Mariana Vaida: „Oamenii au nevoie să fie ascultați și auziți, iar la rândul lor vor face la fel”

Mariana Vaida s-a alăturat echipei BIA în anul 2007 în rolul de Payroll Manager. Venea în BIA după o experiență îndelungată într-o companie multinațională și a apreciat aici spiritul antreprenorial și posibilitatea de a lua decizii foarte rapid.

Treptat, și-a asumat noi responsabilități și a evoluat de la Payroll Manager la poziția de Outsourcing Director, odată cu implementarea unei noi linii de business, respectiv leasingul de personal.
 În 2011, când directorul general de atunci al companiei BIA a ales un alt drum, Mariana Vaida a fost propunerea sa pentru rolul de general manager. „Pe tine te urmează oamenii”, a fost mesajul său, pe care i l-a comunicat și acționarului companiei.
Cum reușește să-și țină aproape echipa de peste 17 ani, într-un context în care așteptările oamenilor sunt tot mai mari, aflăm de la Mariana Vaida, General Manager al grupului BIA – companii specializate în recrutare, consultanță în resurse umane, leasing de personal și servicii de salarizare și administrare personal.

Cum evaluați nevoile de dezvoltare ale colegilor și ce metode folosiți pentru a personaliza programele de formare și dezvoltare pentru fiecare membru al echipei?
Principiul pe care l-am adoptat de multă vreme în cadrul grupului BIA este acela al încrederii depline și al comunicării deschise în ceea ce privește dezvoltarea oamenilor. Astfel că procesul de evaluare nu este unul prin care să îndeplinim doar o formalitate, o cerință a legii, ci analizăm îndeplinirea obiectivelor fiecărui coleg pornind de la autoevaluarea pe care și-o face, urmând apoi întâlnirea cu evaluatorul în care se discută în detaliu toate aspectele care conduc la îndeplinirea totală sau parțială a obiectivelor. Acesta este și momentul în care stabilim noile obiective pentru anul următor precum și programele de formare și dezvoltare necesare fiecărui membru al echipei. O etapă importantă în evaluarea adaptabilității programului de formare și dezvoltare, raportată la îndeplinirea obiectivelor, este revizuirea de la jumătatea anului (mid-year review), în care, în întâlnirile directe cu membrii echipei, evaluăm ce am îndeplinit din ce ne-am propus și ce nevoi avem pentru a putea atinge obiectivele.

Cum abordați provocările legate de reținerea talentelor și menținerea oamenilor motivați într-un mediu de muncă în continuă schimbare?
Este într-adevăr dificil să menținem oamenii motivați în condițiile în care suntem înconjurați de provocări, iar deficitul de forță de muncă se simte în toate domeniile de activitate. Avem la BIA colegi care sunt în echipă de 17 ani, dar și colegi care s-au alăturat echipei acum câțiva ani ori acum câteva luni. Vedem așadar în fiecare zi cum generații diferite pot lucra împreună dacă își respectă unii altora principiile și aleg calea comunicării în loc de manifestări puternice ale egourilor.

În opinia mea nu există rețete ale retenției sau ale motivației, ci există soluții care se aplică în funcție de oameni. Oamenii au nevoie să fie ascultați și auziți, iar la rândul lor vor face la fel.

Crearea unui mediu de lucru plăcut și atractiv sunt aspecte esențiale în retenția și motivarea oamenilor, dar nu sunt suficiente dacă nu sunt însoțite și de comunicare deschisă, respect, empatie și sprijin emoțional. În activitatea noastră întâmpinăm situații în care clientul transmite stres și presiune, pe care trebuie să fii pregătit să le poți gestiona și să răspunzi profesional solicitărilor. Aici intervine susținerea din partea managerilor, atât din punct de vedere tehnic cât și emoțional. Exemplul managerului este definitoriu în a călăuzi pașii și a ajuta la construcția carierei oamenilor din echipa sa.

Care sunt tendințele actuale în dezvoltarea oamenilor și cum se adaptează grupul BIA la aceste schimbări pentru a rămâne competitivă?
În acest moment, capitalul uman alături de capitalul tehnologic sunt aspectele prin care putem face diferența în piață. La BIA am promovat întotdeauna valoarea echipei, drept dovadă, în procesele noastre de marketing și vânzare, principalul argument este echipa cu tot ce înseamnă ea: competențe, ex‑ periență, încredere și motivație. Pentru a face față provocărilor prezente și viitoare creștem competențele tehnice, prin trai‑ ninguri adaptate nevoilor noastre și tehnologiilor pe care le implementăm, dar ne asigurăm că răs‑ pundem și nevoilor de dezvoltare perso‑ nală a colegilor, în așa fel încât oamenii să fie pregătiți în fața noilor tehnologii, iar rezistența la schimbare și teama de nou să fie cât mai reduse. În felul acesta zi de zi facem ceea ce trebuie, dar și ceea ce ne place.

