Cum să scrii o actualizare internă lunară pe care colegii chiar o citesc

Actualizările interne lunare sunt un instrument important de comunicare într-o echipă sau companie. Dar, în multe cazuri, ele sunt ignorate, par irelevante sau sunt citite pe diagonală. Nu pentru că informația n-ar fi valoroasă, ci pentru că forma nu reușește să atragă sau să rețină atenția.

O actualizare bună nu e doar un rezumat de status, ci o ocazie prin care să menții echipa conectată, informată și implicată.

Actualizarea, ca un produs

Înainte să scrii, întreabă-te: Cine o citește? Ce îl interesează? Ce poate folosi din asta? O actualizare eficientă ține cont de nevoile colegilor. Gândește-o ca pe o versiune internă a unui newsletter: trebuie să aibă structură, titluri clare și informație utilă, nu doar să fie bifată.

Răspunde la trei întrebări

Structura e simplă, dar eficientă:

• Ce s-a întâmplat în ultima lună? Vorbeste despre progrese, rezultate, blocaje.
• Ce urmează? Explică priorități, proiecte în curs, pași următori.
• Ce trebuie să știm toți? Decizii, noutăți administrative, inițiative.

Evită jargonul, listele inutile și excesul de detalii. Nu trebuie să scrii tot, ci ceea ce contează.

Include micro-povești, nu doar date

Un tabel sau un grafic e util, dar o scurtă poveste despre cum o echipă a rezolvat o provocare sau despre un experiment care a funcționat va fi reținută.

În plus, oferă recunoaștere colegilor și face actualizarea mai umană.

Fă-o ușor de scanat

Folosește titluri clare, bold pentru ideile importante și un rezumat scurt la început. O actualizare internă nu trebuie să fie lungă ca să fie valoroasă. Ideal: 500–700 de cuvinte. Dacă ai ceva mai detaliat, pune un link spre documentul complet și rezumă-l în câteva rânduri.

Adaugă un CTA

Poate fi o invitație la feedback, un reminder pentru un deadline sau un link către un document comun. O actualizare lunară care se termină fără un “ce urmează” riscă să fie citită, dar uitată.

CITEȘTE ȘI: 3 pași prin care poți să transformi o idee vagă într-un micro-proiect testabil

Foto: ID 66700246 © Rawpixelimages | Dreamstime.com