Vrei să fii mai productiv. De ce? De vorbă cu Erika Popliceanu, ghid în planificare pentru minți creative

E întrebarea pe care Erika de la Plan Clar o pune cel mai des în munca ei, ca să ajungă la esența planificării – „ce e cu adevărat important pentru tine?”.

Plan Clar a început în pandemie, când Erika Popliceanu s‑a trezit că trebuie „să‑și facă loc” în propria viață. Avea un background interdisciplinar în sociologie, urbanism și comunicare, care o pregătiseră pentru un rol de ghid în planificare. Însă era și mamă, și studentă, își termina și disertația la artă textilă, iar copiii ei, unul în clasa pregătitoare, celălalt, în clasa a V‑a, făceau școală online. Așa că a făcut ce face oricând apare ceva copleșitor – a luat un pix și o foaie și a început să creeze structuri de management de timp, prioritizare, diagrame. O vreme, a desenat unele dintre cele mai frumoase pagini de planner pe care le‑a văzut Instagramul românesc.

Până s‑a îmbolnăvit, brusc, foarte tare, mama ei. A fost încă un semnal că nu poate controla totul. Ba mai mult, că și planificarea trebuie improvizată, pentru că servește unor nevoi mult mai mari, despre cine vrem să fim: în lume și pentru ceilalți.

Despre ce putem noi să învățăm despre flexibilitate în planificare, cum ne mai raportăm azi la productivitate și ce rol au „nevoile” într‑o discuție despre instrumente am întrebat‑o pe Erika Popliceanu, ghid în planificare pentru minți creative.

Erika, mi‑ai spus că după ăștia 2 ani ți‑a devenit și mai clar că „productivitatea” s‑a redefinit în mintea ta. Ce înseamnă azi pentru tine?

Înseamnă să știu ce e important pentru mine. Știind asta, la un moment dat, când trag linie, că e peste o lună sau peste trei, știu că am făcut tot ce a ținut de mine să se întâmple ce mi‑am propus pentru intervalul ăla de timp. E o măsurătoare subiectivă și ține foarte mult, cred eu, de onestitatea pe care o ai tu cu tine. Și, cumva, redefinindu‑se puțin această idee de productivitate, și ideea de plan clar își schimbă sensul.

Adică, cred foarte tare că să ai un plan clar înseamnă să știi ce e important pentru tine în momentul ăsta și, dacă ceva se întâmplă, știi la ce renunți și știi ce rămâne pe masă. Vorbim de momente mari, de momente de criză, cum a fost invazia din Ucraina. Sigur că poți să ai actele organizate dinainte. Dar „planul clar” e să știi, OK, ce e important pentru mine: să rămân pe loc, să plec din țară, să schimb jobul, să nu schimb nimic etc.

Să zicem că sunt un om pe internet, ajung pe Instagram, văd Plan Clar, vreau și eu un Plan Clar, ce se întâmplă ulterior?

Avem o discuție de o oră în care ne dăm seama de ce ai nevoie de un plan clar. Ai nevoie de claritate? De ce? Acele de ce‑uri care, puse de 3‑5 ori, duc la cei patru piloni pe care stă ideea mea de planificare.

O dată e claritatea, am nevoie de ea ca să știu ce vreau sau de ce vreau, sau încotro vreau să mă duc. Știi, e ca și cum ți s‑au aburit ochelarii și trebuie să‑i ștergi. Să vezi clar, măcar primul pas. OK, un alt pilon e partea de priorități. Un altul se ocupă de limite și un altul de procrastinare.

Când n‑ai claritate, n‑ai cum să prioritizezi neștiind încotro sau ce‑i important, sau ajungi să procrastinezi și, neștiind ce‑i important sau încotro vrei să te duci, nici nu poți să pui limite, că nu știi la ce să pui limite.

Poți să ai claritate și să nu poți să pui limite, și, dacă nu pui limite, nu poți să prioritizezi și ajungi să procrastinezi. Sau, știi să pui limite, știi să și prioritizezi, ai și claritate, cu toate astea procrastinezi. Și atunci ce se întâmplă?

Toate patru sunt cumva interconectate. Sub acești patru piloni, există un layer care ține de nevoi și de valori, și de principii. Deasupra este layerul cu tehnici și instrumente.

De exemplu, le spun celor cu care lucrez: „Uite, punctul tău nevralgic pare să fie X din cei patru piloni. Hai să vedem de ce”. Și coborâm un nivel mai profund: „OK, procrastinezi — ce simți când faci asta? Ce teamă e în spate?”. E un întreg proces. Poate dura una sau două întâlniri doar ca să înțelegem ce e acolo cu adevărat.

Cum reacționează oamenii când apar astfel de „surprize”? Au „încredere în proces”, cum se zice?

Unii spun clar că nu vor să meargă în profunzime, că au nevoie de instrumente. Alții vin după ce au încercat tot ce au găsit și spun: „Nu funcționează nimic. Vreau ceva personalizat”. Și atunci întrebarea mea e: „De ce?”. De ce vrei ceva ce n‑a mai văzut Pământul? Sau, dacă vrei ceva personalizat, ai încercat să creezi tu asta până acum? Și dacă da, ce n‑a mers?

