Şedinţele eficiente, un mit organizaţional?

Imaginează-ţi că eşti invitat la o şedinţă şi chiar îţi doreşti să fii acolo. Ştii că este o întâlnire care începe la ora precizată în invitaţie, doar cu oamenii care au legătură cu subiectele de pe agendă şi este o experienţă productivă, de lucru-împreună. Documentele de pregătire a şedinţei au fost trimise în avans, toţi participanţii le-au citit şi s-au pregătit, iar şedinţa are ca scop luarea unor decizii clare pe temele din agendă.

Conversaţia din timpul şedinţei nu deraiază de la subiect, eşti încurajat să îţi exprimi părerea şi eşti ascultat, chiar dacă este contrară cu a celorlalţi şi mai ales, poţi împărtăşi provocările pe care le trăieşti, îngrijorările pe care le simţi, fără ca acest lucru să fie privit de colegii tăi ca fiind ceva nepotrivit.

Fiecare participant îşi aduce contribuţia cu expertiză sau competenţă, iar tu şi colegii vă asumaţi că veţi pune în practică deciziile pe care le-aţi luat împreună. Este o atmosferă pozitivă, chiar dacă sunt şi momente în care apar confruntări de idei; toată lumea contribuie în direcţia obiectivelor comune, ai sentimentul că progresați împreună şi că „trageţi în aceeaşi direcţie”.

Pleci din întâlnire cu satisfacţia că ai câteva rezultate clare, care te ajută pe tine să îţi faci treaba şi eşti contaminat cu energia bună din întâlnirea respectivă. Crezi că este posibil să aibă loc astfel de şedinţe şi în echipa ta?

Şedinţa, ca principal instrument de management

Știm că în majoritatea organizaţiilor, indiferent că sunt în mediul corporatist sau în cel antreprenorial, când spui cuvântul „şedinţă” auzi frecvent: „Aaaa… iar?!… La câtă treabă am!…”. Reacţia oamenilor la cuvântul„şedinţă” este firească; mulţi s-au săturat de întâlniri care nu servesc unui scop anume, ci mai degrabă, sunt „pastile de informaţie” servite angajaţilor, – întâlniri formale, cronofage, în care sunt expuse luptele de putere între oamenii cei mai influenţi din mediul respectiv, frecvent plictisitoare, în care participanţii răspund la emailuri sau stau pe What’s up, dorindu-şi să se termine totul cât mai repede. Cunosc mulţi oameni care se plâng că cea mai mare parte a timpului lor în organizaţie o pierd în şedinţe inutile.

Ședința – o microoglindă a organizaţiei, ca întreg

Modul în care oamenii lucrează împreună într-un spaţiu şi un timp comun spune foarte multe despre gradul de eficiență şi de sănătate al organizaţiei respective şi despre fisurile prin care se scurge energia, timpul, banii și motivaţia or. Şedinţa este unul dintre principalele instrumente de management, însă cel mai adesea managerii nu conștientizează acest lucru şi fie abuzează de folosirea lui, fie nu îl folosesc la adevărata sa valoare.

În calitate de coach de echipe, antrenez echipe manageriale, de vânzări, achiziţii, cercetare şi dezvoltare, echipe de proiect – să înveţe împreună cum pot atinge rezultatele pe care şi le doresc. Antrenamentul unei echipe are loc cel mai adesea în cadrul şedinţelor – acolo este terenul de lucru împreună, locul în care împreună aleg, conştient sau inconştient cum colaborează, cum se completează, cum câştigă sau pierd timp, bani, energie, cum învaţă sau menţin împreună aceeaşi zonă de confort. Din proiectele de coaching de echipă am învaţă că, indiferent de mărimea organizaţiei, pentru a fi performantă şi a atinge rezultate înalte, este nevoie de şedinţe la fel de performante şi de centrate pe rezultat.

Responsabilitatea pentru şedinţe performante, centrate pe rezultat este împărțită: fiecare angajat este responsabil pentru tipul său de prezenţă şi contribuţie în şedinţă şi managementul este responsabil pentru cadrul şi procesele în care se desfăşoară aceste şedinţe.

Fiecare are o responsabilitate individuală

Sunt şedinţe în care ştii care este obiectivul şi care este locul tău în atingerea obiectivului respectiv, dar şi şedinţe în care eşti invitat să participi şi nu ştii ce cauţi acolo. Asumarea responsabilităţii individuale de participare presupune să ne clarificăm asupra rezultatului personal pe care vrem să îl avem la finalul şedinţei, precum şi cum putem să contribuim cu idei, soluţii, perspective la subiectele aflate pe agendă sau care sunt de interes pentru toţi participanţii. Când sunteţi invitaţi la şedinţe și nu ştiţi de ce vă aflați acolo, responsabilitatea individuală presupune clarificarea tipului de contribuţie dorită în acel loc şi pe subiectul respectiv.

