Câteva greșeli de e-mail care v-ar putea costa slujba

Jennie Ellis, fondator și CEO al Recruiting Bandwidth, spune că orice persoană în căutare de job ar trebui să reflecteze asupra fiecărei întâlniri cu un potenţial angajator și asupra comunicării din spatele scenei, care se desfășoară într-un inbox de poștă electronică.

Mail-ul are „talentul" de a lăsa o senzație de independență, iar oamenii își permit mai multe lucruri atunci când tastează, decât atunci când sunt față-în față. Terenul este sensibil aici, pentru că ceea ce cuiva i se pare absolut normal, altuia i se poate părea ofensator. Tocmai de aceea, cuvântul de bază în comunicare este respectul, dacă vrei să nu îți pui în pericol locul de muncă.

Dacă doriți să vă asigurați că vă prezentați profesional în orice moment, asigurați-vă că nu faceți aceste nouă greșeli comune de e-mail:

1. Scrierea de subiecte de e-mail care te pot duce în eroare
Modul în care comunicați este foarte important și trebuie să fie bazat pe respect. Puteți începe cu a fi corecți și cinstiți. Asigurați-vă că utilizați subiecte de e-mail care transmit exact ceea ce doriți, nu chestiuni care încurajează cititorul să deschidă mesajul, dar să fie apoi complet dezamăgit de conținut.
"Nu apreciez o abordare intruzivă, alarmistă", explică Ellis. "De exemplu, prin e-mail, un subiect afirmând că cineva are nevoie urgentă de a vorbi cu mine, dar când îl deschid, este doar o solicitare pentru un loc de muncă. Pur și simplu să fie transparent – includeți titlul poziției în subiect sau dacă ați fost trimis de cineva care cunoaște destinatarul, spuneți acest lucru. "

2. Utilizarea greșită a numelui destinatarului sau a funcției acestuia
În era Internetului, adresarea unui e-mail "Către cine se referă" sau un nume incorect indică deseori lipsa de inițiativă – mai mult decât atât, aceste informații sunt disponibile online. Salutările online pot fi un indiciu pentru recrutorii și managerii de angajări, astfel că este posibil să nu se potrivească cu cultura organizațională. „De exemplu, unii nu doresc să se adreseze cu doamnă sau domnule în e-mail", spune Ellis. „Dacă cineva mi-a făcut asta, cred că ar fi fost de școală veche și nu a obținut cultura noastră informală".

3. Vă pierdeţi în detalii
Un pericol de a comunica cu potențialii angajatori prin e-mail este faptul că, având destul timp pentru scrierea unui e-mail, să ajungeţi să îl transformați într-un mini-tratat despre motivele pentru care ar trebui să fiți angajat. Evitaţi să scrieţi prea mult și încercați ca mesajul să aibă între 3 și 5 fraze sau chiar mai puțin.
"E-mailurile lungi și detaliate, mai ales când nu au fost cerute, îmi dau impresia că acel candidat crede că timpul meu nu e preţios şi presupune că nu am altceva de făcut decât să ascult un candidat vorbind despre el însuși", explică Ellis. "Mai bine gândiți-vă la cel mai important lucru pe care trebuie să-l transmiteți și faceți în așa fel încât să fie exprimat clar și concis."

4. Folosiți prescurtări
Nu doriți să tratați un e-mail ca o lucrare de 10 pagini, dar, de asemenea, nu doriți nici să o tratați ca un text destinat celui mai bun prieten. Indiferent cât de informală este cultura companiei, va trebui întotdeauna să scrieți cu cuvinte complete, propoziții complete. Verificaţi, de asemenea, să fie corect din punct de vedere gramatical şi ortografic.
„Nu suport când oamenii folosesc acronime în e-mailuri. Email-ul ar trebui să fie ceva la fel de formal ca o scrisoare de intenție", spune Ellis. „Acest lucru arată o imaturitate și o lipsă de respect".

5. Sunteţi prea personali în exprimare
Folosirea e-mail-ului pentru a construi o relație puternică cu un recrutor sau cu un manager nu este același lucru cu presupunerea că aveți o relație personală chiar de la început. Încercați să mențineți un ton cald, dar nu prea intim. „Evită orice sună prea personal", spune Ellis. Chiar și încheierea „Salutări foarte călduroase” ar putea fi interpretată ca fiind prea personală. La urma urmei, de ce mi-ar arăta cineva un respect atât de profund dacă nici măcar nu mă cunoaşte? Din câte știu, aș putea fi un ticălos total, așa că nu e autentic".

6. Nu personalizați mesajul
Recrutorii înțeleg – este posibil să fii un candidat foarte ocupat, în căutare de job, care încearcă să coordoneze interviuri și materiale cu mai multe companii în același timp. Dar nu este o scuză pentru a trimite tuturor același mesaj. „Trimiterea de e-mail-uri vagi care fac parte în mod evident dintr-o explozie masivă de copy-paste, este o mare greșeală", spune Ellis. "Mulți recrutori vă trimit mesajele prin poșta electronică pentru a vedea dacă acordați atenție detaliilor și obținerea în mod evident a răspunsurilor copiate fără detalii personale este un mare semn de alarmă".

7. Sunteţi prea experimentali
Există un timp și un loc pentru a experimenta modul în care lucrați, dar nu este momentul potrivit atunci când comunicați cu un recruiter sau cu un manager de angajare. Singurul lucru care ar trebui să iasă în evidență în procesul de interviu este calitatea și eficiența muncii dvs. „Recrutorii citesc e-mailurile pentru conținut, nu pentru expresia creativă prin culoare și format", explică Ellis. „Alegerile de stil, cum ar fi formatarea textului și fonturile colorate sau ciudat de mari, nu dau cel mai profesional vibe, fețele zâmbitoare și lipsa pauzelor de paragrafe trimite doar un mesaj confuz".

8. Utilizarea unei adrese de e-mail neprofesionale
Adresa dvs. de e-mail ar trebui să fie o combinație a primului dvs. nume, inițiale și numele de familie. Orice altceva ar trebui să fie rezervat exclusiv pentru uz personal. „Folosirea unei adrese de e-mail personale inadecvate pentru a aplica pentru locuri de muncă este într-adevăr neprofesională și poate contribui foarte mult în decizia manageruluiu de angajare; te ia în serios sau nu", spune Ellis. "De exemplu, am avut o dată un e-mail de la 'stoner54 @' care venea odată prin ATS și m-am gândit că era o glumă!"

9. Urmăriţi insistent procesul de recrutare
Într-o piață competitivă de muncă, există o mare presiune în a-ți exprima interesul pentru o poziție. Din nefericire, acest lucru poate duce la o mulțime de candidați care pot fi mai agresivi decât ar trebui să fie, ceea ce riscă să oprească managerul de angajare. „E-mail-uril prea dese în cursul unui proces de intervievare – mai ales dacă vi s-a spus să așteptați un răspuns în câteva zile – pot fi foarte frustrante pentru un recrutor", spune Ellis. "De asemenea, dacă nu răspundeți în timp util la un e-mail care necesită un răspuns din partea potențialului angajator, vă poate scoate din competiția pentru un loc de muncă".