Ce spune despre tine modul în care scrii e-mailurile?

Fiecare e-mail pe care îl trimiți transmite mai mult decât informația propriu-zisă. Tonul, structura, felul în care alegi cuvintele – toate acestea reflectă stilul tău de lucru, nivelul de profesionalism și chiar trăsăturile tale de personalitate. Astăzi, comunicarea scrisă joacă un rol esențial, iar felul în care redactezi e-mailurile poate influența semnificativ modul în care ești perceput de colegi, clienți sau parteneri de afaceri.

Iată câteva aspecte esențiale care îți pot dezvălui mai multe despre tine decât ai crede:

Ești organizat sau haotic?

Un e-mail clar, structurat logic și fără fraze confuze arată că ai o gândire organizată și că respecți timpul destinatarului. „Pe de altă parte, un mesaj dezordonat, care sare de la un subiect la altul, poate sugera că ai dificultăți în a-ți prioritiza ideile sau că nu acorzi suficientă atenție detaliilor“, spune psihologul organizațional Laura Munteanu, pentru Revista CARIERE..

Cum să îmbunătățești: Folosește paragrafe scurte, liste numerotate sau marcatori pentru claritate. Începe e-mailul cu o introducere concisă, explică subiectul principal și încheie cu concluzii sau pași următori.

Ești politicos sau prea direct?

Tonul folosit poate face diferența între un mesaj perceput ca profesionist și unul care sună abrupt sau chiar nepoliticos. Dacă e-mailurile tale sunt prea scurte și lipsite de formule de politețe, destinatarul ar putea simți că nu îți pasă de relația profesională cu el.

Cum să îmbunătățești: Include saluturi adecvate, formule de încheiere politicoase și un ton prietenos, dar profesional. De exemplu, în loc de „Trimite-mi raportul până la ora 14:00”, poți scrie: „Te rog să îmi trimiți raportul până la ora 14:00. Mulțumesc!”.

Ai atenție la detalii sau faci greșeli frecvente?

Greșelile gramaticale, typo-urile și exprimarea neclară pot transmite lipsă de profesionalism sau grabă excesivă. Un e-mail plin de erori sugerează că nu ai revizuit mesajul și poate diminua încrederea celorlalți în abilitățile tale.

Cum să îmbunătățești: „Citește e-mailul înainte de a-l trimite și folosește un corector gramatical. Dacă e-mailul este important, recitește-l cu atenție sau chiar lasă-l câteva minute și mai aruncă-i o privire, cu o perspectivă proaspătă“, mai spune specialistul.

Ești prea formal sau prea relaxat?

Stilul în care îți redactezi e-mailurile spune multe despre modul în care te raportezi la ceilalți. Dacă folosești un limbaj excesiv de formal, poți părea distant sau rigid. Dacă ești prea casual, riști să nu fii luat în serios.

Cum să îmbunătățești: Ajustează tonul în funcție de interlocutor. Un e-mail către un superior ar trebui să fie mai formal, în timp ce un mesaj către un coleg apropiat poate avea un ton mai relaxat. De exemplu, „Bună dimineața, domnule Popescu, atașez raportul solicitat” este potrivit pentru un superior, în timp ce „Salut, Andrei! Îți trimit mai jos raportul” este potrivit pentru un coleg.

Ești concis sau scrii prea mult?

Dacă e-mailurile tale sunt foarte lungi și conțin informații nestructurate, riști să pierzi atenția cititorului. Oamenii au un timp limitat și preferă mesaje care ajung rapid la subiect.

Cum să îmbunătățești: Fii scurt și la obiect. Dacă ai multe informații de transmis, folosește puncte esențiale și oferă detalii suplimentare doar dacă sunt necesare. O regulă bună este să păstrezi e-mailul sub 200 de cuvinte, dacă este posibil.

Ești proactiv sau lași lucrurile neclare?

Un e-mail care nu conține o concluzie clară sau nu precizează următorii pași poate crea confuzie. Dacă trimiți mesaje care necesită clarificări suplimentare, destinatarul ar putea avea impresia că nu ai prevăzut toate detaliile sau că nu ești suficient de organizat.

Cum să îmbunătățești: Încheie e-mailul cu o frază care specifică exact ce aștepți de la destinatar. De exemplu: „Aștept feedback-ul tău până miercuri, ora 12:00” sau „Te rog să îmi confirmi dacă această soluție funcționează pentru tine.”

Respecți timpul altora sau trimiți e-mailuri inutile?

Dacă trimiți prea multe e-mailuri, cu informații care nu sunt esențiale sau la ore nepotrivite, riști să fii perceput ca o persoană care nu respectă timpul colegilor.

Cum să îmbunătățești: Gândește-te dacă mesajul tău este cu adevărat necesar. Uneori, o scurtă discuție față în față sau un mesaj direct pe chat este mai eficient decât un e-mail lung.

Folosești emoticoane și abrevieri?

Dacă folosești multe emoticoane sau abrevieri, mesajele tale pot părea neprofesioniste, mai ales într-un context formal. De exemplu, „Mersi pt. info! 😊” nu este potrivit într-un e-mail de afaceri.

Cum să îmbunătățești: Folosește un limbaj corect, evită abrevierile și păstrează emoticoanele doar pentru conversații informale.

Fiecare e-mail pe care îl trimiți este o reflecție a ta. Modul în care comunici în scris poate influența percepția colegilor, superiorilor și partenerilor asupra profesionalismului tău. Un e-mail clar, politicos și bine structurat poate contribui la succesul tău profesional, în timp ce unul neglijent sau confuz poate crea obstacole în carieră.

CITEȘTE ȘI: Cum să îți controlezi stresul și anxietatea înainte de o săptămână de lucru

FOTO: ID 62027206 © Rawpixelimages | Dreamstime.com