5 aplicații care îți vor crește productivitatea echipei
Dacă realizarea unui proiect ține de împărțirea în acțiuni mai mici, atunci modul de organizare a notițelor și ideilor trebuie să depășească utilizarea clasică a agendelor sau a fișierelor de tip Word. Evernote permite realizarea unor agende electronice diferite în funcție de subiect sau proiect, dar și adăugarea unei game variate de fișiere (de la notițe, poze, clipuri video, note audio sau video). Astfel, vei avea toate resursele într-un singur loc, cu o funcție de căutare avansată. La nivelul echipelor, aplicația permite colaborarea și partajarea fișierelor.
La accesarea paginiilor principale descoperim că Slack este “o aplicație de comunicare pentru echipe ce vor să trimită roboți pe Marte”, fiind folosită chiar și de NASA's Jet Propulsion. Simplitatea aplicației este data de modul în care este împărțită comunicarea, permițând un mod direct și eficient de a transmite mesaje membrilor diferitelor echipe. Spre deosebire de email, Slack aduce în plus o legătură mai mare între membrii unei echipe, fiind foarte util atât pentru lucru în echipă, dar și pentru generarea de idei.
Când vine vorba de realizarea sarcinilor, Totoist este aplicația ce poate ajuta echipa în acțiunile zilnice pe care trebuie să le realizeze. Permite atribuirea sarcinilor către membrii echipei și setarea unor termene limită de realizare. În plus, aplicația are un sistem de contorizare a sarcinilor realizate pentru generarea de rapoarte privind productivitatea echipei.
Un mod excelent de organizare a activităților este folosind Trello. Aplicația este utilă din două perspective: în primul rând, poate fi folosită ca un sistem de project management pentru viziunea de ansamblu asupra unui proiect, și în al doilea rând, ca un sistem de realizare a sarcinilor. Permite comunicare și comentarii din partea membrilor unei echipe la fiecare sarcină dar și nivele diferite de împărțire a unui proiect în acțiuni și pași mai mici.
Timpul petrecut de o echipă pe un anumit proiect este important nu doar din perspectiva productivității dar și din cea financiară, prin contorizarea numărului de ore aferent fiecărui membru din echipă. Toogl face ca munca unui project manager să fie mult mai ușoară nu doar prin verificarea timpului dar și prin raportarea oferita de aplicație. Integrarea cu aplicațiile prezentate mai sus, Trello și Todoist, face din Toggl instrumentul ideal de monitorizare a timpului petrecut pe proiecte de către echipele implicate.
Toate aceste aplicații sunt disponibile în versiuni gratuite sau cu abonamente accesibile pentru creșterea productivității echipelor. Îți recomand să încerci aplicația care se potrivește echipei tale, prin identificarea nevoilor echipei și găsirea unor soluții existente sau particularizate activității tale.
Suntem conectaţi în fiecare zi la tehnologie. Pentru a veni în sprijinul tău, am realizat un ghid gratuit cu 33 de aplicaţii pe care le-am testat, le folosesc sau le-am folosit pentru cresterea productivităţii. Poţi să găseşti mai multe detalii despre Ghidul „33 de aplicații pentru creșterea productivității”.
Costin Ciora este Consultant în Productivitate și lector universitar doctor la ASE București. Este autorul cărții „Analiza performanței prin creare de valoare” și co-autor la numeroase articole de profil academic pe subiectul analizei economico-financiare. După mai bine de 7 ani de cercetare în mediul academic și 6 ani de antreprenoriat, Costin se concentrează în prezent pe studierea productivității individuale, intrucât după spusele sale, nivelul de productivitate al angajaților determină performanța organizațională. Este Digital Certified Coach și prin intermediul programelor sale de productivitate, contribuie la identificarea tiparelor care conduc la scăderea productivității, precum și la soluții pentru transformare. Află mai multe despre Costin Ciora pe site, pe pagina de Facebook sau pe Profilul de LinkedIn.