5 moduri prin care poți să câștigi timp la birou

În cadrul unei conferințe la care a fost prezentă recent în București, Debbie Millman, unul dintre cei mai influenți designeri contemporani, spunea că nu este corect să spui că ai timp, ci că îți faci timp pentru tot ceea ce vrei să realizezi. Dacă există un secret al oamenilor de succes, ceva ce aceștia fac diferit de restul lumii, acela trebuie să fie eficiența.

Lecția de time management se aplică în egală măsură la birou și acasă, modul în care gestionăm activitățile dintr-o zonă a vieții noastre afectând direct și alte aspecte. Prima și cea mai importantă strategie, înaintea oricăror altor măsuri de eficientizare a timpului? O mai bună organizare a spațiului de lucru.

Iată care sunt câteva dintre cele mai importante recomandări pe care orice angajat le poate aplica, la locul de muncă, pentru a câștiga timp:

1. Stabilește zonele de lucru

Primul pas spre o mai bună organizare începe cu reamenajarea biroului, printr-o compartimentare a zonelor destinate fiecărei activități: zona de lucru (biroul), zona pentru arhivare (sertarele, rafturile pentru dosare), zona destinată diferitelor echipamente (imprimanta) și spațiul de relaxare (canapeaua, mingea de fitness).

2. Arhivează

Nimic nu schimbă mai mult aspectul general al biroului și modul în care se desfășoară programul de lucru, ca un set de mape si dosare care așază fiecare hârtie la locul ei. Procedează în același mod cu diferite alte obiecte de care nu ai nevoie în permanență – de exemplu, o cutie pentru reviste se poate dovedi foarte utilă; la fel, un dosar pe care îl păstrezi întotdeauna pe birou, rezervat documentelor și articolelor pe care îți dorești să le citești mai târziu

3. Cronometrează

Să stai cu ochii pe ceas pentru fiecare activitate în parte creează o presiune care face mai mult rău, decât bine. Cu toate acestea, unele task-uri sunt realizate mult mai eficient astfel – stabilind un interval orar precis pentru ele – cum ar fi atunci când scrii sau lucrezi la o prezentare. Tratează unele dintre aceste activități așa cum ai aborda un examen scris, unde timpul de rezolvare a cerințelor este limitat.

4. Creează inbox-uri separate

Dacă activitatea zilnică implică schimburi de mailuri cu un număr mare de persoane – colegi, colaboratori, furnizori – crearea unui inbox destinat fiecăruia în parte te ajută să găsești mult mai rapid informațiile care te interesează.

5. Fă ordine pe birou la finalul zilei

Unele zile sunt atât de solicitante, încât vei dori să ignori acest pas. Dacă faci însă un mic efort și îți creezi un obicei din a lăsa biroul în ordine, seara, vei avea dimineți mult mai productive.

Ce alte metode de organizare a spațiului de lucru și eficientizare a timpului crezi că dau rezultat?

Sursa foto: Shutterstock