Regula de aur a lui Steve Jobs, Elon Musk și Jeff Bezos: ședințele trebuie să fie scurte și să aibă maximum 10 participanți
Fie că își dau sau nu seama, mulți manageri pierd timp prețios cu ședințele. Într-o organizație funcțională, aceste întâlniri n-ar trebui să ocupe mai mult de 10% din timpul de lucru, consideră Josh Lowy și Darren Chait, fondatorii Hugo, un start-up specializat în consultanță pentru firme.
În decursul unei săptămâni de lucru, timpul alocat ședințelor nu trebuie să depășească patru ore, au calculat aceștia.
În luna octombrie, start up-ul Hugo a publicat cartea ”10X Culture”. Unul dintre capitole detaliază conceptul celor „4 ore de ședință săptămânal”, ce se bazează pe cinci principii esențiale care au fost implementate în propriile organizații de Steve Jobs, Elon Musk sau Jeff Bezos.
1. Noutățile trebuie comunicate mai întâi online, iar apoi va fi organizată o ședință doar dacă e necesar. – Fondatorii Hugo susțin că, adeseori, pe agenda întâlnirilor se regăsesc noutățile ce trebuie comunicate angajaților. Or, împărtășirea acestor informații este o pierdere de timp. Ele pot fi comunicate online, prin mesaje trimise angajaților.
Este o regulă pe care o urmează și Elon Musk, patronul Tesla. El cere adeseori angajaților care nu au nimic de împărtășit să iasă din sala de ședințe.
2. În locul ședințelor, organizați sesiuni video. – Câteodată, este necesar ca anumite noutăți să fie împărtășite verbal, pentru că e vorba de informații complexe. În astfel de situații, sunt recomandate sesiunile video. În felul acesta, managerii transmit ceea ce doresc angajaților, iar aceștia asimilează informația și își pot pregăti răspunsurile chiar din fața calculatorului. Este o metodă indicată în special managerilor care trebuie să ia legătura cu angajații ce lucrează în alte sedii sau chiar în alte zone geografice.
3. Managerii trebuie să participe la ședințe doar dacă este necesar – Adeseori, managerii sunt prezenți la ședințe deși nu e necesar. Unii dintre ei se tem că dacă nu participă e posibil să rateze un detaliu important. O soluție ar fi să delege pe cineva care să noteze tot ce se discută. Ulterior, aceste informații pot fi stocate într-un folder ce va fi accesat de manager.
De exemplu, Steve Jobs desemna un angajat ce era responsabil pentru fiecare dintre temele dezbătute în ședință.
4. Stați în picioare – în felul acesta, timpul ședințelor se scurtează. – O întâlnire în care toți participanții stau în picioare va dura în mod automat puțin. Explicația e simplă: dacă stai prea mult în picioare, obosești.
5. Când e necesar, organizați ședințe scurte pentru a comunica noutățile. Nu e indicat ca întâlnirea să fie limitată 30 de minute sau o oră. Iată de ce recomandă fondatorii Hugo acest lucru: dacă nu limitați durata ședințelor la un interval de timp, întâlnirea va dura exact cât e nevoie. Dacă angajații vor fi încurajați să susțină ședințe ad-hoc de fiecare dată când e nevoie, timpul total alocat întâlnirilor scade substanțial.
Jeff Bezos, patronul Amazon, susține, la rândul său, că ședințele trebuie organizate doar când este necesar. Mai mult, la întrunirile Amazon participă doar cei direct implicați. De ceva vreme, Bezos a implementat regula celor 2 pizza. Astfel, 2 pizza trebuie să fie suficiente pentru a hrăni toți participanții la o ședință.
La rândul său, Larry Page atunci când s-a întors pe poziția de CEO al Google, în 2011, a trimis angajaților un email conținând mai multe indicații despre cum poți eficientiza o ședință. Page scria că la o ședință trebuie să participe cel mult 10 angajați. Totodată, în urma fiecărei ședințe trebuie să existe o persoană desemnată să ia deciziile.