Etajul digital, biroul adaptat nevoilor angajaților

Companiile se dezvoltă într-o lume în care granițele geografice nu mai reprezintă o limitare atât de mare. Limba pe care o vorbim, diferențele culturale, moneda sau locația fizică devin din ce în ce mai puțin un impediment în integrarea piețelor în economia globală.
Millenials, care, conform estimărilor, va reprezenta 50% din forța de muncă până în anul 2020, este generația care are preferințe și nevoi diferite când vine vorba de spațiul și de modul de lucru. Mai exact, ei au abilități digitale avansate, își doresc mobilitate, colaborare și posibilitatea de a alege.
Este cert că tehnologia ne schimbă viața zi de zi și ne face să regândim modul în care mun­cim, abilitățile și mediul de lucru. Suntem conec­tați oricând, oriunde; putem lucra utilizând echipamente diverse și la intervale orare flexibile.

Acestea au fost premisele și punctul de plecare pentru noul design al etajului digital al DB Global Technology, centrul de dezvoltare software al Deutsche Bank din București.
Proiectul a fost inițiat în 2016, pe fondul dezvoltării companiei și al nevoii de spațiu suplimentar, fiind finalizat în aprilie 2017, când echipele s-au mutat în noul spațiu. Implementarea acestui proiect a fost complexă, au fost implicate echipe locale și globale din Deutsche Bank, dar și parteneri externi din România și Germania, după cum precizează Iulia Cîrmaciu (foto), Head of HR DB Global Technology și Project Lead din partea beneficiarului pentru întregul proiect. Ea face parte din echipa DB în București încă de la deschiderea centrului, la începutul anului 2014.

Schimbare de comportament și de mentalitate

Iulia Cîrmaciu spune că organizația a început prin a realiza studii de utilizare a spațiului existent, interviuri, workshopuri cu angajații din centru. Au urmat apoi dezvoltarea conceptului, arhitectura, designul, construcțiile, inclusiv mobilierul și decorațiunile.
„Pentru că anticipam o schimbare de comportament și de mentalitate din partea colegilor noștri care urmau să se mute pe noul etaj, am decis că e important să facilităm integrarea lor și am rulat în paralel un amplu demers de management al schimbării”, explică Iulia, care a coordonat și acest proiect. Au fost organizate sesiuni de lucru și întâlniri regulate, cursuri pentru agenții de schimbare desemnați, pentru manageri și project manageri, comunicare constantă cu toți cei afectați.
De exemplu, ca urmare a feedbackului primit, cele mai multe birouri au fost echipate cu monitoare ce pot fi conectate la laptopuri, cu toate că nu erau prevăzute în modelul inițial.
Digital Workplace, orașul de pe etaj al DB Global Technology, este un concept relativ nou nu numai în România, dar și în grupul Deutsche Bank. Centrul din București a fost una dintre locațiile care se pretează foarte bine acestei viziuni, având în vedere obiectul de activitate – în proporție foarte mare software development, utilizarea tehnologiei, Millennials –, care reprezintă aproximativ 70% din totalul angajaților, precum și programul de lucru flexibil implementat deja în companie (și care este unul dintre cele mai apreciate beneficii).

Un model adaptat

„Am intenționat să creștem eficiența, prin implementarea modelului hot desking”, explică Iulia. Nu este ceva nou-nouţ, însă a fost adaptat conceptului digital, astfel încât în realitate nu este vorba doar de a avea mai puține birouri pe care angajații le împart în funcție de timpul pe care îl petrec efectiv la birou, ci mai degrabă de a avea suficient de multe spații flexibile pe care le folosesc alternativ.
Mai exact, biroul și zona de lucru nu sunt fixe, se pot schimba chiar și pe parcursul unei zile, în funcție de activitate și de preferință. Astfel, poți lucra la birou, la masă, pe canapea, într-o cabină privată confortabilă sau într-o sală de ședințe.

Asta, deoarece orașul are străzi și cartiere care trezesc curiozitatea și incită la creativitate, are zone industriale, de lucru intens, are spații de socializare și are zone verzi unde te poți relaxa și care permit o concentrare mai bună. Ba are chiar și graffiti, și trotinete.
O zi de lucru în Orașul digital poate începe cu o cafea în spațiul de socializare, sufletul oricărui oraș (Piazza), la masă sau pe canapele, ședința cu echipa într-una dintre sălile de pe etaj, un telefon în una dintre cabinele telefonice special amenajate, o vizită în „pădure”, spațiu special construit să permită munca individuală concentrată, fără întreruperi, o discuție informală la mesele sau pe canapelele răspândite pe etaj, lucru intens cu echipa la un proiect în zona industrială – Production Boulevard. O sesiune creativă poate fi derulată în Creativity Pool, arii în care inclusiv mobilierul se poate reconfigura.
Cu alte cuvinte, mediul îți permite să alegi unde să lucrezi, în funcție de activitatea desfășurată, dar și de rutinele personale.

Laptopurile transformate în mobile ThinClients şi softphone-urile care înlocuiesc telefonul fizic clasic permit, de asemenea, o mobilitate mare. Echi­pamentele performante de video-conferinţe îi aduc pe angajații din alte țări mai aproape, sunt echipe care au linia deschisă permanent cu colegii de afară cu care lucrează la același proiect.
„Ne-am dorit, de asemenea, să creăm o experiență pozitivă oamenilor în contact cu mediul lor de lucru. Spațiile aerisite, designul, elementele decorative au creat o atmosferă deschisă și caldă”, mai spune Iulia.

Feedback pozitiv

Acum, la aproape un an de la lansare, Iulia poate susţine că spațiul de lucru digital are succes și este apreciat de cei care îl folosesc, aspect confirmat și de studiile de satisfacție pe care le-a derulat și care au adus un scor foarte bun spațiului de birouri din România – conform Studiului Leesman 2017: 76.3, scor care se referă la capacitatea spațiului de lucru de a răspunde nevoilor pe care angajații le au în timpul desfășurării activității.

Proiectul a fost, de asemenea, nominalizat la competiția anuală „Romanian Building Awards”.
Angajații care lucrează în acest spațiu apreciază atmosfera care s-a creat prin mixul de spații formale și informale, reunirea pe același etaj a zonelor de colaborare cu cele de lucru individual, socializare, dar și concentrare, și teh­nologia ce permite mobilitate și tranziția facilă de la o zonă la alta.
„Digital Workplace, orașul de pe etaj al DB Global Technology, sparge tiparul modelului de „open space” tradițional și oferă arii de lucru diverse, adaptate activităților diferite pe care le derulăm în timpul zilei, acomodând stiluri și preferințe individuale la locul de muncă. Toate acestea sunt facilitate de un echipament tehnologic avansat”, mai adaugă Iulia Cîrmaciu.

Articol preluat din numărul 244/februarie 2018 al Revistei CARIERE. Pentru detalii legate de abonare, click aici.