Cum documentezi o decizie internă astfel încât să nu mai fie rediscutată în 3 ședințe diferite

În multe echipe, deciziile aparent închise revin ciclic în discuție. Uneori, pentru că nu au fost bine comunicate. Alteori, pentru că nu există o formă clară în care au fost documentate. Această ambiguitate consumă timp, diluează responsabilitatea și poate crea frustrări inutile.

Se întâmplă des ca decizia să fie menționată vag: „am stabilit să mergem mai departe cu propunerea X”. Dar ce înseamnă „mai departe”? Cine face următorul pas? În cât timp? Un document sau un mesaj clar care notează exact ce s-a decis, cine aplică decizia și care este următorul punct de verificare previne neînțelegerile.

Decizie, responsabil, termen

Fie că e vorba de o notă internă, un e-mail de follow-up sau o intrare într-un fișier de proiect, structura „decizie, responsabil, termen” e suficientă ca să creeze claritate. Ex.: „Decizia: Lansăm comunicatul marți. Responsabil: echipa de PR. Termen: luni, ora 16:00, pentru aprobare finală.”

Această formulare lasă puțin loc de interpretare și poate fi oricând citată ca punct de referință.

Notează decizia în locul potrivit

O decizie care rămâne doar într-un e-mail sau într-un mesaj se pierde ușor. Ideal este să existe un spațiu central (document de ședință, pagină de proiect, intrare în sistemul de task management) în care deciziile importante să fie notate, chiar sumar.

Astfel, când apare întrebarea „dar parcă nu era clar?”, echipa poate reveni la acel punct, fără să reia discuția de la zero.

Scurt context

Dacă decizia a fost luată într-un context specific (ex: „alegem soluția mai rapidă pentru că lansarea e în două săptămâni”), merită notat acest lucru într-o frază.

Nu e nevoie de un rezumat amplu, dar o propoziție care explică logica deciziei poate preveni neînțelegerile ulterioare.

În plus, chiar și o decizie bine documentată poate fi uitată dacă nu este readusă în discuție la momentul potrivit. De exemplu, dacă urmează un deadline important, o simplă frază precum „vă reamintesc că am decis să… (detaliu)” poate consolida continuitatea și evita blocajele.

CITEȘTE ȘI: Cum rescrii un anunț de angajare care atrage doar candidați nepotriviți

Foto: ID 78005237 | Company © Kasto80 | Dreamstime.com