Cum colaborați cu liderii organizaționali pentru a asigura alinierea obiectivelor de dezvoltare a capitalului uman cu strategia generală a companiei?
În fiecare an, organizăm întâlniri operaționale și board meetinguri cu toți managerii pentru cunoașterea obiectivelor și definitivarea bugetului. Liderii echipelor află astfel care sunt obiectivele majore ale companiei și chiar au inițiative în propunerea unor obiective. Ulterior, în întâlnirile operaționale, analizăm fiecare obiectiv major, stabilim modul de punere în practică, strategiile, tacticile, sub-obiectivele pe departamente și la nivel de angajat. Acest proces, în care implic managerii în definirea și punerea în practică a obiectivelor funcționează. Liderii găsesc sens în ceea ce fac, cred în viziunea managerului și sunt motivați pentru ca, la rândul lor, să-și motiveze colegii.

Ce rol joacă cultura organizațională în construirea și menținerea unui capital uman solid și ce măsuri luați pentru a promova o cultură favorabilă dezvoltării angajaților?
Provocările perioadei în care trăim, începând de la cele globale, cum sunt războaiele, criza climatică, migrația, îmbătrânirea populației, inteligența artificială până la cele specifice industriei în care activăm, a locului unde trăim ori a celui în care ne desfășurăm activitatea își pun amprenta asupra dezvoltării noastre.

În contextul în care modul de lucru hibrid este o normalitate în echipa noastră, iar colegii se întâlnesc săptămânal sau uneori lunar, cultura organizațională este pilonul de susținere a echipei. De multe ori, atunci când oamenii lucrează de acasă, au tendința să transmită managerilor numai situațiile dificile pe care le întâmpină, iar lucrurile frumoase, chiar dacă sunt, nu se mai transmit. În astfel de situații, comunicarea eficientă, încrederea și empatia sunt de mare ajutor. De asemenea, contează mult să credem în aceleași valori și să le folosim în activitatea noastră, indiferent de locul de unde lucrăm.

Lucrăm cu Profesionalism, Pasiune, mereu în Parteneriat.
Ne mândrim cu faptul că de peste trei decenii oferim soluții care se pliază cu succes tuturor tipurilor de clienți. Recomandările partenerilor noștri reprezintă dovada profesionalismului nostru de-a lungul colaborării și sunt acele momente care ne dau bucurie și ne unesc, indiferent de locul de unde lucrăm.
Le acordăm partenerilor de business toată atenția și le dedicăm timpul și calitatea muncii pe care o prestăm, trăind pentru ceea ce facem zi de zi și asigurându-ne că beneficiază de cele mai bune servicii. Prin încredere și printr-o comunicare eficientă stabilim legături reciproc avantajoase și așa punem bazele fiecărui nou parteneriat.

Care sunt beneficiile care dau o stare de bine echipei și susțin cultura organizațională?
Evaluăm periodic activitatea, dar și preferințele colegilor în ceea ce privește programul de lucru și flexibilitatea. Deciziile le luăm împreună, pentru a ne fi bine la job.
În iulie 2023 am implementat împreună cu echipa de wellbeing proiectul Feedback Box, care presupune completarea unor chestionare online anonime și/sau semnate, prin care colegii pot să-și exprime transparent opinii, preocupări, sugestii de îmbunătățire, privind mediul de lucru, activitatea profesională, situațiile personale etc. Chestionarele sunt analizate trimestrial de către top managementul companiei și mare parte dintre așteptările colegilor sunt transpuse în beneficii.

În acest moment, avem un program de lucru în regim hibrid, care presupune 3 zile la birou și 2 zile de acasă. Prezența la birou se face prin intermediul unui programator de telemuncă. Desigur există și derogări de la regula 3 zile/2 zile, în funcție de nevoile fiecărui coleg, care sunt transpuse în acte adiționale la contractele individuale de muncă. De asemenea, orele de început și de sfârșit ale programului sunt flexibile, colegii pot începe activitatea între 08.00 și 10.00 și o pot termina între 16.30 și 18.30.

Pachetul de beneficii cuprinde, printre altele, zile libere cu ocazia aniversării fiecărui coleg, tichete de masă (a căror valoare este de 40 lei/tichet), abonament medical cu acces la diferite clinici și spitale, decontarea transportului la și de la locul de muncă la domiciliu, fructe la birou.
Susținem și dezvoltarea profesională și personală, prin trainingurile tehnice pentru aprofundarea functionalităților platformelor de lucru și prin cursurile de formare profesională. Începând cu aprilie 2024 am implementat proiectul Bookster, cărți la birou pentru membrii echipei, prin compania Bookster.
De asemenea, în întâlnirile săptămânale ale departamentelor sunt analizate aspecte operaționale, dar și referitoare la mediul de lucru și comunicarea internă, aspecte care sunt luate în considerare în deciziile de management, cu scopul de a ne îmbunătăți munca.

---