajat la o companie – o perioadă care are un impact de lungă durată asupra dedicării, performanţelor şi retenţiei. Eu am fondat o companie numită Yoi ( cuvântul japonez pentru „a deveni mai bun”), pe baza unui fapt pe care îl observ de mult timp, şi anume că oamenii învaţă şi se dezvoltă cel mai bine mai degrabă prin „învăţarea ce are loc prin experienţă” şi prin relaţiile cu alţi oameni, decât prin învăţarea tradiţională prin care li se oferă soluţii sau prin învăţarea online – aşa-numita e-learning.

Companii precum Yoi, Workday (care furnizează software „la cerere” pentru managementul financiar şi cel al capitalului uman) şi Cornerstone OnDemand (care furnizează software pentru managementul resurselor umane, pentru învăţare şi pentru managementul performanţelor) au creat şi dezvoltat instrumente digitale menite să le ofere angajaţilor lor oportunitatea de a creşte profesional în acest mod mai practic. Aceste instrumente ajută la fluidizarea comunicării de la un capăt la celălalt al organizaţiei şi amplifică dedicarea angajaţilor pe tot parcursul duratei de angajare în companie. Yoi se concentrează în special pe călătoria de şase luni reprezentată de procesul de onboarding, oferindu-le managerilor şansa de a identifica domeniile care sunt problematice pentru noii angajaţi şi, apoi, de a interveni, înainte ca nişte probleme mici să devină unele mari.

Unul dintre cele mai mari obstacole aflate în calea unui onboarding eficient este timpul limitat (sau, mai bine zis, lipsa lui) de care dispun managerii pentru a face aşa cum trebuie lucrurile implicate de onboarding, deci pentru a-i evalua pe noii angajaţi, pentru a le oferi coaching şi a-i implica. Dar instrumentele digitale de evaluare a comportamentului şi intervenţiile digitale te pot ajuta să te concentrezi pe îmbunătăţirea şi măsurarea comportamentelor angajaţilor în 40 de domenii de interes, legate de cunoştinţele şi abilităţile specifice jobului, de competenţele de bază necesare în fiecare rol, de integrarea în echipă şi de îmbunătăţirea obiceiurilor în virtutea cărora muncesc oamenii.

Cam la fel cum site-ul cu produse de fitness Fitbit colectează principalii indicatori ai stării de sănătate fizică – introduşi pe site de clienţii săi sau proveniţi de la brăţările Fitbit pe care ei le poartă în timp ce fac mişcare – instrumentele digitale pentru onboarding îi pot ajuta pe manageri să colecteze principalii indicatori ce arată succesul, precum ”înălţarea” mai rapidă a curbei ce reflectă rata de creştere a productivităţii, ratele de retenţie mai ridicate şi nivelul mai ridicat al implicării angajaţilor. Gândeşte acest mod de măsurare ca fiind o „telemetrie pentru forţa de muncă” în care, datorită unei interfeţe accesate de pe desktop, managerilor le este mai uşor să ştie ce să facă în fiecare fază a procesului de onboarding, precum şi care este momentul cel mai potrivit pentru a face acel lucru.

Yoi oferă acces la un catalog ce se extinde mereu şi în care sunt agregate practici şi instrumente de evaluare ce asigură rezultate înalte de pe urma eforturilor depuse (practici precum desemnarea unui coleg care să îi fie alături noului angajat în procesul de onboarding, coleg supranumit Onboarding Buddy, sau practica Deep Dive, prin care un nou angajat face „o scufundare adâncă” într-un proiect împreună cu un coleg de echipă) şi, de asemenea, măsoară gradul de eficienţă al procesului de onboarding prin care trece un nou angajat. Managerii pot, de asemenea, să adapteze livrarea acestor sarcini şi instrumente de evaluare, precum şi a limbajului folosit – prin intermediul fişierelor de un anumit format şi cu o structură prestabilită (în original, „templates”) ce permit ajustarea la situaţia particulară a fiecărui nou angajat. Pe măsură ce se extinde, odată cu trecerea timpului, catalogul de sarcini şi evaluări capătă un grad de validare din ce în ce mai ridicat, din partea unei comunităţi de utilizatori care a devenit din ce în ce mai largă.

În trecut, o nouă angajată aflată în cea de-a doua lună de când lucrează în jobul ei ar fi fost îndrumată să participe la un curs de e-learning, în care ar fi fost învăţată cât de important este să aibă „conversaţii cruciale”, precum cea prin care solicită feedback. Prin contrast, s-ar putea ca un instrument digital să îi spună „apelează la colegul ce îţi serveşte drept Onboarding Buddy şi cere feedback asupra performanţelor recente pe care le-ai înregistrat în jobul tău”. Cu alte cuvinte, în loc să audă despre importanţa conversaţiilor cruciale, noua angajată poartă efectiv o asemenea conversaţie.

Până acum, am constatat că, în urma aplicării la eBay a unui program-pilot Yoi, noii angajaţi îşi intensifică activitatea până la stadiul în care devine o contribuţie productivă într-un mod mai efectiv şi mai eficient decât s-a întâmplat vreodată la eBay. Pe baza acestor rezultate, noi ne aşteptăm să vedem, de asemenea, şi o creştere măsurabilă a dedicării angajaţilor ce participă la acest program – o evoluţie pe care o putem urmări prin instrumentele de evaluare. Feedback-ul şi sprijinul sunt livrate nu doar noului angajat, ci şi unei reţele de „evaluatori” de încredere, în care sunt incluşi managerul său, colegul său cu rol de Onboarding Buddy şi noii săi colegi de echipă.

Aceste platforme ajută, de asemenea, la a-i asigura pe manageri şi pe cei de la departamentul de HR că noii angajaţi ating toate punctele de referinţă şi standardele necesare, printr-o experienţă de onboarding mai coerentă – mai ales în cazul echipelor care lucrează în locaţii îndepărtate. Procesul ajută, de asemenea, la creşterea transparenţei, în timp ce fluidizează comunicarea dintre manageri şi noii angajaţi.

Este important să nu considerăm că instrumentele de onboarding digitale ar fi un fel de înlocuitor ai interacţiunii umane. Aflate la mare distanţă de ceea ce a fost prezentat în filmul artistic „Her”, în care un sistem de operare de gen feminin a format o relaţie nesănătoasă cu utilizatorul ei, aceste instrumente sunt menite să-i sprijine şi să-i încurajeze pe utilizatori – atât pe manager, cât şi pe angajat – să formeze nişte relaţii productive şi durabile cu toţi noii lor colegi.

Keith Ferrazzi este CEO-ul Ferrazzi Greenlight – o companie ce furnizează servicii de consultanţă şi training bazate pe studii de cercetare – şi autorul cărţii „Who's Got Your Back”