Motivarea și secretele ei
Trăim timpuri în care motivarea personalului a devenit unul dintre aspectele critice ale oricărei organizații din România. Desigur că vor fi mulți care vor argumenta de ce motivarea reprezintă întotdeauna un aspect extrem de important pentru organizații. Așa este, cu observația că în contextul actual al forței de muncă, motivarea nu mai este un aspect deosebit de important. El este critic.
În cei peste 25 de ani de când lucrez cu zeci, apoi sute și acum mii de oameni, m-am confruntat practic cu aspectele motivării, dar și teoretic, fiind absolvent de MBA și pasionat de subiect. Trebuie să recunosc că lucrul cu oamenii, cu atât de mulți oameni, motivarea lor pentru atingerea unor obiective uneori extrem de ambițioase, reprezintă acel ceva din care-mi trag cea mai mare satisfacție și care mă face să mă arunc în fiecare dimineață încrezător și sigur în contextul complicat al antreprenorului român.
Despre motivare se scriu sute de pagini lunar și există abordări care mai de care mai teoretice sau practice. Ceea ce-mi propun în aceste rânduri este să împărtășesc cu dumneavoastră gânduri și experiențe personale acumulate de-a lungul anilor, reușite și nereușite, concluzii și întrebări.
Un sistem motivațional greșit poate distruge organizația
Cum facem ca oamenii să rămână în organizație și în interiorul acesteia să performeze? Cum facem ca oamenii să vină spre organizația noastră? Întrebări ce trebuie să preocupe deopotrivă departamentul HR, precum și orice nivel de management. În aceste sens direcțiile de gândire se împart în două mari categorii : cei care consideră că aspectele materiale au ponderea cea mai importantă și cei care consideră că alte aspecte, pe care le-aș numi soft, au ponderea cea mai mare în a crea un context în care oamenii sunt motivați să rămână în organizație și să contribuie la dezvoltarea acesteia, sau să vină spre aceasta.
În primul rând motivarea este un lucru personal. Este puternic legată de nevoile diferite pe care indivizii le au, de aceea un studiu (mai ales pentru nivelele de management) care să arate ce motivează mai puternic pe fiecare, este recomandat. Un al doilea aspect legat de cele două mari curente de gândire, este acela că înaintând pe piramida lui Maslow, desigur că ponderea importanței criteriilor care determina motivarea tinde spre cele soft cu cât ne îndepărtăm de bază.
Am să încep prin a mă referi la celebra metodă de motivare biciul și morcovul, sau mai frumos numită bonus și malus, sau cum doriți să o botezați. Acest sistem reprezintă baza motivării de tip material și se bazează pe o evaluare. Se referă în principal la acordarea unor bonusuri în funcție de îndeplinirea unor indicatori. Trebuie să recunosc că în organizațiile mari, reprezintă sistemul cel mai eficient. Din experiența personală și fără să excludă alte tipuri de motivare, se poate aplica pe scară mare.
Ca orice sistem și acesta va produce rezultate pozitive exclusiv în măsura în care este corect conceput și aplicat și se bazează pe o evaluare corect construită. Un sistem motivațional greșit conceput sau aplicat putând în aceeași măsură să distrugă o organizație sau să-i scadă performanțele. În general, în vederea evaluării, se urmărește îndeplinirea unor indicatori care sunt specifici și/sau generali.
Indicatorii rezultă în baza unui studiu aprofundat care pleacă de la obiectivele organizației și de la identificarea factorilor critici de success, adică acei factori a căror prezența/îndeplinire determina în mod direct atingerea obiectivului. Un exemplu ar fi: dacă obiectivul organizației este să devină cel mai profitabil furnizor din sectorul de activitate în termen de 1 an, un factor critic de succes ar fi scăderea cheltuielilor specifice pe unitatea de produs vândut.
Pentru factorul critic de succes se stabilesc unul sau mai mulți indicatori, cum ar fi în exemplul nostru : cheltuiala specifică pe unitatea de produs – scădere cu 10%. Un alt aspect important este acela al distribuirii piramidale a obiectivelor, factorilor critici de succes și în final a sistemului de indicatori. Adică, indicatorii aplicați directorului de producție nu sunt relevanți pentru muncitorul de pe linia de producție, dar trebuie să aibă legătură cu aceștia. O întrebare bună pentru a verifica această distribuție piramidală este: cum contribuie indicatorul x al subalternului meu la îndeplinirea indicatorilor mei?
Tot pentru eficiența sistemului de indicatori, aceștia trebuie să îndeplinească și alte criterii precum:
- Relevanță – sunt indicatorii relevanți pentru organizație, pentru îndeplinirea obiectivelor acesteia și nu în ultimul rând pentru postul și persoana căruia i se aplică?
