TIMPUL si SCRISUL costa bani

Ne sunt tuturor foarte familiare micile greseli de punctuatie sau ortografie, pleonasmul ocazional sau cuvantul nefericit ales, frazele de lungimea unui paragraf… E posibil sa ne exprimam dificil sau gresit din punct de vedere gramatical. Chiar conteaza?

Da. Scrierea neingrijita a documentelor de afaceri va arunca, in cel mai fericit caz, o umbra asupra produselor si serviciilor noastre, daca nu ii va face pe clientii nostri chiar sa creada ca acestea sunt, la randul lor, de calitate indoielnica. Standardul corporatist de scriere determina in majoritatea cazurilor perceptia asupra bunurilor si serviciilor oferite clientilor.

Prea multe companii isi submineaza pozitia printr-o redactare deficitara a documentelor. Mesajul este ambalat in logo-uri indraznete si concepte vizuale spectaculoase, dar ramane produsul unei gandiri putin elaborate. Si cine vrea, in cele din urma, sa cumpere de la o companie care nu gandeste clar, coerent si nu isi formuleaza cu precizie mesajul?

Veti spune ca o exprimare, o punctuatie fara cusur nu mai conteaza, dar atunci cand ele se interpun intre noi si cititor creeaza stanjeneala, iar textele greu de parcurs, cu multa informatie a carei relevanta nu este evidenta pentru destinatar ne indeparteaza clientii.

Companiile moderne opereaza pe baza transferului rapid de informatii dintr-un loc in altul. In cazul in care cuvintele stau in calea intelegerii mesajului, clientii – interni sau externi – vor sfarsi prin a pierde foarte mult timp pentru descifrarea mesajului, iar asta poate fi extrem de costisitor.

Ce putem face?

Iata cateva aspecte de luat in considerare:

Redactarea eficienta a documentelor incepe prin analiza cititorului.

Daca vreti sa fiti cititi cu succes, trebuie sa va adresati unui public cu varsta cuprinsa intre 7-12 ani. Conform unui studiu publicat de The Commons Public Accounts Committee, 40% din populatia activa are abilitatile de citire ale unui copil de 11 ani. Reviste de specialitate ca Harvard Business Review isi scriu articolele ca si cum cititorii lor ar fi petrecut 10-12 in scoala. In afara situatiei in care scrieti pentru o audienta foarte specializata, exprimati-va simplu si direct. Majoritatea asiguratorilor mari de pe piata externa explica eficient polite si conditii contractuale complicate intr-un limbaj simplu, pe intelesul tuturor.

Folositi fraze si cuvinte scurte ori de cate ori aveti posibilitatea. "Cuvintele scurte sunt cele mai bune!" spunea Winston Churchill, iar un editor de la The Economist (15/10/2004) adauga: "Sunt simple [cuvintele scurte], dar au un mare impact. Sunt clare, concise si la subiect". Publicatiile de succes nu scriu in fraze mai lungi de 20 de cuvinte.

Folositi verbele active ("Am discutat problema") in locul celor pasive ("Problema a fost discutata"). Constructiile pasive suna birocratic si ezitant.

Adresati-va direct publicului cititor cat mai mult posibil, utilizand "voi" sau "noi".

Folositi un limbaj pozitiv si exprimati-va in scris asa cum o faceti in vorbirea curenta, chiar si atunci cand va cereti scuze. Pentru a scrie clar, convingator si cu impact, folositi limbajul de zi cu zi. Scrieti asa cum vorbiti. (Sursa: Writing Dynamics^TM, training din pachetul de Comunicare eficienta oferit de Interact.)

Cu siguranta suntem de acord ca bugetele de marketing trebuie sa ramana intacte – in fond, vorbim despre promovarea brandului sau imaginii companiei. Cum ramane insa cu pierderea mai putin "masurabila" pe care o suferim daca le subminam zilnic prin mesaje si texte deficitar redactate?

Sfaturi pentru o comunicare clara, concisa si de impact

3 pasi pentru a scrie mai usor

1. Planificarea

Scriitorii de profesie petrec de doua ori mai mult timp pregatindu-se decat cei care nu au aceasta profesie. Acest lucru il ajuta pe scriitor sa-si adune ideile si informatiile necesare si ii stimuleaza gandirea creativa. Fa o harta mentala a ideilor tale – iti va oferi o viziune de ansamblu asupra ideilor si gandurilor legate de subiect.

2. Schitarea

a) Nu face corecturi pe masura ce inaintezi.

b) Daca ai inceput sa scrii, nu te opri.

c) Chiar daca faci o greseala, scrie mai departe.

d) Daca nu-ti vine in minte un anumit cuvant sau expresia cea mai potrivita, lasa spatiu si revino asupra ei mai tarziu.

Aminteste-ti: nimic nu-ti va iesi perfect din prima. E mai indicat sa faci o schita completa a comunicarii pe care s-o finisezi ulterior decat sa incerci sa scrii, de la inceput, o forma definitiva a ei.

3. Corectarea – reguli de baza

a) Mentii treaza atentia publicului tau?

b) Propozitiile scurte te ajuta sa fii clar, concis si usor de urmarit pentru publicul tau. Poti varia lungimea paragrafelor si cuvintele cu care acestea incep.

c) Creeaza dinamism folosind un vocabular activ.

d) Subliniaza actiunile si da astfel energie comunicarii tale. Inlocuieste substantivele lungi cu verbe si ceea ce scrii va prinde viata.

Invata sa comunici eficient folosind aceste trucuri:

• Fa din cifre si fapte informatii memorabile. Un comunicator abil stie sa prezinte cifre si fapte in mod dinamic, usor de tinut minte.
• Fa legatura intre intrebari si raspunsuri.
• Pont: Cercetatorii spun ca e foarte important sa raspunzi la o intrebare in primele cinci secunde.
• Creeaza titluri pentru cele mai importante idei. Un titlu bun creste sansele ca tu sa atragi si sa mentii atentia publicului.