Comunicarea – cheia proiectelor de succes
Crearea spiritului de echipa. Pe masura ce proiectul se desfasoara si incep sa apara problemele, cei implicati in realizarea lui pot forma "tabere" care se acuza reciproc pentru intarzierile si dificultatile intampinate. De regula, aceste grupuri sunt formate din beneficiari, clienti, echipa de realizare a proiectului, furnizori externi, precum si "cei de sus", care ar putea fi consiliul de directori ai companiei, comitetul de conducere sau alt for similar. Daca lucrurile se inrautatesc, "taberele" incep sa se radicalizeze. Tendinta fireasca a unui manager de proiect in aceasta situatie este sa se izoleze intr-o pozitie de aparare, de unde nu mai poate privi in jur ca sa gaseasca solutii. Din acest motiv, trebuie acceptata inca din start ideea ca toate taberele sunt in aceeasi masura responsabile pentru succesul proiectului, iar obiectivele specifice pe care le are fiecare grup trebuie discutate si analizate impreuna.
Acceptarea faptului ca pot aparea probleme. La inceput, un proiect este insotit intotdeauna de un val de optimism: "De data asta o sa fie altfel". Una dintre marile lectii pe care le invata orice manager de proiect cu experienta este ca inca nu exista un proiect scutit de probleme. Problemele apar obligatoriu, dar insusi faptul de a admite acest lucru si de a pune la punct planuri alternative, de contingenta, convenite cu toate partile implicate, ajuta foarte mult la inlaturarea unei crize inca inainte de a se manifesta pe deplin. Un manager de proiect cu aptitudini de comunicare trebuie sa fie capabil sa creeze un mediu de lucru in care problemele sa nu fie tratate ca un lucru ce trebuie ascuns, ci ca elemente inevitabile ale managementului de proiect. Identificarea problemelor si gasirea solutiilor sunt componente esentiale si de neignorat ale rolului managerului de proiect.
Rolul managerului de proiect incepe sa se transforme: paraseste tiparul expertului in tehnologie care se ocupa si de management si devine mai degraba un excelent comunicator, facilitator si manager, cu o buna pregatire tehnica.
Managementul de proiect centrat pe comunicare impune o competenta deosebita in doua directii: in primul rand, aptitudinile esentiale de comunicare, care pot fi dobandite in cadrul unor procese de instruire, in al doilea rand, exercitarea unui control managerial focalizat asupra interactiunii dintre managerul de proiect, echipa de implementare, beneficiari, clienti si sponsorii proiectului.
As fi vrut sa scriu prea binecunoscuta sintagma "si in incheiere", dar cred ca de fapt pentru noi toti ca Manageri de Proiect este un inceput, incepem sa ne privim si dintr-o alta perspectiva: ca facilitator, comunicator, si in egala masura, la un expert in tehnologie. Candva, am primit un sfat care m-a ajutat foarte mult in proiecte, pe care as vrea sa vi-l impartasesc: "Adopta principiul: Foloseste-te de lucruri ca sa ai grija de oameni si renunta la principiul: Foloseste-te de oameni ca sa ai grija de lucruri".
Bibliografie: Project Management Today – Carolyn Bilska; Curs – "Coaching in Project Management" – autor Horea Murgu, Presedinte Coaching Institute