Succesul nu este niciodată al unei singure persoane, ci al echipei!
Nu există o rețetă perfectă care să asigure succesul evenimentului pe care îl organizezi. E nevoie de multă muncă, atenție și dedicare. Reușita depinde de aportul pe care fiecare persoană implicată îl are, cât și de cel care coordonează totul și își asumă acest lucru, atât formal cât și informal.
Dar ce înseamnă planificarea unui eveniment?
Organizarea evenimentelor presupune bugetarea, stabilirea datelor, selectarea și rezervarea unui loc de desfășurare, obținerea autorizațiilor necesare, coordonarea transportului și a parcării.
În funcție de natura evenimentului, organizarea poate să includă: elaborarea unei teme sau concept a/al evenimentului, stabilirea decorului și a elementelor de entertainment, coordonarea completă cu spațiul ales și serviciile oferite de către aceasta (electricitate și alte utilități), aranjamentele de decor, mese, scaune, echipe de suport și securitate, catering, elemente de signalistică, parcare, curățenie.
Primul pas în organizarea unui eveniment îl reprezintă determinarea scopului acestuia, care poate fi: un eveniment de business, un festival, congres, conferință, lansare de produs, inaugurare, eveniment privat, o nuntă, o aniversare, sau orice alt eveniment care presupune o organizare riguroasă.
Astăzi vorbim despre planificarea unui eveniment de business. Sunt mai multe etape de urmat în astfel de situații.
Planificarea este una din componentele esențiale, nu putem vorbi de organizare fără planificare, fiind o etapă consumatoare de timp, deloc de neglijat, tratată cu maximum de seriozitate.
Organizatorul de evenimente trebuie să stabilească apoi spațiul de desfășurare, activitățile de entertainment, lista invitaților, vorbitorii și conținutul detaliat al evenimentului. De regulă, acestea au loc în hoteluri, centre de conferințe, săli de recepție sau spații exterioare în funcție de eveniment.
Urmează apoi pregătirea în cele mai mici detalii a evenimentului și stabilirea elementelor legate de decorațiuni, mâncare, băuturi, muzică, lista invitaților, buget, publicitate și marketing, tot ceea ce va contribui la o desfășurare perfectă a evenimentului.
Un organizator de evenimente trebuie să fie capabil de a-și gestiona în mod inteligent timpul alocat pentru organizare și să creeze evenimente memorabile.
Delegarea este o cea de-a doua componentă, prin care fiecare membru al echipei este responsabilizat, cu anumite sarcini. Dacă ești tu acea persoană special delegată pentru organizarea evenimentului, atunci asigură-te că nimic nu o să-ți scape. Setează-ți obiective, care să îți ofere certitudinea că ai înțeles tot ce aveai de făcut și îți cunoști responsabilitățile. Printre obiective trebuie să incluzi:
– Tema sau tematica evenimentului;
– Invitații – colaboratori sau clienți;
– Bugetul disponibil;
– Data evenimentului, ora și locul.
Daniela Anton, consilier psihopedagog și profesor de psihologie ne-a vorbit despre organizarea de evenimente; ce presupune și cum le putem face să fie de succes.
A organiza un eveniment presupune a avea un plan, o strategie, dar în același timp a dispune și de flexibilitate, pentru că pot interveni și aspecte imprevizibile, care nu pot fi controlate, de genul mici accidente, întârzieri, anulări, pentru care coordonatorul va trebui să găsească de la caz la caz gestionarea optimă a situației.
Planificarea presupune alocarea de resurse umane, temporale, materiale, să știi cam cât buget îți poți permite să investești, plus aș îndrăzni să adaug, suflet, energie, pasiune. Mai mult decât atât, fiecare eveniment devine un catalizator al energiei investite și inddirect o reflectare a acesteia.
Consider că există un tipar general al organizării unui eveniment în sine, după care ceea ce ne rămâne de făcut, este să particularizăm în funcție de specificul evenimentului.
În ceea ce privește rolul coordonatorului, sau al liderului, el inspiră în permanență echipa, de la planificare și conturarea evenimentului, trasând ulterior sarcini fiecăruia, în funcție de compatibilitatea cu tipul de proiect, expertiza. Pe parcurs, se arată interesat de modul/stadiul la care se află detaliile, pașii, atât în ziua evenimentului – făcând o simulare/recapitulare, cât și la final pentru a lua pulsul, a sărbători succesul și a mulțumi pentru contribuția și reușita evenimentului, urmată de etapa de feedback și îmbunătățiri atunci când este cazul.
Până în ziua evenimentului, este recomandabil ca membrii să îi comunice fiecare pas și subpas realizat, ajutând astfel și coordonatorul să fie ceva mai puțin tensionat, să știe că lucrurile sunt în grafic, mai ales atunci când întâmpină mici probleme sau întârzieri, contribuind de asemenea la previzualizarea și configurarea evenimentului în sine și a agendei acestuia.
Succesul nu este niciodată al unei singure persoane, ci al echipei!
Pot exista și momente în care pot interveni unele dispute verbale, mai ales în preajma apropierii evenimentului…fie pe fondul acumulării de stres, fie pe fondul unor conflicte mai vechi, nerezolvate care pot exploda inclusiv în astfel de momente, presiunea și amploarea evenimentului, putând reprezenta factori favorizanți.
În loc de concluzie aș menționa că este primordială motivația care stă la baza organizării unui eveniment, cea de a reuni oameni, de a forma în perspectivă comunități, de a sensibiliza probleme ale comunității, fie de a împărtăși și a-i inspira pe ceilalți!
Daniela Anton
Are o experiență de 6 ani în învățământul preuniversitar în calitate de consilier psihopedagog și profesor de psihologie. În ultimii 2 ani și jumătate activează în calitate de psiholog în cadrul Departamentului de Consiliere Profesională, Universitatea „Vasile Alecsandri” din Bacău, fiind preocupată de dezvoltarea personală și profesională și animată în general de dorința de a reuni oamenii în general.