Secretele unui proces eficient de delegare

1. Clarifică-ți ce dorești să delegi – Ce anume delegi? Care este rezultatul pe care îl aștepți? Când vei spune că sarcina a fost îndeplinită cu succes? Rezultatul acestei etape trebuie să îți furnizeze o imagine clară asupra activității pe care dorești să o delegi.

– Analizează toate sarcinile pe care le gestionezi în prezent, identifică-le pe cele care pot fi îndeplinite de către un membru al echipei tale. Delegarea anumitor sarcini o să-ți aducă pe termen lung două beneficii: o să îți creeze mai mult timp și în același timp o să fie o modalitate de motivare și responsabilizare a celui căruia îi delegi sarcina;

– Deleagă activitățile pe care un membru al echipei tale le-ar face mai bine decât tine;

– Deleagă sarcini care ar putea contribui la dezvoltarea membrilor echipei tale;

– Deleagă sarcini care reprezintă un anumit interes celui căruia îi delegi (Tips&tricks: pe parcursul a câtorva zile notează pe o foaie de hârtie/document calculator, toate sarcinile pe care le ai de făcut, sarcini zilnice, săptămânale, lunare. După ce ai finalizat lista, evidențiază sarcinile pe care consideri că le-ai putea delega, eventual cui anume, vei obține astfel o privire de ansamblu.)

2. Alege persoana potrivită pentru a delega sarcina:

– Ține cont de abilitățile pe care le are persoana respectivă;

– Întreabă-te dacă te poți baza pe persoana respectivă și dacă este interesată de noua sarcină?

– Ține cont de ceea ce îl motivează;

– Treci în revistă gradul de experință pe care o are cel căruia dorești să îi delegi noua sarcină.

3. Asigură-te că explici clar ce are de făcut, motivul pentru care delegi sarcina acelei persoane și nu alteia:

– Stabilește indicatorii de performanță: care sunt criteriile care vor indica obținerea rezultatelor dorite?

– Asigură-te că cel căruia îi delegi noua atribuție, este de acord cu aspectele sarcinii;

– Asigură-te că are toate resursele necesare pentru a îndeplini sarcina cu succes;

– Menționează termenele limită precum și datele intermediare de evaluare (dacă este cazul);

– Anunță această delegare tuturor celor implicați;

– Explică modul în care această sarcină face parte din obiectivul general al departamentului/organizației și modul în care cel căruia îi delegi, contribuie la realizarea acestui obiectiv general.

4. Discută deschis temerile – o discuție deschisă de clarificare a neclarităților va adresa întrebări de genul: Ce anume ai de făcut? Care este sprijinul de care ai nevoie din partea mea sau a celorlalți? Care sunt resursele de care ai nevoie? A rămas ceva de clarificat? Sunt alte aspecte pe care ai dori să le discutăm?

5. Arată-i că ai încredere în ea/el – lasă-i libertatea de a gestiona după cum crede de cuviință sarcina, ai încredere. Amintește-ți că există mai multe modalități de a rezolva o sarcină și important este rezultatul obținut. Dacă lucrurile merg prost, nu arăta cu degetul înspre ceea ce crezi tu că a cauzat problema, acționează mai degrabă ca un mentor și nu ca un părinte critic, dojenitor. Încurajează o cultură în care chiar dacă se produc greșeli, angajații pot vorbi deschis, fără teamă despre ceea ce s-a întâmplat și se găsesc soluții potrivite pentru a remedia eroarea.

6. Evaluează progresul – stabiliți de comun acord, încă de la începutul delegării, termene și acțiuni intermediare care să servească ca și indicatori ai faptului că acțiunile întreprinse până în momentul evaluării conduc înspre rezultatul dorit.

7. Revizuirea întregul proces – la sfârșitul proiectului acordă feedback constructiv, analizați împreună ce anume a mers bine și ce anume s-ar putea face diferit data viitoare. Nu uita să sărbătoriți succesul, să recompensezi membrul echipei și să faci public succesul colegului tău.

Care sunt barierele personale care ne împiedică să delegăm?

Delegarea este un proces eficient prin care managerul îi responsabilizează pe membrii echipei. Lipsa încrederii în propria persoană și în capacitățile membrilor echipei limitează procesul de delegare și eficiența lui. Managerul care nu deleagă are o eficiență redusă.

Cele mai întâlnite motive pentru care managerii nu deleagă:

• Nu am suficient timp să deleg – este cel mai des întâlnit motiv pentru care se evită delegarea, în ciuda faptului că prin acest proces se pot delega unele sarcini care pot reprezenta pentru manager timp câștigat;
• Pierd controlul asupra sarcinii respective – teama că poartă responsabilitatea pentru acțiunile pe care le face altcineva și nu deține controlul asupra ceea ce se întâmplă;
• Teama că cel căruia îi deleagă se va dovedi că face sarcina respectivă mai bine decât managerul care face delegarea;
• Neîncrederea în membrii echipei.

Monica Ichimescu

Corporate & Executive Coach

Coach Acreditat International Institute of Coaching (IIC)