Misiune posibilă pentru departamentul de HR: digitalizarea munților de date din dosarele angajaților
Una dintre cele mai mari dileme cu care se confruntă directorii de resurse umane, după ani în care au investit, vrând-nevrând, în diverse softuri de HR, este legată de cum să-și organizeze informațiile în așa fel încât, la o simplă căutare, să ajungă, de exemplu, la anexa de mărire a salariului angajatului X din anul Y. Cu zeci de modificări ale legislației muncii într-un singur an, presiunea pusă pe angajații departamentelor de HR este din ce în ce mai mare, iar organizarea dosarelor de personal pare uneori misiune imposibilă. Din fericire, există o soluție: digitalizarea dosarelor de personal, care elimină erorile umane de manipulare și de aranjare a documentelor de muncă, spune Adrian Dinu, fondator și CEO CREASOFT, companie românească producătoare de software.
Adrian Dinu
este fondatorul și CEO‑ul grupului CREASOFT (creasoft.ro), dezvoltator de soluții software și hardware pentru pontaj electronic, soluții de inventar, monitorizare vendomate și nu numai. În prezent, grupul Creasoft este cel mai mare producător român de soluții de pontaj electronic în România, cu peste 500 de clienți și circa 35.000 angajați care se pontează prin platforma Creasoft. Creasoft produce în România dispozitive de pontaj electronic dar și control acces bazate pe cititoare RFID, amprentă, smartphone, QR code și ID trimis prin tag‑uri bluetooth, precum și software HR care procesează acțiunile de pontare ale angajaților. Absolvent al Facultății de Cibernetică și Informatică Economică din cadrul ASE București, Adrian și‑a început cariera în banking, sector în care a deținut poziția de director la Banca Ion Țiriac. Cu o experiență de aproape două decenii în antreprenoriat, activează în prezent în businessuri ce îmbină soluțiile software cu echipamentele hardware pe care le produce și dezvoltă cu mândrie în România.
Imaginați-vă un scenariu în care inspectorii de muncă vin în control la o companie cu câteva sute de angajați și verifică, în dosarele angajaților, dacă există documentele privind studiile absolvite, CV-urile, fișele de post și anexele contractelor de muncă care vizează majorările de salariu sau modificarea programului de lucru. Câți dintre directorii de resurse umane pot găsi ușor aceste documente?
De ani buni, companiile adună date necesare pentru dosarele angajaților și au adunat întregi bibliorafturi cu informații pe care trebuie să le păstreze pentru o perioadă lungă de timp, conform legii. Doar în 2023 au fost câteva zeci de modificări ale legislației muncii cu impact asupra documentelor de muncă și majoritatea companiilor nu știu cum să mai facă față acestor munți de documente pe care trebuie să le adune, să le semneze și să le arhiveze”, a explicat Adrian Dinu de la CREASOFT.
Practica arată că în multe cazuri, din dosarele de personal lipsesc documente sau, dacă există, au erori și nu sunt semnate de ambele părți în multe cazuri. O oportunitate de rezolvare a acestei situații și de îmbunătățire a proceselor de resurse umane a venit tot printr-o modificare legislativă: din 2021, documentele de muncă pot fi semnate electronic și trebuie arhivate, un aspect pe care unii dintre angajatori îl neglijează în detrimentul companiei.
„O companie poate să își digitalizeze semnarea documentelor de muncă și să le și arhiveze electronic cu un cost de 1 leu pe document. Angajatorii economisesc timp și bani și îmbunătățesc securitatea datelor stocate despre angajații lor”, a mai spus Adrian Dinu.
Digitalizarea dosarelor de personal nu este doar un lux, ci o necesitate vitală pentru companiile de toate dimensiunile. Odată cu implementarea unui sistem digital eficient, directorii de resurse umane pot beneficia de o serie de avantaje semnificative.
„Digitalizarea dosarelor de personal permite accesul rapid și simplu la informații critice, disponibile la o simplă căutare ca într-un motor de căutare. Prin intermediul unui sistem bine conceput, angajații din departamentul de resurse umane pot căuta și recupera documente în doar câteva clickuri, eliminând orele petrecute în căutarea manuală a informațiilor în dosarele fizice”, a mai adăugat Adrian Dinu.
