Cum definește flexibilitatea noul mod de lucru în organizații și cât de atractivă este pentru angajați

Flexibilitatea rămâne cuvântul cheie în relația cu locul de muncă, atât din perspectiva angajaților, cât și din perspectiva angajatorilor. Studiile efectuate în ultima perioadă arată că mulți români au deja un job flexibil și consideră că flexibilitatea este unul dintre cele mai importante aspecte. Tabăra angajatorilor consideră că flexibilitatea în ceea ce privește orele de lucru este printre cele mai apreciate beneficii, iar doi din trei angajatori de top oferă flexibilitate fie în relație cu locația, cum ar fi lucrul de acasă sau de la distanță, fie în relație cu programul de muncă.

Perioada pandemiei, dar și noile schimbări pe care le experimentăm au determinat organizațiile să găsească soluții pentru a se adapta la noul mod de lucru. Cum funcționează sistemul de lucru hibrid, ce presupune flexibilitatea la locul de muncă și cât de mult se schimbă cultura organizațională, aflăm de la Liviu Zamfir, HR Business Partner ING Bank.

Muncă hibrid, o tendință începută în pandemie, ocupă în continuare un loc important pe piața muncii. Este o perioadă de tranziție sau vom reveni la „normal”, la munca de la birou? Ce înseamnă flexibilitatea pentru ING?

Până în februarie 2020, programul clasic de lucru era 9-18, la birou, unde interacționam direct cu colegii, iar activitățile personale erau separate de viața profesională. Puteam lucra și atunci de acasă, dar media era de 14%, în timp ce în pandemie am ajuns la 95%.
Fireste, doi ani mai târziu, am început să fim din nou preocupați de mai multă socializare cu colegii, de reluarea interacțiunilor față în față și de revenirea treptată la birou. Pentru toți, această perioadă a însemnat un alt proces de învățare, de găsire de soluții prin îmbinarea practicilor pre-pandemie cu cele experimentate în pandemie.

Așadar, cred că stilul de lucru hibrid este o poveste de adaptare continuă care încearcă să balanseze obiectivele și sarcinile de lucru cu nevoile și preferințele fiecăruia dintre noi în realitatea curentă.

În ING, flexibilitatea este despre povestea echipei noastre într-o cultură pregătită pentru viitor. Este despre pasiunea oamenilor din ING, dorința lor de inovare și dezvoltare continuă, acceptând totodată că schimbarea este o constantă. Acum vorbim despre un „nou normal”, deci nu cred că ne mai putem întoarce în trecut.

Ecosistemul noului mod de lucru este destul de amplu. Include concepte precum „nomazi digitali” sau clasica discuție despre împărțirea numărului de zile de lucru între birou și acasă. Concret, voi cum îl implementați?

În ING, ne mândrim cu cultura noastră participativă și incluzivă. Căutăm soluții concrete care să le permită colegilor noștri să facă ceea ce îi inspiră, le ascultăm opiniile și îi implicăm în aceste procese. Noi credem că relevanța soluțiilor implementate este dată de valoarea pe care acestea o aduc angajaților.

Modul de lucru hibrid

Stilul de lucru hibrid a reprezentat un proces de identificare a așteptărilor fiecărui coleg în contextul echipei. Concret, managerii au încercat să înțeleagă preferințele individuale de lucru atât din perspectiva locației (birou, acasă), cât și din perspectiva preferințelor de flexibilitate și autonomie. Așadar, fiecare echipă a purtat discuții deschise, pentru a găsi cele mai potrivite soluții.

Rezultatul? Am definit noul mod de lucru ca minim 1 zi de prezență fizică la birou, iar colegii își pot alege ziua de venire la birou în funcție de necesități și preferințe.

Programul cu 4 zile de lucru

În luna aprilie 2022, am demarat un program pilot ce presupunea trecerea de la 5 zile de lucru cu 8 ore/zi la una dintre două opțiuni:

•           4 zile/ 9ore, 1 zi/ 4 ore și 0.5 zile libere săptămânal sau

•           8 zile/ 9 ore, 1 zi/ 8 ore și 1 zi liberă la 2 săptămâni.

