Work from home – Provocări pe timp de criză (VI). Zece idei practice pentru antreprenori, de urmat în munca de acasă
În România, căutările pe Google ale sintagmei „munca de acasă coronavirus” au crescut, doar în ultimele 7 zile, cu +1750% , iar termeni asociaţi precum „munca la domiciliu”, „codul muncii” , „lucrul de acasă”, „telemunca” au creşteri de peste 500%, în aceeaşi perioadă.
În contextul creşterii interesului faţă de munca de acasă, cauzată de Coronavirus, companiile vor găsi soluţii fiabile, chiar dacă acest lucru vine în contradicţie cu culturile organizaţionale bazate pe comandă de la centru, cu multe etaje de decizie şi cu frica de greşeală. Lucrul la distanţă înseamnă autonomie şi interacţiune auto-asumată, într-un mediu organizaţional care presupune inovare, dăruire, grijă faţă de echipă şi faţă de toţi colegii. Acestea sunt, de fapt, atributele companiilor sau departamentelor cu organizare agilă.
De aceea, în aceste vremuri incerte, regula de bază a unei organizaţii la care o parte importantă din activitate se desfăşoară de acasă trebuie să fie: “Îmi pasă de tine! Ne pasă de noi!” – consideră Victor Tudoran, Senior Managing Partner QUEENABLE Bucureşti. Și, pentru a veni în sprijinul antreprenorilor aflați în această situație, Victor Tudoran a întocmit și o listă de recomandări menite a atenua dezavantajele muncii la distanță și a păstra o relație constructivă în interiorul echipei.
10 idei practice pentru antreprenori de urmat în munca de acasă:
- Îmi pasă de tine!
Este important să facem video-call –uri zilnic, fiind contactaţi toţi colegii pentru a nu se simţi separați de restul grupului. Astfel putem evita faptul ca în câteva zile unii dinre ei să îşi piardă ritmul de lucru şi motivaţia.
În condiţiile speciale în care trăim, cu toată presiunea mediatică negativă şi cu frica mai mare sau mai mică pe care o simţim este cu atât mai important să avem câteva întrebări cheie, prezente în fiecare dialog: Cum te simţi şi azi? Eşti bine? Cei dragi, ai tăi, cum sunt? Cu ce te pot sau te putem ajuta?”
Astfel, dăm dovadă ca suntem o echipă, că ne pasă la unii de alţii.
- Interacţiunea creează încredere
Zilnic, ar fi recomandat să se ţină 2 sau chiar 3 video-call-uri, în grupul lărgit sau în echipe mai mici. Video-call-urile şi/sau discuţiile telefonice este recomandat să nu fie la ore planificate, ci aleatorii, în afara celor de la prima oră. Dealtfel, când suntem cu toţii în birou avem interacţiuni neplanificate – nimănui nu-i trece prin cap să planifice un scurt dialog cu colegul/colega de la masa vecină. În caz contrar, în loc să fim relaxaţi, aşteptăm ora de “dialog”, ceea ce ar induce o presiune în plus oricăruia dintre noi.
- Împreună ducem lucrurile înainte!
Câteva idei de dialog: – “Îţi propun să ne vedem pentru a discuta despre progresul lucrării…”, “Ai auzit ultimele ştiri de la autorităţi?…… Cum mai merge treaba de care am vorbit acum 3 ore”, “Te-am contactat să îţi spun că…. (liderul)…a venit cu ideea….. Ce părere ai?”, “ Cu ce te pot ajuta, ca să terminăm lucrarea la timp?”, “Ai idee care dintre colegi ne mai poate ajuta cu vreo idee, ca să mergem mai departe cu lucrarea?”, “Îti arunci o privire peste ce am lucrat eu?”.
- Comunic, deci exist
Ca lider, poţi împărţi componenţii companiei în mini-echipe de câte 2, 3 sau 4 colegi, comunicând pe rând, cu fiecare dintre ei, în mod aleatoriu: “Te-am sunat să ne sfătuim în legătura cu”, “ Ce impedimente au intervenit de ieri pe azi?”.
