Cum să gestionezi inteligent costurile călătoriilor de afaceri

Călătoriile de afaceri sunt un element esențial pentru succesul multor companii din diverse domenii. Este vorba despre întâlniri cu investitorii, furnizorii, potenţialii parteneri şi orice alte tipuri de evenimente necesare dezvoltării companiei. Astfel de călătorii implică un consum mare de timp, dar şi un buget pe măsură şi foarte multe companii încearcă să găsească diverse modalităţi de a economisi o parte din sumele alocate acestora.

Flota de maşini

Automobilele nu sunt considerate investiţii pentru nicio companie. Motivul este acela că o mașină își pierde foarte repede din valoare, indiferent de cât de puțin a fost utilizată sau cât de bine a fost întreținută. În trei ani, prețul unei mașini noi, inclusiv dintr-o gamă de vârf, se poate reduce chiar şi cu 50%. Din acest motiv, poate este mai rentabil să foloseşti maşini second hand. Nu numai că preţul poate fi unul avantajos, dar, în plus, mașinile de ocazie pot veni cu dotări superioare, care în cazul unor automobile noi ar costa foarte mult.

Utilizarea mașinilor second hand poate fi o bună modalitate de a reduce costurile în companie, iar un prim pas în acest sens este o evaluare a nevoilor. Un al doilea pas este achiziționarea propriu-zisă de mașini care să consume cât mai puțin combustibil, dar și să fie cât mai ecologice. Specialiștii spun că cel mai indicat este să apelezi la un dealer autorizat, pentru a te asigura că toate aspectele legate de maşini sunt în regulă şi a beneficia de garanţie.

De asemenea, se poate pune la punct o politică a folosirii în comun între departamente a maşinilor companiei.

Nu în ultimul rând, angajaţii pot fi instruiţi – prin oferirea de cursuri speciale – să conducă ecologic, mai ales în ceea ce priveşte cursele în oraş.

Agenţiile de turism specializate

Mulţi oameni cred că doar multinaţionalele îşi permit să apeleze la serviciile unei agenţii de turism specializate în călătorii de afaceri. Poate acesta era cazul în urmă cu câţiva ani, însă, în prezent, numeroase agenţii de turism de talie medie acceptă să încheie astfel de contracte cu întreprinderile mici şi mijlocii. Ceea ce se impune de la bun început este o bună documentare în ceea ce priveşte serviciile oferite de astfel de companii. În mod sigur se vor găsi numeroase oferte pe piaţă care să permită realizarea unor economii privind cheltuielile de cazare sau transportul cu avionul. Astfel de economii vor permite deblocarea fondurilor în alte domenii importante ale activităţii desfăşurate de companie.

O politică foarte clară a călătoriilor de afaceri

Indiferent de mărimea companiei, este extrem de important să se pună la punct o politică foarte clară în ceea ce priveşte călătoriile de afaceri. Astfel angajaţii vor dispune de nişte reguli care să îi ghideze, iar activitatea companiei va fi eficientizată. Aceste reguli trebuie să vizeze aprobările necesare efectuării călătoriilor de afaceri, modul în care se fac rezervările şi cheltuielile suplimentare care pot apărea. Timpul consacrat ulterior completării documentelor va fi astfel redus semnificativ. Această politică privind călătoriile de afaceri care urmează să fie implementată ar trebui să ţină cont şi de părerile angajaţilor, pentru că numai astfel are şanse să funcţioneze eficient. Un manager ar trebui să asculte şi opiniile angajaţilor înainte de a elabora documentul privind această politică.

Planificarea în avans

Foarte eficientă se poate dovedi o planificare strategică pe termen lung. Pentru aceasta, este nevoie să se realizeze un calendar al tuturor activităţilor derulate de companie, cu toate călătoriile care sunt avute în vedere. Se obţine astfel un tablou de ansamblu cu toate locurile şi momentele în care este nevoie de deplasarea unor angajaţi. Unele trasee pot fi grupate şi acoperite, de exemplu, de un singur angajat. Unele reuniuni pot fi reprogramate într-o perioadă mai scurtă de timp, astfel încât să fie redus numărul de zboruri sau de deplasări cu maşina.

O mai mare flexibilitate

Indiferent că este vorba despre întâlnirea cu un client sau de deschiderea unei filiale a companiei, angajatul trebuie să ştie dacă există o anumită flexibilitate în ceea ce priveşte data evenimentului. Şi, de obicei, există această marjă, iar specialiştii spun că se poate traduce în economii de până la 50% în ceea ce priveşte transportul cu avionul şi cazarea. Un manager ar trebui să încurajeze angajaţii să fie proactivi în materie de flexibilitate.

Per ansamblu, este importantă buna gestionare a cheltuielilor legate de călătoriile de afaceri. Dacă această chestiune nu este gestionată corect, poate cântări greu asupra raportului financiar de sfârşit de an, dar şi a eficienţei personalului companiei.

Sursa foto: Unsplash.com, Pixabay.com