Ambele scenarii respectă legislația în vigoare și norma de lucru de 40 ore/ săptămână aferente unui program de lucru full-time, conform Codului Muncii. Programul a fost foarte bine primit de colegi, așa că de anul acesta, din februarie, am implementat inițiativa în întreaga organizație.

La fel ca în perioada testării, angajații optează voluntar pentru acest program de lucru, iar managerul aprobă solicitările. Dacă își doresc, angajații pot reveni oricând la programul standard.

Program de la distanță, chiar și din altă țară, pentru 30 zile/ an

Pe de altă parte, pandemia ne-a învățat că pot fi contexte individuale care necesită mai multă flexibilitate. De aceea, am decis să oferim celor care își doresc posibilitatea de a-și desfășura activitatea din altă țară pentru un număr de 30 de zile lucrătoare pe an. Sigur, sunt câteva criterii ce trebuie îndeplinite și este necesară aprobarea managerului. Este doar un alt exemplu al noului mod de lucru în cultura organizațională ING.

Care sunt lecțiile învățate în această perioadă plină de provocări, în ceea ce privește cultura organizațională?

Auzim tot mai des că singura constantă este schimbarea. În gestionarea tranziției către noul mod de lucru, în ING; avem câțiva piloni care constituie o fundație solidă:

1. Cultura participativă/ incluzivă: solicităm constant feedback-ul angajaților, avem grupuri pentru manageri unde sunt consiliați de colegii din HR pe diverse subiecte și unde pot schimba idei, derulăm periodic sondaje de satisfacție.
De exemplu, în cadrul programului de lucru cu 4 zile, managerii au avut la dispoziție un grup de Teams unde puteau adresa întrebări către HR sau puteau împărtăși experiențe proprii cu ceilalți manageri care aveau angajați înscriși în programul pilot.

2. Modul de lucru Agile: ne asigurăm că suntem eficienți, că prioritizam și luăm decizii având în minte imaginea de ansamblu. Avem momente de retrospectivă din care învățăm și ne readaptăm, încurajăm contribuția angajaților la programele de HR prin feedback constant și integrăm perspectivele acestora în rezultatul final.
Concret, la două luni de la implementarea modului de lucru hibrid, echipa de Learning a organizat o retrospectivă pentru ca managerii să primească sprijinul necesar în continuare, dar și pentru a adopta bunele practici din echipe.

3. Testarea într-un cadru restrâns: începem într-un cadru restrans, apoi tragem concluziile, ajustăm dacă e cazul și extindem. De exemplu, implementarea programului flexibil de 4 zile pe săptămână a demarat cu un pilot restrâns, iar apoi am extins la ~500 de angajați.
Astfel, ne asigurăm că soluțiile teoretice sunt ușor de implementat, precum și că sunt valoroase și relevante pentru angajați, echipe și organizație.

4. Reguli versus politici interne. Am descoperit că nu putem stabili reguli fixe pentru flexibilitate. Preferăm să construim politici interne alături de colegii noștri, asigurandu-ne că înțelegem corect DE CE-ul. În egală măsură, avem încredere că managerii și angajații pot gestiona la nivel de echipă situațiile atipice, benficiind, desigur, permanent de îndrumare relevantă din partea departamentului de Resurse Umane.
Astfel, în implementarea programului de lucru de 4 ore, am trimis sondaje de satisfacție atât pentru manageri, cât și pentru angajati. În același timp, am solicitat sugestii concrete care au devenit ulterior, în momentul lansării în întreaga organizatie, reguli operaționale de implementare. Așadar, în ING, construim regulile împreună cu colegii.

*Proiectul “Work Smart” este suținut de ING Bank România. Să lucrezi la ING înseamnă să ai libertatea de a explora și de a învăța. Ideile tale sunt ascultate și beneficiezi de încrederea și sprijinul echipei pentru a face lucrurile să se întâmple zi de zi.