În plus, dosarele de personal digitalizate sunt protejate cu parole și permisiuni de acces, ceea ce asigură confidențialitatea și conformitatea cu reglementările privind protecția datelor. De asemenea, digitalizarea își pune amprenta pe procesele administrative. De la semnarea electronică a documentelor până la gestionarea eficientă a termenelor limită și a notificărilor, un sistem digital poate reduce semnificativ timpul și resursele necesare pentru administrarea dosarelor de personal. Iar faptul că echipa de HR are mai mult timp pentru a se ocupa de cererile angajaților privind alte aspecte importante contribuie la crearea unui mediu de lucru mai plăcut, mai eficient și mai productiv.
„În fața provocărilor în creștere ale gestionării informațiilor din dosarele de personal, digitalizarea devine esențială pentru succesul organizațional. Cu o abordare bine planificată și implementată, companiile pot transforma dosarele de Legislația muncii încurajează semnarea electronică și arhivarea documentelor de muncă: „Organele de control competente au obligația de a accepta, pentru verificare și control, contractele individuale de muncă și actele adiționale, precum și înscrisurile/ documentele din domeniul relațiilor de muncă/securității și sănătății în muncă încheiate în format electronic, cu semnătura electronică, potrivit legii, fără a le solicita și în format letric. La solicitarea acestora, documentele încheiate cu semnătura electronică pot fi transmise în format electronic și anterior efectuării controlului”. Sursa: Legea 208/2021, care a modificat OUG 36/2021 personal într-un instrument strategic ce contribuie la creșterea eficienței și a competitivității pe piață”, a mai explicat Adrian Dinu.
Potrivit unei analize Creasoft, companiile din România care nu și-au digitalizat documentele de muncă pierd anual peste 100 milioane de euro pentru procese și activități de rutină, aparent nevăzute. În acest context, digitalizarea dosarelor de personal permite angajaților din departamentele de HR să se ocupe de activități mai importante ale businessului, cum ar fi onboardingul noilor angajați sau pregătirea mai atentă a planurilor de dezvoltare profesională a acestora. Un profesionist din departamentul de HR folosește aproximativ 40% din timpul de lucru pentru tipărirea, transmiterea, semnarea, colectarea și arhivarea documentelor de muncă în format fizic necesare angajaților, ceea ce înseamnă un consum inutil de resurse pentru companii în era digitalizării.
Principalele avantaje ale semnăturii electronice a CREASOFT pe documentele de muncă:
RAPIDITATE Documentele de muncă sunt transmise și semnate electronic direct din platforma CREASOFT. Astfel se pot optimiza și automatiza procesele și, totodată, se reduc erorile umane.
REDUCEREA COSTURILOR Sunt eliminate cheltuielile cu angajații plătiți să caute documente de muncă sau să le pună în dosare, precum și costurile de imprimare a documentelor, de transport și manipulare (curierat) și cele cu arhivarea fizică a dosarelor de personal.
STOCARE SIGURĂ Documentele semnate sunt salvate în format PDF și stocate online atât la Creasoft, cât și la arhivatorul certificat. Acestea pot fi accesate în orice moment din interfața web securizată. La rândul lor, angajații își pot accesa dosarul electronic atât din platforma web, cât și de la Kiosk-ul Self-Info angajați al Creasoft.
PREȚUL LA VEDERE Cu Creasoft, angajatorii plătesc doar ceea ce utilizează, fără costuri ascunse.
Legislația muncii încurajează semnarea electronică și arhivarea documentelor de muncă: „Organele de control competente au obligația de a accepta, pentru verificare și control, contractele individuale de muncă și actele adiționale, precum și înscrisurile/ documentele din domeniul relațiilor de muncă/securității și sănătății în muncă încheiate în format electronic, cu semnătura electronică, potrivit legii, fără a le solicita și în format letric. La solicitarea acestora, documentele încheiate cu semnătura electronică pot fi transmise în format electronic și anterior efectuării controlului”. Sursa: Legea 208/2021, care a modificat OUG 36/2021