Cum îţi organizezi e-mail-ul ca să câştigi timp
Tu decizi când vrei să îţi consulţi e-mail-urile, nu ele trebuie să îţi stârnească frisoane şi, la fiecare cinci minute, să vezi ce mai ai în inbox. O organizare bună are nevoie şi de mult autocontrol. Încearcă să îţi verifici e-mail-ul doar de două-trei ori pe zi. De exemplu, dimineaţa, când ajungi, după pauza de masă şi înainte de a pleca. Iar ca să nu fii deranjat, dacă ai setat e-mail-ul de serviciu pe smartphone sau tabletă, dezactivează alertele sonore. Acelaşi lucru este valabil şi dacă ai o alertă sonoră pe computer, dar lucrul ăsta este mai rar. Şi nu uita, că, doar în domenii precum jurnalismul sau comunicarea se cer răspunsuri rapide. Ei bine, între paragrafele pe care le scriu, eu îmi verific mail-ul, pentru că sunt jurnalist. Tu nu ai nevoie să o faci, dacă nu eşti 🙂
Nimic nu e mai stresant decât un e-mail cu mesaje necitite care se adună. Ce-ar fi să institui regula Inbox 0. Ce înseamnă asta? Încearcă, la finalul fiecărei zile de lucru, să nu ai niciun e-mail necitit sau neclasificat. Şi şterge fără milă e-mail-urile pe care le ţii ca să le citeşti… altădată, dezabonează-te de la news-letterele pe care nu ai timp să le citeşti şi de la ofertele comerciale pentru saltele, lenjerii de pat şi hăinuţe de copii, pe care, oricum, nu le-ai cerut. Un e-mail în care se adună doar mesajale importante este unul care se şi curăţă mai uşor.
Odată ce ţi-au rămas doar e-mail-urile importante, trebuie doar să le tratezi eficient. Dacă nu te poţi abţine şi mai deschizi, din când în când, e-mail-ul, îţi poţi întrerupe lucrul ca să răspunzi, dacă îţi ia doar două trei minute. Scapi, în felul ăsta, de multe mesaje care se acumulează în inbox. În niciun caz nu te întrerupe pentru un mesaj pentru care ai nevoie să te documentezi ca să răspunzi şi care îţi va lua cel puţin 10 minute. Îţi vei ieşi total din ritm. Şi nu uita că e-mail-urile nu se citesc în pauză, pauzele se fac cu rost.
Dacă urmezi paşii de mai sus, nu îţi vor rămâne multe e-mail-uri necitite. Pe care le vei putea organiza în dosare. Pe clienţi, pe evenimente, pe subiecte, îţi poţi face dosarele cum vei dori. Tot pentru uşurinţa arhivării, dar şi a muncii, te sfătuiesc să nu ai acealşi subiect la mai multe e-mail-uri. Asta ca să nu fie nevoie, când cauţi ceva, să deschizi e-mail-ul ca să vezi ce conţine.