Ruxandra Voda, PR Director in cadrul Graffiti BBDO Romania: “Munca in PR inseamna 80% planificare si 20% implementare a strategiilor de imagine”

Cum ati pornit in cariera, ce tip de formare aveti la baza?

Intamplarea face ca am pornit chiar cu o formatie de profil, am absolvit Facultatea de Jurnalism si Stiintele Comunicarii, unde, incepand cu anul doi, m-am specializat in Relatii Publice si Publicitate. Dupa aceea, am continuat cu un program de master de profil, la SNSPA – Comunicare audio-video. Pot spune ca sunt un caz fericit in profesie, am si studii de profil si lucrez in domeniul in care am studiat. Am participat la foarte multe sesiuni de training, acesta a fost cel de-al doilea punct forte in formarea mea profesionala, in afara de practica. Am absolvit atat cursuri generale de Project Management, Time Management, Finance Management, cat si traininguri de specialitate in relatii publice – Crisis Communication, Corporate Public Affairs sau Succesful Presentations. Am luat parte la traininguri si in Romania si in strainatate. Formarea mea se datoreaza in egala masura si experientei ca profesionist – primul meu loc de munca stabil fiind la Mobifon, in departamentul de Relatii Publice.

Practic, cu ce ati inceput la Mobifon?

Am inceput cum incepe orice tanar fara multa experienta, cu o pozitie de asistent. Este, in opinia mea, cel mai bun lucru pe care il poate face un tanar pentru ca asa-zisele pozitii "de jos" iti dau ocazia sa inveti totul de la zero, sa stii cum se fac cele mai simple lucruri, de la actualizari de baze de date, la etichete, faxuri, xerox. Lucrurile administrative te ajuta foarte mult pe masura ce avansezi in munca, pentru ca iti poti da seama cum trebuie sa planifici si sa aloci sarcinile celorlalti oameni din echipa ta. Daca nu ai trecut prin toate fazele evolutive ale unui job, nu cred ca poti sa conduci bine o echipa. Dupa Mobifon, mi-am continuat traseul profesional la agentia de publicitate Graffiti BBDO.

Studiile universitare v-au ajutat?

Da, pot spune ca pe mine studiile m-au ajutat foarte mult pentru ca am putut sa inteleg foarte bine aspectele practice si sa acumulez foarte multa experienta intr-un timp foarte scurt. Am inceput sa lucrez in PR in 1998 si in 6 ani am invatat enorm de multe, iar studiile m-au ajutat mult pentru ca nu am fost nevoita sa mai acumulez si partea teoretica in timpul serviciului. Un specialist bun in PR nu trebuie neaparat sa faca o scoala de PR si nu este unul dintre criteriile de baza pe care le aplic eu in angajari, dar cred ca te ajuta foarte mult in modul in care practici aceasta profesiune sa ai cunostinte teoretice. Experienta te pregateste cel mai mult in aceasta profesie, numai ca acum, avand in vedere ca relatiile publice au evoluat si la noi, e nevoie din ce in ce mai mult de profesionalism, nu mai poti face lucrurile dupa ureche. Iar teoria te invata, printre altele, sa aplici niste standarde, te invata multe lucruri pe care nu trebuie sa le reinventezi.

Imi puteti descrie pe scurt activitatea dv. in calitate de PR Director?

Unul dintre clientii mei este chiar Graffiti BBDO, care este, poate, si cel mai pretentios. Ca departament al unei agentii integrate de comunicare, oferim servicii de PR pentru toti clientii agentiei. Munca mea inseamna in primul rand dezvoltarea strategiilor de comunicare ale clientilor respectivi si ajustarea lor periodica in functie de cum ne atingem obiectivele sau cum evolueaza piata. O data ce avem strategiile bine puse la punct, incepem sa le implementam. Dezvoltam tacticile, planificarile, bugetele. Echipele alocate pe clienti contribuie foarte mult la dezvoltarea strategiilor de comunicare. Directia generala o dau eu impreuna cu clientul, iar strategia este dezvoltata de echipa impreuna cu mine si clientul respectiv.