Când pornim de la întrebarea de ce, unii sunt dispuși să meargă acolo, alții nu. Spun: „Vreau să fiu mai productiv, punct”. Dar în spatele acelui „vreau” există o nevoie. Poate o nevoie de siguranță. Sau de varietate. Sau de semnificație. Când reușim să lucrăm pe nivelul ăsta, lucrurile se clarifică. Dar până omul nu‑și răspunde sincer la „de ce vreau să fiu mai productiv?”, niciun instrument nu‑l va ajuta cu adevărat.

Adevărul e că, de multe ori, nici nu știm din ce nevoie vine dorința noastră. De exemplu, la început de an ne setăm tot felul de obiective. Dar dacă acel „vreau să fac X” nu e ancorat într‑o nevoie reală, e foarte posibil ca, pe parcurs, să nu depui efort, să pierzi interesul, să nu‑l duci până la capăt. Și apoi, peste 3 luni, 6 luni, un an, să te uiți înapoi cu regret și frustrare.

Dacă ai ști de la început că acel obiectiv e doar un „vreau” și nu și o nevoie, ai fi mult mai detașat. Ai spune: „OK, îmi doresc, dar dacă nu iese, nu e un capăt de lume”. Atitudinea e complet diferită. Pentru că de fiecare dată când ne propunem ceva, ne atașăm de rezultat. Și cu cât atașamentul e mai mare, cu atât e nevoie de mai multă energie. Eu lucrez și pe partea asta — cum ne detașăm de rezultat. Atașamentul vine și el tot dintr‑o nevoie.

Asta vine, în parte, și din cultura de performanță, din generațiile crescute cu ideea de a fi „olimpici” cu orice preț. Nu doar la școală, ci și în zona asta de productivitate — în care trebuie să bifezi cât mai multe, să fii cât mai bun la cât mai multe.

Ce ai observat în ultimii ani despre căutările oamenilor, despre nevoile lor, despre dorința de a se organiza mai bine?

Ce văd tot mai mult este dorința de a încetini ritmul. Dar nu în sensul de „a nu mai face nimic”, ci de a păstra în viața lor doar lucrurile care contează cu adevărat. Practic, lucrăm împreună să punem în prim‑plan exact acel ce contează — într‑un ritm care e același pentru toată lumea, dar care poate fi trăit diferit.

Cum fac să mă țin de ce e important pentru mine, când din exterior vin constant așteptări? Asta e întrebarea. Să răspund acelor așteptări sau să rămân fidel mie? Și, da, poate suna idealist, „ce e important pentru tine”, așa, ca un citat instagramabil, dar realitatea e că atunci când chiar încerci să‑i faci loc în viață – în program, în relații, în priorități – devine clar că nu e deloc ușor.

E o tranziție: ieși dintr‑un mod automat de a trăi și vrei să intri într‑un mod în care tu ești în centru, nu doar așteptările altora. Asta nu înseamnă că trăiești izolat, dar, da, la un moment dat, unii oameni vor spune despre tine că ești egoist sau că te gândești doar la tine. OK – dar e despre ei. E despre cum interpretează ei, prin filtrele proprii. Și atunci întrebarea e: cât de mult contează pentru tine ce cred ei? Și de ce? Și, din nou, ajungem la de ce‑ul personal. Pentru că tot acolo e cheia.

Să zicem că ți‑ai propus să faci o mulțime de lucruri vara asta, pentru că e prima vară mai liberă în mulți ani și acum pare că te‑ai supraestimat. Cum gestionezi toate planurile pe care ți le faci?

Când simți că te copleșește tot ce ai în minte – cursuri, excursii, idei, dorințe –, primul pas e să le pui pe hârtie. Scrie tot ce vrei să faci. Apoi, pentru fiecare în parte, întreabă‑te: de ce am nevoie ca să o fac? Când se întâmplă? Pot face asta singur? Ce resurse am deja și ce îmi lipsește?

Poți face un mind map, dacă te ajută, dar ai grijă să nu transformi totul într‑un proiect complicat. Scopul e claritatea, nu încă o listă de făcut.

Și, inevitabil, vine întrebarea: cum fac să le fac pe toate? Răspunsul e simplu: nu le poți face pe toate. Și e important să accepți asta. De‑asta prioritizăm. Sau, cel puțin, încercăm: ce e pe locul 1? Ce vine pe 2?

Te poți ghida după:

• ce e urgent
• ce e important
• ce e nice to have

Dar atenție: uneori ceva nu pare nici urgent, nici important, dar tu simți că are sens pentru tine. În astfel de cazuri, poți folosi tehnica celor 5 „de ce” – întreabă‑te de ce îți dorești acel lucru și repetă întrebarea de cinci ori. Ajungi astfel la nevoia reală din spate. Și s‑ar putea ca acel lucru „nice to have” să fie, de fapt, mai important pentru tine decât părea inițial.

CITEȘTE ȘI: De la halat la hashtag, de la spital la TikTok. Vlad Vaida, unul dintre cei mai urmăriți influenceri din România

Credit foto articol: The Yellow Creators