- Ritmul este cheia reuşitei
Ritm sau constanţă. Organizăm zilnic, la prima oră, un video-call cu o durată de circa 10 minute, pe echipe de maxim 4 colegi şi abordăm subiecte precum: “Ce noutăţi avem despre situatia echipei noastre?”, “Ce progrese am făcut de ieri?”, “Ce impedimente avem?”, “Ce idei avem pentru rezolvarea impedimentelor?”, “Ce ne propunem să facem noi ca echipă, până ne vedem iar mâine?”.
În cadrul acestor video-call-uri zilnice, pot fi discuţii de planificare şi analiză – lunea la prima oră ne vedem pentru a stabili ce facem în săptămâna care începe, vineri după prânz facem o retrospectivă a săptămânii. Aceste dialoguri pot avea loc cu cafeua sau cu prânzul în faţă, de ce nu?
Tot în acest cadru, însă cu interacţiune care poate dura substanţial mai mult, ne vedem pentru a planifica activitatea în calupuri de maxim 1 până la 4 săptămâni – „Cine, cât şi când îşi auto-asumă?”. La finalul fiecarui calup ne vom vedea pentru retrospectivă – „Ce am învăţat în acest calup? Ce repetăm şi ce evităm data viitoare”.
Prea multă planificare nu este recomandată, lucrându-se pe cerinţe minime pentru a avansa lucrurile – „văzând şi făcând”.
Este important ca, măcar o dată pe lună, să fim transparenţi cu mersul afacerii, organizând o video-conferinţă cu participarea tuturor colegilor din companie. Pe lânga situaţia financiară se pot aborda şi proiectele cu impact major la cei mai mulţi dintre colegi.
- Zămbetul este Regele!
La fel de important este să menţinem obiceiurile de la locul de muncă: “Ai văzut bancul acela, care a circulat pe Facebook ieri? Ce banc? Cine îl mai ştie? Hai să vi-l zic”, “V-a plăcut poza aceea cu…. de pe Instagram? Daaaa! Eu nu am văzut-o! Trimite-mi-o şi mie, te rog”, “Cine îmi zice şi mie?”.
Sunt pe internet o serie de jocuri de echipă, unele putând fi utilizate şi online. Pe de altă parte, ce ar fi să începem să jucăm Monopoly, la distanţă? De exemplu, să facem 1 sau 2 ture pe tabla de joc, la fiecare video-call. Sau orice alt joc.
Aplicaţii utile pentru video-conferinţă pot fi, printre altele, FreeConferenceCall, Skype. Dar să nu uităm că în video-conferinţe / discuţii telefonice, “Zâmbetul este Regele!”.
Totuşi interacţiunea offline nu poate fi înlocuită definitiv. După ce se va ieşi din criza generată de pandemie este extrem de important să ne oferim “cadoul” de a ne întâlni. Este esenţial în formarea și dezvoltarea echipei. În altă ordine de idei, despre teambuilding-uri numai de bine.
- “Depărtarea e ca vântul, stinge focurile mici şi le înteţeşte pe cele mari”, Thomas Mann în „Casa Budenbrock”
Liderii pot organiza, cu costuri scăzute, sesiuni de învăţare la distanţă, urmate de alte sesiuni de lucru în echipă pe diverse teme. Platformele online, precum şi grupurile de pe reţelele de socializare facilitează acest mod de învăţare, e-learning-ul arătându-şi acum marea valoare pe care o poate aduce.
- “Inteligenţa este abilitatea de a te adapta”, Stephen Hawking
Agilitatea organizaţională presupune modele de organizare flexibile, având răspuns rapid la piaţă. Aceasta nu presupune un nou şablon de structuri, de sisteme, procese şi instrumente, ci o filozofie de lucru, prin care echipe autonome şi auto-organizate iau decizii rapide şi le pun în aplicare, ghidate fiind de funcţiuni de suport şi direcţionare.
Ce se va întâmpla dacă într-o nouă criză, comanda şi controlul s-ar face de la un singur centru, cu multe etaje intermediare, atunci când situaţii extreme şi urgente necesită acţiuni locale şi rapide?
Rolul liderilor din afaceri este de a furniza strategia şi de a o menţine vie, de a acorda susţinere echipelor autonome şi de a le ajuta să se dezvolte, într-un mediu cultural prietenos, care permite invoarea şi creşterea.
