Ședințe mai eficiente. Cum vom lucra cu Power Point-urile în viitor?
Dacă sunteţi liderul unei organizaţii, sau al unui departament, nu mai acceptaţi ca oamenii să se prezinte cu polologhii de 30-40 de pagini ppt. Cereţi şi oferiţi simplitate claritate şi eficienta. Cereti subordonatilor sa faca diferenta cu discernamant si sa trateze ca atare sedintele informative si sedintele de lucru. Ştiţi vorba” ţi-am scris o scrisoare lungă, pentru că nu am avut timp să îţi scriu una scurtă”? Lipsa puterii individuale de concentrare angrenează în cascadă pierdere de timp, confuzie, derapaje în concluzionare, pierderea puterii la nivelului întregului grup. Aşa cum se renunţă la frişcă artificială de pe torturi, la mesele copioase din avion sau la apretarea cămăşilor, aşa se renunţă şi la ppt-urile înzorzonate. Lumea se schimbă.
CITEŞTE ŞI: Scrisoarea de intenție: Mai este o cerință a angajatorilor sau e ceva depășit?
Cum timpul este cea mai valoroasă resursă, a-l pierde în calupuri de câte 4-5 ore în şedinţe lungi de prezentare, devine o risipă de neacceptat. Oamenii încep să răspundă la emailuri pe furiş, să-şi facă lista de cumpărături, ies din sala pentru un telefon urgent’, sau se gândesc deja la şedinţa următoare, pregătind o mică schemă în cap, în timp ce afişează o masca de semi-atenţie, politicoasă. Cu alte cuvinte, nu mai sunt cu adevărat prezenti, cu simţurile ascuţite şi concentrarea la nivel de eficienţă.
Concentrati toata prezentarea dvs. in 2 pagini, care pot fi în orice format, la subiect. Faceti un mic exerctiu la inceputul sedintei, prin care aduceti oamenii prezenti aici si acum. Ca prezentator, fiti responsabil de energia pe care o aduci in sala si de energia care se creaza si mentine. Prezentati scopul si durata sedintei si cereti participarea cu discernament si eficienta. Setati cadrul si tineti apoi de el. Tineti bine socoteala timpului si semnalati derapajele sau necesitatea ca unii participanti au nevoie sa isi stabileasca separat o intalnire 1 la 1, care ii priveste numai pe ei. Atrageti atentia politicos cand cineva s-a indepartat de la subiect si duceti mai departe grupul in directia corecta. Acesta este noul trend.
CITEŞTE ŞI: Managerul care și-a propus să dezvolte piața de infotainment în România
Asta înseamnă să te antrenezi în asertivitate, claritate, putere de concentrare şi forţă în persuasiune.
O şedinţa trebuie să dureze maxim 90 de minute. Cele 2 pagini trebuie trimise participantilor în avans, astfel încât fiecare dintre acestia sa aibă timp să le citească şi să poată participa constructiv la discuţie, să poate pună apoi întrebările relevante şi să-şi aducă o reală contribuţie în ceea ce priveşte eventualele puncte oarbe care i-ar fi putut scapă autorului.
Mai simplu e mai bine !
Maria Iris HOEPPE este Life, Executive & Group COACH, PPC- ICF, fiind cunoscută și apreciată atât în România, cât și în Franța, Cehia, Canada și SUA pentru munca ei plină de rezultate.
Are o experiență fructuoasă de peste 20 de ani în sales și management și de 7 ani este autor, coach activ și lider în programe dezvoltare personală.
CITEŞTE ŞI: Cum construiești relații corecte cu oamenii din echipa ta? Care sunt direcțiile de bază și capcanele?