Creșterea eficienței la job: Cum să alegi ce să NU faci

Eficiența reală nu înseamnă să faci mai mult, ci să alegi ce merită făcut și, mai ales, ce nu. Nu mai e un secret pentru nimeni că inboxul se umple mai repede decât îl poți goli iar taskurile urgente le eclipsează pe cele importante. Și tocmai de-asta deciziile legate de ce elimini din agendă devin atât de importante.

Un prim pas spre eficiență reală e să accepți că nu toate activitățile contribuie la rezultate în mod proporțional.

Unele sunt doar zgomot operațional: cereri vagi, call-uri fără agendă clară, răspunsuri „de complezență” la e-mailuri care nu cer nicio acțiune. Altele par utile, dar sunt de fapt efort fără impact: documente care nu vor fi citite, rapoarte „pentru orice eventualitate”, actualizări fără adresabilitate.

Fă o analiză brută, dar sinceră: ce acțiuni îți aduc cel mai mare rezultat raportat la efortul depus? Și invers, ce activități îți consumă energie, dar nu lasă nimic concret în urmă?

Definește-ți clar contribuția

Un alt filtru util ca să decizi ce nu merită făcut este întrebarea: „Pentru ce sunt cu adevărat plătit aici?”. Nu în sens limitativ, ci ca formă de focalizare. E ușor să te lași distras de taskuri „secundare, dar urgente” și să pierzi din vedere responsabilitățile-cheie care definesc contribuția ta în echipă sau în proiect.

Când ai clar în minte unde contează cel mai mult aportul tău, poate în luarea unor decizii strategice, poate în livrarea unor soluții, poate în coordonarea eficientă, îți va fi mai ușor să spui „nu” la restul.

Elimină, nu amâna

Multe agende devin sufocante pentru că sunt doar liste lungi de „taskuri parcate”. În loc să decizi ce scoți, doar împingi înainte lucruri pe care nu le vei face niciodată. E mai eficient să renunți explicit la o acțiune decât s-o lași să stea inertă pe listă, unde ocupă spațiu mental și generează stres.

Dacă un task nu e obligatoriu, nu e util și nici nu e cerut de cineva, poate fi șters. Nu tot ce ajunge în inbox trebuie tratat ca o sarcină legitimă.

Delegare, renegociere, ignorare

Sunt trei soluții frecvente pentru lucrurile care nu ar trebui să-ți ocupe timpul.

Delegarea e utilă atunci când cineva altcineva poate face acel lucru mai repede, mai bine sau mai ieftin (în termeni de costuri de timp).

Renegocierea intervine când taskul ți-a fost atribuit, dar prioritățile s-au schimbat.

Ignorarea (asumată) e rezervată pentru acele cereri sau activități care nu au relevanță și care nu aduc valoare reală și care, uneori, dispar de la sine, tocmai pentru că nu au fost atât de importante pe cât păreau.

CITEȘTE ȘI: De ce își iau angajații proiecte secundare, dincolo de motivația financiară – STUDIU

Foto: ID 143078641 © Andrii Yalanskyi | Dreamstime.com