Sa inteleg ca aveti un departament pe care il coordonati?

Suntem opt persoane in departamentul de PR, cred ca este unul dintre cele mai mari departamente de PR din Romania. Departamentul este structurat in modul urmator: exista managerii de cont (Account Managers) – cei care dezvolta impreuna cu mine planul de comunicare al clientilor, de la perspectiva globala, la detalii. Un Account Manager are in subordine unul sau mai multi coordonatori (Account Executives), care la randul lor au in subordine asistentii de cont (PR Assistants).

Ce va place cel mai mult din ceea ce faceti?

Oamenii ma fascineaza si daca nu ar fi oamenii, cred ca nu as lucra in acest domeniu. In mod deosebit, imi place sa construiesc strategii, sa dezvolt echipa mea din punct de vedere al cunostintelor, al standardelor profesionale si imi place ca pot sa aplic lucruri noi pe piata de PR. Imi place ca avem clienti deschisi la tot ce este nou si ca apreciaza lucrul la standarde profesionale inalte.

Si care este partea cea mai dificila?

Cred ca una dintre cele mai dificile parti ale acestei profesii este "crisis communication" – comunicarea in situatie de criza, adica, in momentul in care se intampla ceva rau sau apar niste zvonuri. In asemenea cazuri, un bun profesionist trebuie sa afle cauzele situatiei, sa o explice, sa tina legatura cu publicul sau sa spuna adevarul. Ce facem noi aici, la Graffiti BBDO, este mai mult "crisis prevention" (prevenirea crizelor de comunicare), decat "crisis management" (managementul crizei de comunicare). Si este destul de dificil sa dezvolti un plan de "crisis prevention" pentru ca, pe langa partea de planning si punere la punct a tuturor detaliilor, mai este si partea in care trebuie sa afli informatii, sa ai discutii despre lucruri mai putin placute, cu scenarii de tipul "ce s-ar intampla daca".

Care sunt calitatile care credeti ca fac sa vi se potriveasca aceasta munca?

Cred ca trebuie sa fii o fire comunicativa pentru o asemenea munca, sa-ti placa sa interactionezi cu oamenii. Ca persoana, trebuie sa fii o fire extrovertita, dar totodata trebuie sa fii un om echilibrat. Echilibrul te ajuta sa nu iei decizii pripite, te ajuta sa iei decizii rationale. Trebuie sa fii foarte organizat, in tot ceea ce faci. O gandire organizata este foarte importanta, noi preferam ca munca noastra sa fie structurata in 80% planning si 20% implementare.

Vorbind de planificare si de modul de lucru, ce instrumente folositi cel mai adesea?

Primul pas intr-un proiect este documentarea, pentru care folosim toate sursele existente. In primul rand, lucram cu colegii nostri de la Strategie si Cercetare, ei ne dau studiile specifice pentru domeniul respectiv, companie si concurenta. A doua sursa sunt informatiile de la clienti, studiile si datele pe care ni le dau ei. Avem si biblioteca noastra care ne ajuta cu toate cartile de profil, in plus exista Internetul. Bazele de date sunt foarte importante, actualizate in permanenta. Avem baze de date cu clienti, mass media, furnizori, autoritati, orice ne este folositor in munca noastra. De asemenea, citesc presa mult, tin legatura cu jurnalistii, merg la seminarii si de profil, si de resurse umane, sau seminarii pe domeniile in care activeaza clientii nostri.

Organizati si evenimente?

Da, organizam evenimente de aproape orice tip, pornind de la conferinte de presa, intalniri cu presa de orice tip si pana la evenimente mari, precum lansari, inaugurari, evenimente cu vip-uri sau evenimente interne ale companiilor (cu angajati, cu furnizori, cu distribuitori sau cu dealeri).