- Tangibilitatea – indicatorii considerați ne-tangibili vor crea frustrare și vor fi abandonați de cel căruia i se aplică, în general fără a se comunica deschis acest lucru;
- Acceptanță – trebuie să acceptăm și să credem în indicatorii pe care-i primim, trebuie să vedem foarte transparent care este relevanța pentru organizație și implicit pentru noi a indicatorilor pentru a găsi puterea de a ne depăși performanțele.
Un sistem eficient de motivare are 5 indicatori
Indicatorii sunt împărțiți în două mari categorii, indicatorii lagging și indicatorii leading. Deși numele celor două categorii sunt rezonabil de relevante, exemplul clasic care clarifica ce înseamnă fiecare ar fi legat de un obiectiv cum ar fi cel de a scădea în greutate 6 kg în următoarele 3 luni. Un indicator de tip lagging este să scazi în greutate 0,5kg/săptămâna. Acești indicatori se caracterizează prin aceea că sunt ușor de măsurat dar greu de influențat. Un indicator leading în exemplul nostru ar fi să mănânci sub 1800kcal zilnic, ceea ce este dificil de măsurat dar în principiu ușor de aplicat (este un exemplu).
Un sistem eficient de motivare va avea nu mai mult de 5 indicatori care vor cuprinde atât indicatori specifici cât și generali, indicatori lagging cât și leading.
Indicatorii se pot aplica lunar, trimestrial, sau anual și în principiu cu cât postul este plasat mai la baza organizației și activitatea mai repetitivă, cu atât frecvența măsurării indicatorilor este recomandat să fie mai mare (lunar).
Eficiența unui sistem motivațional bazat pe o evaluare prin indicatori corect construit și aplicat este de necontestat, precum este de necontestat că pentru a nu pierde oameni și a atrage noi specialiști aplicarea unui astfel de sistem nu este suficientă.
În vederea implementării unui sistem motivațional complet și de aceea funcțional, aș identifica patru factori deosebit de importanți, în absența cărora putem asista la pierderea de oameni deosebit de prețioși și care aparent erau satisfăcuți de aspectele materiale ale colaborării:
- Recunoașterea: recunoașterea prin obținerea unui bonus maxim atinge nevoile materiale și este în general confidențială sau cunoscută într-un cerc restrâns. Omul simte nevoia unei recunoașteri mai largi a rolului și acțiunii sale în organizație. Orice sistem care face posibilă recunoașterea de acest tip este în măsură de a aduce satisfacție și de a stabiliza personalul.
- Dezvoltarea personală: atât dezvoltarea profesională cât și dezvoltarea unor alte abilități și cunoștințe constituie aspecte pe care angajații le iau în considerare din ce în ce mai mult. Asigurarea unui cadru în care oamenii simt că pot evolua este extrem de important pentru retenție și atragere de personal.
- Alinierea valorilor – valorile organizației asigura în mare măsură contextul organizațional și de aceea angajații vor simți prezența acestora încă de la recepție. Mai devreme sau mai târziu orice dezaliniere la nivelul valorilor între organizație și membrul acesteia se va transformă într-o fisură și mai târziu într-o prăpastie de netrecut. Valorile trebuie de aceea promovate, explicate, acceptate și împărtășite.
- Asigurarea unui context de comunicare potrivit – organizațiile sunt nimic altceva decât o rețea de comunicare. Mediul și mesajul acestei comunicări sunt esențiale pentru a există un climat propice performanței, în care oamenii să se simtă motivați și respectați.
Motivarea e responsabilitatea managementului
Rolul motivării este complex și se referă până la urmă la a aduce pasiune și satisfacție în activitatea oamenilor. Într-un context organizațional corect motivarea este facilă, naturală. Într-un context nepotrivit ea se găsește ineficientă și dificil de aplicat. Nu este matematică, este despre leadership. Nu este un truc de HR, este o responsabilitate a managementului la cel mai înalt nivel.
Sunt învățat să consider că orice situație are atât ceva bun cât și ceva rău în ea. Așa iau în considerare și ceea ce se întâmplă acum pe piața muncii din România. Este rău că pleacă foarte mulți oameni din țară pentru a lucra în străinătate, este rău că avem un sistem de învățământ care nu pregătește elevii și studenții pentru lucrul în lumea reală, însă este și bine deoarece asta ne amintește cât de importanți sunt oamenii și educația lor. Asta ne va face să investim și să ne preocupăm!
Constituie o preocupare capitală a leadership-ului aceea de a investi timp și resurse financiare pentru a concepe și a implementa un sistem motivațional capabil de a oferi oamenilor ocazia de a-și exercită pasiunea, de a se dezvolta odată cu organizația și de a se simți recunoscuți și apreciați. De a se regăsi parte a unui proiect comun cu al celorlalți construit pe valori împărtășite. Pare simplu și nu este, sau pare imposibil și nu este.
