Mini-sistem de raportare pentru manageri: cum să colectezi statusuri clare, nu eseuri
„Cum merge proiectul?” O întrebare simplă, cu un răspuns… uneori prea lung, vag sau complet inutil. Managerii nu au nevoie de eseuri. Au nevoie de informații clare, concise, care să-i ajute să ia decizii rapide. Dar dacă nu le oferi un cadru concret pentru raportare, oamenii vor răspunde în stilul propriu: unii prea detaliat, alții cu două cuvinte, unii deloc.
Un mini-sistem de raportare bine gândit elimină ambiguitățile și salvează timp. Atât pentru echipă, cât și pentru tine. Nu înseamnă micro-management, ci o metodă simplă de aliniere. Și vestea bună? Îl poți implementa în mai puțin de 30 de minute și îl poți menține fără efort.
Fără o structură clară, statusurile ajung să fie haotice: prea multe detalii irelevante, omisiuni importante, lipsă de priorități, impresii subiective. Iar ca manager, ajungi să petreci mai mult timp ca să interpretezi ce s-a scris decât pentru acțiune.
Un sistem simplu, dar recurent, aduce claritate: ce s-a făcut, ce urmează, unde e blocajul. Asta îți permite să vezi progresul, să intervii doar unde e nevoie și să iei decizii fără să soliciți constant detalii adiționale.
Formatul de bază: 3 întrebări, un mesaj scurt
Cel mai eficient format de raportare este și cel mai simplu:
- Ce am făcut de la ultima raportare?
- Ce urmează să fac până la următoarea?
- Ce blocaje întâmpin? (sau am nevoie de suport?)
Aceste trei întrebări scot la suprafață acțiunea, direcția și riscurile, fără să încurajeze divagații sau justificări inutile. Dacă fiecare membru al echipei răspunde scurt la acestea (max. 3-5 rânduri), ai o imagine clară a situației.
Cum colectezi statusurile
Alege un canal unic, informal dar vizibil. Apoi, stabilește o frecvență logică, de exemplu, o dată pe săptămână.
Dacă proiectele sunt scurte sau intense, poți opta pentru 2 update-uri/săptămână. Important e să fie regulat, previzibil și ușor de completat.
Reguli de aur pentru statusuri clare
- Fără storytelling. Răspunsurile trebuie să fie orientate pe acțiuni și fapte, nu pe justificări sau păreri.
- Evitați limbajul vag. Înlocuiește „am lucrat la…” cu „am finalizat / trimis / testat X”.
- Focalizare pe progres, nu pe efort. Nu te interesează că cineva „a lucrat toată ziua”, ci ce rezultat concret s-a produs. Aprecierea pentru efortul depus e foarte importantă, desigur, și nu trebuie să uiți de ea, însă nu în acest cadru.
- Blocajele trebuie menționate explicit. Și mai ales: trebuie să includă ce anume blochează și ce tip de suport e necesar.
Ce faci cu aceste statusuri
Un mini-sistem de raportare funcționează doar dacă e folosit activ. Asta înseamnă:
- Le citești și răspunzi punctual la ce necesită decizie.
- Le sintetizezi pentru echipele de leadership sau pentru client (dacă e cazul).
- Îți planifici acțiunile săptămânii pe baza lor (ex: intervenții, priorități, redistribuire de resurse).
- Le folosești la retro, în ședințe de învățare sau pentru detectarea tiparelor de blocaj.
CITEȘTE ȘI: DINCOLO DE FUNCȚIE: Drumul liderului care nu se oprește | În culisele WU Executive MBA Bucharest – VIDEO
Foto: ID 38129958 © Imtmphoto | Dreamstime.com