Întâlnesc frecvent angajaţi care vin la şedinţă în virtutea inerţiei, fără să îşi fi clarificat ce rezultate își doresc să obţină din întâlnirea respectivă, fără să se pregătească, fără să parcurgă materialele primite sau să se documenteze pe temele care apar în agendă. Pleacă din şedinţă la fel, fără să fi clarificat ce este important pentru ei, fără un plan de acţiune clar şi specific, fără să fi avut măcar o contribuţie relevantă; ei sunt cei pentru care şedinţa este o pierdere de timp.

La nivel managerial, responsabilitatea este strategică şi operaţională

La nivel strategic, managerii sunt cei care setează cadrul, procesele potrivite, comportamentele care servesc cel mai bine obiectivele dorite. Cu cât structura şedinţelor este mai bine aliniată cu obiectivele şi rezultatele care trebuie atinse, cu atât mai multe creşte probabilitatea de a atinge respectivele rezultate.

Am antrenat la un moment dat o echipă managerială care avea ca obiectiv crearea unei reputaţii bune în grupul din care făceau parte şi în piaţă, prin calitatea produselor livrate şi prin profitul realizat. Modul în care organizaţia respectivă lucra la momentul începerii proiectului de coaching era unul foarte concentrat în activitatea operaţională. Ședinţele aveau loc cel mai adesea când apărea o problemă gravă, iar şedinţele periodice erau mereu amânate din cauza unui „incediu” care trebuia stins urgent. Deciziile erau luate doar la vârf, de către directorul general, care purta întrega responsabilitate pentru atingerea obiectivelor organizaţiei.

Pentru a implementa noul obiectiv, managerii și-au dat seama că în modul actual de operare, ar fi imposibil – au regândit o structură de lucru aliniată cu noul obiectiv: şedinţe strategice de management în care s-au concentrat pe progresul pe care îl fac în direcţia dorită şi intervenţiile cu impactul cel mai mare şi şedinţe operaţionale de management, în care contribuiau la eficientizarea proceselor interne, a resurselor alocate şi a calităţii produselor.

Au regândit şi modul în care erau luate deciziile, creând limite de decizii şi investind fiecare angajat cu decizie locală, în aria lui de expertiză, aliniată cu obiectivul de a creşte calitatea şi de mări profitul.

Asumarea noului obiectiv a condus şi la schimbarea comportamentelor în şedinţă: de la întâlniri conduse de directorul general care făcea agenda, lua notiţe, lua decizii şi vorbea cel mai mult la una în care fiecare manager contribuia la luarea deciziilor şi la eficiența timpului petrecut împreună. Au început să apară în şedinţele lor şi comportamente de confruntare a ideilor managerului general, de chestionare a unui anumit mod de a face lucrurile, dar şi idei intuitive, care nu erau neapărat justificate prin date, cifre …ci doar ca modalitate de exprimare a percepţiei pe un anumit subiect.

Mediile organizaţionale sunt din ce în ce mai complexe şi dinamice şi asta se vede şi în munca în echipă. Într-un grup de persoane care au competenţele necesare pentru rolul profesional pe care îl îndeplinesc, oamenii fie ştiu să muncească singuri, fie în doi, dar s-ar putea să nu ştie cum să funcţioneze performant într-o echipă. Şi, de cele mai multe ori, tocmai aici este şi punctul slab în performanţa unei organizaţii. Numeroasele probleme de colaborare din ecosistemul unei organizaţii reprezintă un potenţial neexplorat – o zonă căreia merită să îi acordăm atenţie ca manageri şi specialiști, pentru o calitate crescută a vieţii organizaţionale.

Rodica Obancea este Executive & Team Coach, avand o competenta profesionala de coaching certificata la nivel international de catre International Coach Federation (PCC). Contribuitor la dezvoltarea sustenabila a leadershipului in Romania, prin coaching faciliteaza posibilitatea pentru lideri de a vedea cu alti ochi modul in care creeaza cultura organizationala, astfel incat sa fie mediul in care problemele sunt rezolvate in loc sa fie create probleme noi. Partener al transformarii pentru lideri si echipe pentru a invata impreuna sa creeze rezultatele pe care si le doresc. Afla mai multe despre Rodica Obancea pe www.rodicaobancea.ro