Tocmai o asemenea abordare permite trecerea uşoară şi rapidă de la modul de lucru şi de la interacţiunea clasică, cu lanţ de decizie lung, la organizarea, lucrul şi învăţarea la distanţă, unde autonomia echipelor auto-organizate devine punctul forte în mediul volatil, incert, complex şi ambiguu, precum cel din zilele business-ului marcat de Coronavirus.
- “Creierul social se simte în largul lui când vorbim cu cineva față în față, în timp real” – Daniel Goleman
Minunata practică a discuţiilor faţă în faţă poate continua, mai ales că avem cu toţii la dispoziţie telefoane inteligente, cu funcţie de video-call, o aplicaţie îndrăgită sau mai degrabă utilizată de cam toate generaţiile. La metrou, acum 2 luni, am văzut o persoană cu deficienţe majore de vorbire cum conversa la telefon – minunată invenţie!
- Ne pasă de noi!
Avem acum mai mult timp pentru reflecţie, învăţare, analiză, aşezări şi reaşezări de business.
“Trebuie să continui să obţii cunoaştere, dar să eviţi să gândeşti că eşti expert” Denis Waitley, scriitor şi consultant.
Lucrul de acasă, simultan cu o bună parte dintre colegi este diferit de a colabora uneori, online, cu unii dintre ei. Conducerea de la distanţă a afacerii presupune cel puţin la fel de multă disciplină ca şi lucrul de la birou. Se poate vorbi de auto-disciplină, auto-asumare şi dăruire, adică exact atributele modului de lucru agil. A aborda un stil de lucru directiv prin video-call-uri poate fi o idee năstruşnică, doar dacă ne gândim că nu mai există controlul mediului ambiant, partenerul / partenerii de dialog fiind mereu “pe teritoriul lor”.
Odată cu această “lebădă neagră” managementul se desparte de modul clasic de exprimare. Este greu de imaginat că după episoade importante de gestionat afacerea şi de lucrat de acasă ne vom reîntoarce integral la vechile practici “offline”, ca şi când nimic nu s-ar fi întâmplat. În plus pot fi enunţate şi câteva avantaje ale muncii de acasă…ca şi unele dezavantaje dealtfel.
MENȚIUNI:
Articolul face parte din campania de presă Work from home – Provocări pe timp de criză, lansată luni, 16 martie, de Revista CARIERE.
Am pornit de realitatea că, de la declanșarea crizei Covit 19, tot mai multe companii au ales ca variantă de lucru munca de acasă (work from home) sau de la distanță (remote work), un concept care în România este la început de drum și asupra căruia, înainte de această perioadă incertă, specialiștii încă dezbăteau, căutând implicații, avantaje și dezavantaje, atât pentru angajați cât și pentru angajatori.
Nevoia de izolare, dictată de gradul mare de contagiozitate a coronavirusului însă, a obligat mediul de business să opteze pentru acest mod de lucru. Iată-ne, așadar, angajați și angajatori, într-o situație fără precedent. Căci, categoric, trecând peste modificările birocratice și legislative ce trebuie luate în calcul, work from home/remote work este o provocare pentru noi toți, deopotrivă. O provocare căreia însă trebuie să-i facem față, să ne adaptăm, găsind cele mai bune soluții, cu calm, luciditate și responsabilitate.
În acest context, pentru a fi cât mai aproape de cititorii ei, Revista CARIERE, publicație care a optat deja pentru munca la domiciliu în această perioadă, a lansat o rubrică nouă cu titlul WORK FROM HOME.
Ne propunem astfel să fim o punte de legătură între cei care au nevoie de sfaturi și cei care le pot oferi.
Lansăm așadar și o invitație către dumneavoastră de a împărtăși împreună această experiență și de a învăța împreună să trecem prin această perioadă care ne pune la încercare atât pe noi ca oameni cât și businessurile în care activăm.
Citește și:
Work from home – Provocări pe timp de criză (IV). Lavinia Rașcă: Lasați copiii să vă vadă muncind!
Work from home – Provocări pe timp de criză (V). Izolarea, un test pentru familie sau o oportunitate