Cum alungăm hoții de timp?

Andrew Mellen, autor al cărții ”Unstuff your life!”, este supranumit ”cel mai organizat om din America”. El ne spune care sunt hoții de timp și cum îi putem alunga.

1. Întreruperile: La fiecare 10 minute suntem întrerupți de tehnologie. Pentru creier, recuperarea durează 23 de minute. Ceea ce înseamnă că, după o întrerupere, avem nevoie de 23 de minute ca să ne putem concentra din nou cu adevărat la ce avem de făcut.

Pentru a nu cădea în această capcană, Andrew Mellen și-a dezactivat notificările de pe telefon și de pe alte dispozitive pe care le folosește. În acest fel, atenția lui nu mai e distrasă de fiecare dată când primește un mail, un like pe Facebook sau un mesaj pe WhatsApp. Adoptând și tu această tehnică, vei lua decizii conștiente în ceea ce privește folosirea tehnologiei.

Cum gestionezi întreruperile?

• Schimbă paradigma: spune adevărul, fii onest;
• Explică-le celorlalți care sunt constrângerile: spune cât timp ai nevoie pentru a face un task;
• Dezactivează notificările de pe telefon (și de pe alte dispozitive).

2. Email-ul

Dacă natura jobului nu te obligă să fii constant pe email, atunci nu e cazul să îți pierzi timpul verificând prea des Inboxul.

De asemenea, cum timpul e important pentru tine, la fel de important este și pentru ceilalți. Prin urmare, dacă știi deja că răspunsul la o întrebare primită pe mail este ”nu”, atunci comunică direct acest lucru. Nu răspunde cu ”revin către tine în 48 de ore”, căci așa îl vei ține degeaba pe interlocutor în purgatoriu două zile. În tot acest timp, poate găsi o altă persoană care să îl/o ajute cu propunerea respectivă, ne explică Andrew.

Cum gestionezi eficient email-ul?

• Verifică-ți mailurile doar atunci când ești pregătit să le citești și să răspunzi;
• Nu citi și răspunde constant la mailuri: stabilește-ți câteva intervale, pe parcursul programului, în care să faci asta;
• Subiectul mailului trebuie să fie reprezentativ pentru ce vrei să transmiți și clar.

3. Ședințele

Ședințele lungi, plictisitoare și/sau care se termină fără concluzii bine structurate reprezintă o mare pierdere de timp. Andrew Mellen are câteva recomandări prin care putem evita aceste capcane.

Cum gestionezi eficient ședințele?

• Organizează standing meetings, în care toți participanții trebuie să stea în picioare – așa te asiguri că întâlnirea nu va durea mult;
• Pregătește și trimite agenda întâlnirii cu cel puțin o zi înainte;
• Debrief yourself: Fă o scurtă recapitulare a concluziilor, astfel încât să știi ce s-a stabilit și ce mai rămâne de făcut.

Am stat de vorbă cu Andrew Mellen în contextul evenimentului Bucharest Tech Week 2019, el fiind unul dintre invitații speciali ai conferinței HR Masters Summit.