Ghid pentru munca remote: Cum să comunicați eficient de la distanță
Însă oricum este construită afacerea, este important ca toți membrii echipei să știe cum să comunice eficient de la distanță. Cu atât mai mult cu cât se pierd multe dintre aspectele comunicării face-to-face.
Limbajul corpului și vocea – elemente esențiale în comunicare, nu pot fi valorificate, astfel încât înțelegerea implică un efort mai mare. Sunt mereu necesare clarificări, pentru ca managementul să se asigure că este în aceeași parametri de comunicare cu echipa, chiar dacă acest proces necesită timp suplimentar.
Toți am auzit: comunicarea este cheia. Iar când lucrezi cu echipe la distanță, e vitală. Adevărat, ideea fiecăruia despre o bună comunicare poate varia, de aceea trebuie să vă asigurați că toată lumea înțelege exact mesajele.
Însă comunicarea trebuie să fie echilibrată.
Pe de o parte, evitați supra comunicarea. Prea multe emailuri, apeluri telefonice și mesaje ar putea scădea productivitatea angajaților.
Pe de altă parte, nu neglijați angajații aflați la distanță doar pentru că nu îi vedeți la față. Nu lăsați să treacă ziua fără să vorbiți cel puțin o dată cu un membru al echipei.
Important este să selectați și canalul de comunicare potrivit pentru mesaje și acordați fiecăruia un scop. Un email este cea mai bună alegere pentru trimiterea de instrucțiuni complexe, deoarece informația poate fi salvată, imprimată și readusă în discuție ori de câte ori este necesar. Însă când e vorba de informații sensibile sau care trebuie să ajungă instant la destinatar, apelul telefonic sau chatul sunt mai utile și aveți și confirmarea că angajatul a primit mesajul. La urma urmei, este mai eficient să vorbești la telefon decât să tastezi 5 minute un mesaj. Cu atât mai mult cu cât sunt momente în care trebuie să răspundeți în timp util oamenilor, atunci când așteaptă un răspuns pe care doar dumneavoastră îi puteți da.
Știți pe cineva căruia îi place să fie ignorat? Când lucrați la distanță, este necesar să fiți disponibil pentru conversație și răspunsuri la întrebări.
Comunicarea nu este o stradă cu sens unic. Comunicați echipei care este cea mai bună modalitate de a vă contacta și perioada în care sunteți disponibili. De asemenea, oferiți angajaților posibilitatea de a interacționa cu colegii lor, căci comunicarea eficientă nu se rezumă doar la angajat și managerul său. Pentru ca personalul să înțeleagă pe deplin operațiunile companiei, prioritățile și strategia, aceștia trebuie să aibă discuții continue cu ceilalți membri ai echipei.
Iată un scurt ghid pentru manageri, care poate asigura o comunicare eficientă cu echipele care lucrează în sistem remote.
1. Dezvoltați-vă abilități de comunicare
Niciun canal de comunicare nu va funcționa dacă nu depuneți eforturi în dezvoltarea abilităților de comunicare. Adevărul este că tuturor ne place să ne gândim la noi înșine ca la niște comunicatori excelenți – dar întotdeauna putem îmbunătăți această abilitate. Important este ca toată lumea să se exprime clar, rapid și concis, pentru că interacțiunile online sunt foarte diferite de cele personale – sunt cu adevărat două lumi separate.
2. Online Chat
Chatul este mult mai eficient decât lanțurile de e-mailuri lungi și, în plus, este mai eficient. Atunci când discutăm cu cineva în timp real, este mult mai interactiv, simțim că avem o conversație reală, umană. Momentul reacțiilor este mult mai rapid și mai natural. În plus, câteodată trebuie adresată urgent o întrebare.
Un lucru de care trebuie să țineți cont este faptul că textul scris nu are semnale subtile de conversație. Cu chat-ul trebuie să fii atent în privința modului în care vor fi interpretate cuvintele, pentru a nu fi înțelese greșit. De aceea există o mulțime de emoticoane și gif-uri – care pot fi utile în transmiterea nuanțelor corecte. Multe echipe aflate la distanță constată că a utiliza emoticoane sau emoji poate uneori să ajute la umanizarea, clarificarea sau luminarea tonului unui mesaj, dar acest lucru depinde de cultura companiei și de ceea ce este sau nu este considerat profesional.
3. Videoconferințele
Deși nu este productiv să participi la videoconferințe interminabile, întâlnirile video vă ajută să vă conectați echipele aflate la distanță. Dar de unde știți dacă este necesară sau nu o videoconferință? Iată o regulă generală bună: dacă nu puteți transmite un mesaj în câteva propoziții, atunci probabil că este timpul să inițiați un apel video.
