OPEN SPACE – ultima frontiera a biroului?

Design-ul iti deseneaza afacerea

In conditiile in care relatiile de serviciu si de afaceri se transforma vazand cu ochii sub influenta noilor media, pare ca spatiul in care muncim isi pierde din importanta. Stam cu nasul in calculator, comunicam prin e-mail, ce mai conteaza cum arata restul? Si totusi…

In primul rand, design-ul este important pentru imaginea pe care clientii si-o fac despre o companie. Un spatiu de birouri amenajat conform ultimelor tendinte in materie consolideaza blazonul unei firme de succes.

Apoi, modul in care arata locul de munca este un factor important in atractia si retentia talentelor. Pe de o parte, demonstreaza ca managementul este dispus sa investeasca in confortul si bunastarea angajatilor sai. Pe de alta parte, angajatii apreciaza conditiile moderne de lucru ca fiind un beneficiu semnificativ. In fond, este vorba de locul in care ei isi petrec cea mai mare parte a timpului. Vi-l amintiti pe John Cusack mergand cocarjat pe culoarele etajului 11 si jumatate din filmul Being John Malkovich? Cum ar fi sa va invitati clientii intr-un astfel de birou?

Aspectele ergonomice si cele de organizare a spatiului nu sunt nici ele de neglijat cand vorbim de eficienta noastra la serviciu. Daca stai o zi intreaga pe scaun in fata computerului, conteaza si cum arata acel scaun, si care este luminozitatea incaperii, si cat de bine iti sunt protejati ochii.

Companiile sufera de claustrofobie, angajatii de agorafobie

Pe 21 noiembrie, Sopolec Business Advisory Service, Corporate Office Solutions si World Class Fitness au organizat la Novotel Bucuresti conferinta internationala "The Innovative Workplace – Incresing Flexibility and Responsiveness in the Modern Organization". A fost un bun prilej de reflectie pentru manageri (in special cei de resurse umane, Office Manageri si Procurement Officers) cu privire la tendintele contemporane in organizarea office space-ului.

Magda Marcu, consultant in cadrul Sopolec Business Advisory Service, a avut o prezentare extrem de interesanta despre necesitatea ca spatiul de birouri sa tina pasul cu schimbarile din mediul de afaceri global.

Potrivit consultantului Sopolec, angajatii prefera in general spatiul inchis, in timp ce companiile opteaza tot mai mult pentru spatiul deschis. Intrebarea care se pune managementului este cum poate gasi o solutie de echilibru intre cele doua optiuni contradictorii.

Biroul inchis (pentru o persoana sau pentru mai multe persoane) permite concentrarea si lucrul individual, care altfel sunt puse in pericol de intreruperile dese. Open space-ul (cubicle cu pereti inalti sau josi) favorizeaza comunicarea si interactiunea, viteza de luare a deciziilor, invatarea tacita si lucrul in echipa.

Recomandarea firmei americane de consultanta este ca managementul sa creeze un birou flexibil, care sa faciliteze schimbul de informatii si idei, dar si sa creeze oportunitati de lucru fara intreruperi si perturbari.

Spatiul inspirational

Companiile isi modifica viziunea cu privire la spatiile de lucru deschise si mobile. Roxana Pastuhov, Marketing Responsible la Corporate Office Solutions, spune ca mobilitatea la locul de munca este reala doar daca spatiile de lucru sunt adaptate diverselor activitati, "pentru ca oamenii dintr-o firma au activitati si stiluri diferite".

Roxana Pastuhov este de parere ca, intr-o prima faza, unii angajati prefera lucrul individual si spatiul inchis, dar necesitatea comunicarii in echipa ii face sa devina, pe masura ce se perfectioneaza, adepti ai spatiilor deschise si mobile.

In privinta spatiilor manageriale, reprezentanta Corporate Office Solutions remarca doua tendinte. Pe de o parte, dorinta unor manageri de a-si asigura un spatiu de lucru personalizat, "in care sa aiba loc si intalniri cu diverse persoane din afara companiei, asigurandu-si in acest fel confidentialitatea discutiilor". Pe de alta parte, este in crestere tendinta managerilor catre spatii deschise de lucru, "pentru a asigura un flux optim al comunicarii in cadrul companiei". Intalnirile care necesita spatii inchise se desfasoara in locuri special amenajate.

Pentru Roxana Pastuhov, Innovative Workplace inseamna: comunicare rapida, conditii bune de lucru, acces la informatii si lucru in echipa.