Tot ce ai nevoie când inaugurezi un birou nou pentru afacerea ta. 4 lucruri esențiale pe care să le bifezi înainte să deschizi porțile

Aparatura

Înainte de toate, cel mai important este să alegi aparatura potrivită pentru compania ta, pentru a te putea bucura de performanță maximă. Dacă anumite decizii precum funcțiile aparatului de cafea nu sunt atât de importante, când vine vorba despre aparatura pe care angajatul o folosește zi de zi nu există loc de concesii. Un calculator care nu e suficient de performant poate încetini drastic ritmul de lucru al întregului birou, însă asta nu înseamnă că ai nevoie chiar de cele mai noi produse. Important este să găsești un echilibru perfect în funcție de necesități. Pentru puțin ajutor, poți apela la un astfel de serviciu IT&C care îți pune la dispoziție orice tip de aparatură, însă oferă și servicii de consiliere specializată pentru a afla cu exactitate ce aparatură se potrivește afacerii tale. Astfel, vei afla ce poate lipsi și ce nu poate lipsi din noul tău sediu.

Amenajarea birourilor

Acum, pentru că ai găsit cea mai bună aparatură pentru noul birou, trebuie să existe și un spațiu de lucru comod pentru fiecare angajat. Primul pas este găsirea unui plan de birouri care să se potrivească spațiului, numărului de angajați, dar și politicii companiei. Spre exemplu, este încurajată comunicarea constantă între angajați sau este mai importantă intimitatea fiecăruia? Spre ecemplu, Fitsmallbusiness.com oferă trei variante pentru asta: sistemul open space, closed space sau modular.

Odată ce ai stabilit cea mai practică soluție, investește în birouri și scaune de calitate, care să ofere maximum de confort. Astfel, angajatul se va putea concentra pe jobul în sine, fără să fie nevoit să facă pauze pentru a-și întinde mușchii.

Comunicarea

Un alt aspect extrem de important este facilitarea unei comunicări ușoare cu clienții sau cu furnizorii. Orice afacere trebuie să fie cât mai vizibilă și mai accesibilă, așa că un sistem de comunicare bine pus la punct este indispensabil. Bineînteles, telefonia şi un bun provider de internet sunt primele lucruri pe care le avem în vedere, însă, pe termen lung, nu vei avea nevoie de un sistem complex. Iată ce trebuie să nu lipsească:

• Forwardarea apelurilor de la vechiul număr către noile numere de telefon

• Existența a mai multor linii telefonice și opțiunea de apel în așteptare, pentru a nu rata niciun apel

• Un sistem telefonic privat care să redirecționeze intern apelurile către persoana sau persoanele potrivite

• Un sistem de e-mailing personalizat. Adresele de e-mail de tipul „ @gmail” nu denota profesionalism si scad credibilitatea businessului.

• Servere multiple care sa poata susține bazele de date si sistemele de care are nevoie businessul, precum și servere de back-up, pentru a evita surprizele neplăcute

• Un website bine pus la punct și ușor de parcurs de către oricine, care să ofere și modalități multiple de contact

Consumabilele

Dacă toate celelalte aspecte sunt puse la punct, tot ce rămâne de făcut este să aprovizionezi biroul cu recuzită: hârtie A4, stilouri și pixuri, cartuş pentru imprimantă, bibliorafturi, fișete metalice pentru dosare și documente.

Pentru un plus de profesionalism, nu uita de noile cărți de vizita, acum că toate datele de contact s-au schimbat. O carte de vizită spune foarte multe despre businessul tău, fiind o primă impresie pentru potențialii clienți. Folosirea vechilor cărți de vizită poate crea confuzii și denotă o lipsă de interes. Alege un layout simplu și atrăgător, care să asigure lizibilitatea textului, actualizează informația și trimite-le la tipar.

Aceste aspecte vor asigura eficiența businessului tău încă din prima zi, fără eventuale piedici care ar putea apărea pe parcurs. Nu rămâne decât să deschizi porțile și să sărbătoriți cu toții noua casă departe de casă.

Foto: Shutterstock