În plus, când nu vă vedeți colegii de zi cu zi, videoconferințele sunt destul de practice. Puteți interacționa mai ușor și tot ce aveți nevoie este o conexiune rapidă la internet. O problemă ar putea fi că unii angajați călătoresc, deci internetul rapid nu este întotdeauna o garanție. Soluția ar fi o bună coordonare a timpului când puteți iniția un apel video.
4. Comunicarea prin email
Emailul nu este la fel de eficient ca chat-ul sau videoconferința însă dacă cineva nu este online, este o opțiune. În plus, dacă trimiteți un e-mail unei persoane din afara companiei dvs. și doriți să puneți în CC un membru al echipei, emailul are cu siguranță sens.
Comunicarea prin email poate dura mai mult timp și nu este la fel de interactivă ca alte canale de comunicare. Mai mult, una dintre cele mai mari capcane ale comunicării scrise este susceptibilitatea de a fi interpretată sau înțeleasă greșit. Fără indicii vizuale și verbale, cum ar fi expresia feței, limbajul corpului, intonația și alte semnale pe care le folosim pentru a determina sensul comunicării, mesajele pot uneori să fie percepute ca reci, furioase sau nepoliticoase, chiar și atunci când nu aceasta a fost intenția.
5. Utilizați instrumentele de gestionare a sarcinilor
Atunci când membrii echipei nu sunt toți în aceeași locație – și pot lucra la ore diferite – este necesară o bună coordonare, pentru a urmări momentul în care sunt disponibili și a ști ce face fiecare, în special pentru proiectele care necesită contribuții din partea mai multor persoane.
Calendarele sau programele online sincronizate, în care să fie postate actualizările, pot fi o bună practică și poate fi urmărită, astfel, productivitatea echipei aflate la distanță.
5. Teambuilding
Întâlnirea membrilor echipei cel puțin o dată pe an este întotdeauna o idee bună. Chiar dacă ei comunică tot timpul online, întâlnirea într-un cadru organizat aduce un plus de valoare comunicării și unește echipele.
Concluzie
Nu e ușor sau întotdeauna eficient să comunicați cu echipele care lucrează la distanță dar există canale prin care puteți face acest lucru, chiar dacă fiecare are argumente pro și contra. Un lucru este însă sigur: ele sunt combustibilul de care aveți nevoie iar comunicarea este vitală.
Pe măsură ce tot mai multe companii oferă opțiunea de a lucra de la distanță, liderii și-au dat seama că gestionarea angajaților care lucrează astfel necesită o abordare diferită de gestionarea unei echipe la birou, pentru că trebuie să depună ceva mai mult efort dacă vor productivitate.
Comunicarea deschisă este esențială, dar e departe de a fi singura modalitate de a uni echipele. Ca să vă asigurați că angajații dvs. de la distanță se dezvoltă, iată pe ce să vă axați:
1. Construiți încrederea în echipă: Încrederea este cel mai important element pentru gestionarea forței de muncă la distanță. Managerii trebuie să poată avea încredere în angajați pentru ca aceștia să performeze, fără a beneficia de micromanagement. Unele companii cu personal la distanță se așteaptă ca angajații să fie în fața camerei video tot timpul. Asta indică lipsă de încredere. Încrederea împuternicește oamenii să facă tot posibilul să-și asume responsabilitatea pentru munca lor.
2. Asigurați-vă că responsabilitățile sunt clare pentru toată lumea: Definiți responsabilitățile specifice pentru fiecare persoană din echipa dvs. Faceți-i pe toți conștienți de atribuțiile pe care le au și de locul lor în echipă, astfel încât fiecare membru să știe cum și când să se comunice și pe cine se poate baza, pentru a ajunge la rezultatele dorite.
3. Conectați echipele la misiunea și valorile companiei: Pentru a menține moralul și performanța ridicate, este esențial să păstrați transparența cu privire la ceea ce fac diferitele departamente ale companiei. Conectarea tuturor, în mod constant, la misiunea și valorile companiei este ceea ce îi ține pe oameni uniți atunci când nu sunt prezenți fizic într-un birou.
4. Sărbătoriți succesele: Când angajații lucrează singuri de la un birou de acasă sau în alte locații, este posibil să nu știe ce se întâmplă cu restul echipei. Sau chiar ar putea simți că munca lor nu este recunoscută. Mențineți moralul echipei și recompensați, prin recunoaștere publică, realizările lor – atât la nivel individual, cât și la nivel de grup. Nu există nimic care să energizeze mai mult o echipă decât satisfacția pe care o pot simți membrii ei că au lucrat împreună pentru a realiza ceva important.
